Não sei a validade dos meus documentos, e agora?

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Conforme o tempo passa as empresas tendem a acumular diversos tipos de documentos. Alguns podem ser descartados, outros, entretanto, devem ser guardados por um período longo, senão a vida toda.

Embora o avanço tecnológico tenha permitido que os documentos já “nasçam” digitais, eles também possuem validade. Por isso é importante ter uma boa gestão, tanto dos documentos físicos como os que são digitais.

Ter o controle dos dois tipos é fundamental para quem deseja ter uma boa dinâmica na sua empresa e, também evitar problemas irreversíveis.

Esse assunto é do seu interesse? Então vem comigo!

Por que é importante saber a validade dos meus documentos?

Antes de tudo, gostaria de fazer três perguntas simples:

  • Você sabe se seus documentos ainda são válidos?
  • Se sim, como você controla a validade deles?
  • Você sabe qual é o tempo que você deve guardá-los?

Caso sua resposta tenha sido não ou não sei, você pode estar desperdiçando dinheiro e arriscando envolver-se em sérios problemas.

Isso porque a falta de controle dos documentos, como os de funcionários, contratos, pagamentos, impostos e entre outros, podem ter consequências irreversíveis. E podemos ser mais incisivos ainda, essa situação pode se converter em multas, processos trabalhistas e desperdícios de espaços.

Para prevenir-se de tudo isso, é necessário controlar a idade dos seus documentos, tanto para obter um mínimo de controle quanto para poder descartá-los e otimizar o espaço.

Como Gerenciar os Documentos

Para fazer um gerenciamento eficiente, é preciso ir além do registro de informação, é necessário também ter um planejamento para que mesmo com uma grande quantidade de documentos, seja possível gerir cada um deles de uma forma organizada e de fácil acesso.

Tabela de Temporalidade

O objetivo dessa tabela é definir prazos de guarda e destinação de documentos, visando garantir o acesso às informações sempre que necessário. Os prazos de guarda são divididos nas fases corrente, intermediária e destinação.

Mas para que essa elaboração seja feita, é importante observar os princípios da Teoria das Três Idades, que define parâmetros gerais para o arquivamento e destinação dos documentos.

Exemplo de tabela:

Não sei a validade dos meus documentos, e agora?

Você conhece o conceito das Três Idades?

A aplicação deste conceito corresponde à uma boa gestão. Estamos visando à racionalização e à eficiência na criação, manutenção, uso, avaliação e na destinação final dos documentos. O emprego dessa abordagem divide o conjunto de documentos em arquivos da seguinte forma:

  • Arquivo corrente;
  • Arquivo intermediário;
  • Arquivo permanente ou morto.

O que cada fase representa?

Para ter controle sobre a validade dos seus documentos, é preciso que você conheça e entenda esses três períodos. Veja a seguir:

1ª. Fase Corrente

Os documentos são frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda suas principais finalidades, ou seja, está perto do funcionário responsável pela tramitação, para que a consulta seja rápida quando necessária.

2ª. Fase intermediária

Nessa fase, os documentos são acessados eventualmente, e devem ser armazenados para serem consultados de forma aleatória ou aguardar a eliminação definitiva. Por isso a digitalização é indicada para diminuir o tempo de busca e fazer backup destes documentos.

3ª. Fase permanente

Assim que seus documentos passam pelas duas primeiras fases, eles já cumpriram suas respectivas finalidades, porém devem ser preservados em virtude do seu valor probatório e informativo.

E a digitalização também é importante nessa última fase, pois é indicada para diminuir o tempo de busca, facilitar o compartilhamento dos documentos e fazer backup.

Cada uma dessas fases implica em realizar procedimentos diferenciados, e com isso o desempenho das atividades internas é influenciado, gerando mais resultados para a empresa. Esperamos ter esclarecido a importância da gestão da idade dos documentos e suas respectivas consequências.

Inclusive, gostaria que você desse uma olhada no artigo onde falamos sobre como economizar tempo e dinheiro com a digitalização de documentos. Este artigo deixará ainda mais claro para você a importância de um bom gerenciamento de documentos.

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