Vantagens de utilizar o GED e reduzir o uso do papel no seu negócio

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Papéis físicos exigem muito espaço de armazenamento, principalmente se a sua empresa atua há anos no mercado, pois a papelada tende a se acumular, afinal todos os processos antigamente eram redigidos em papel.

O fato é que o documento físico tende a se tornar cada vez mais obsoleto, novas leis estão entrando em vigor para estabelecer alguns critérios, que podem eliminar o uso de papel em algumas instituições. As IES, por exemplo, tem o prazo de Abril de 2020 para digitalizar todos seus documentos, e disponibilizar certificados já digitais.

Continue a leitura para entender como o GED pode aumentar a margem de lucro do seu negócio, reduzindo o uso do papel.

1. Reduza seu espaço de armazenamento

Muitas das empresas que ainda não passaram pelo processo de digitalização, geralmente guardam seus arquivos em salas enormes, dedicadas ao armazenamento de documentos, espaços com diversas prateleiras e armários cheios de arquivos. Ao digitalizar todos os seus documentos, as cópias físicas podem ser eliminadas dependendo da jurisdição sobre elas, impedindo um novo acúmulo de arquivos. Mas como isso pode te ajudar a economizar dinheiro?

Bom, é possível reduzir o tamanho do espaço do escritório, reduzindo assim o custo do aluguel. É válido também, transformar as salas que eram usadas para armazenamento, em espaço de escritório adicional, o que pode efetivamente ajudá-lo a aumentar seus negócios e impulsionar sua margem de lucro.

2. Reduza seus custos de serviços públicos

O espaço de armazenamento necessita de uma metragem quadrada, e sempre que surgirem mais documentos, é necessário um adicional de metros quadrados, fato que carrega seus custos adicionais, além do aluguel. Mesmo que a sala raramente esteja em uso, o sistema HVAC do edifício está em funcionamento, aquecendo ou esfriando, o que é um desperdício de energia.

Se você não utilizar mais o espaço de armazenamento, poderá reduzir o tamanho do acervo para um prédio menor, o que ajudará a reduzir os custos de energia e aluguel.

3. Reduza suas necessidades de pessoal

Quando você tem um local para seu acervo físico, significa que todo profissional que trabalha para sua empresa passa muito tempo pesquisando e arquivando documentos. Se você precisa de um setor dedicado especialmente para essas tarefas, certamente estará gastando muito com sua equipe.

Ao alterar sua pesquisa física por dois ou três cliques no computador, você reduz a necessidade de procurar, localizar e arquivar documentos manualmente, transformando a busca em algo simples, que no sistema do computador leva segundos, consequentemente reduzindo a necessidade de uma grande equipe.

4. Aumentar a eficiência do escritório sem papel

A capacidade de acessar documentos por meio do sistema do computador faz com que sua equipe trabalhe de forma mais eficiente e rápida, permitindo reduzir o número de pessoas necessárias na jornada de trabalho, como também ajuda a eliminar outros tipos de erros recorrentes.

Documentos perdidos são mais comuns quando armazenados fisicamente e isso pode prejudicar seus negócios. Sem mencionar que problemas para encontrar documentos podem atrasar suas estratégias.

5. O papel prejudica sua saúde

De acordo com a biologia, existem mais de 100.000 tipos de fungos que atuam nos mais diversos locais do meio ambiente. O problema está na fonte de energia desses fungos, que na maioria das vezes se alimentam das fibras do papel e da celulose, o que faz você ter gastos com dedetização, limpeza, além de precisar cuidar da saúde.

Outro fator de risco são os microrganismos, como as bactérias e os insetos que acabam se juntando nas pilhas de papéis. Alergias e doenças respiratórias são as ameaças que merecem mais atenção, a saída mais viável seria a digitalização de todos esses arquivos, o que resolveria este tipo de problema.

6. Custos para impressão

Nesse caso precisamos somar custos gerais, pois o total dessa soma é um número bem alto, acompanhe a leitura.

Em uma breve prospecção, diríamos que cada toner da impressora consiga desempenhar 2.500 impressões, numa análise rápida seriam necessários mais ou menos 15 toners por mês, custando R$ 300,00 cada, chegamos no valor de R$ 4.500,00 apenas com tinta para imprimir, caro né?

Lembrando que não somamos o custo da energia elétrica para manter a máquina ligada, o custo com manutenção, limpeza, as próprias folhas de papel, entre outros detalhes que podem encarecer os custos da empresa.

Ficou interessado na utilização do GED e na redução do papel?

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