Saiba a validade dos seus documentos com a Tabela de Temporalidade

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Conforme o tempo passa as empresas tendem a acumular diversos tipos de documentos. Alguns podem ser descartados, outros, entretanto, devem ser guardados por um período longo, senão a vida toda. Por isso, é importante saber a validade de cada um deles e isso só pode ser feito através de uma tabela de temporalidade.

Embora o avanço tecnológico tenha permitido que os documentos já “nasçam” digitais, eles também possuem validade. Por isso é importante ter uma boa gestão, tanto dos documentos físicos como os que são digitais.

Ter o controle dos dois tipos é fundamental para quem deseja ter uma boa dinâmica na sua empresa e, também evitar problemas irreversíveis.

Esse assunto é do seu interesse? Então continue a leitura e saiba tudo sobre a validade dos seus documentos a partir da tabela de temporalidade.

Por que é importante saber a validade dos meus documentos?

Antes de tudo, gostaria de fazer três perguntas simples:

  • Você sabe se seus documentos ainda são válidos?
  • Se sim, como você controla a validade deles?
  • Você sabe qual é o tempo que você deve guardá-los?

Caso sua resposta tenha sido não ou não sei, você pode estar desperdiçando dinheiro e arriscando envolver-se em sérios problemas.

Isso porque a falta de controle dos documentos, como os de funcionários, contratos, pagamentos, impostos e entre outros, podem ter consequências irreversíveis.

E podemos ser mais incisivos ainda, essa situação pode se converter em multas, processos trabalhistas e desperdícios de espaços.

Para se prevenir de tudo isso, é necessário controlar a idade dos seus documentos, tanto para obter um mínimo de controle quanto para poder descartá-los e ampliar espaços.

Como Gerenciar os Documentos

Para fazer um gerenciamento eficiente , é preciso ir além do registro de informação, é necessário também ter um planejamento para que mesmo com uma grande quantidade de documentos, seja possível gerir cada um deles de uma forma organizada e de fácil acesso.

Tabela de Temporalidade

O objetivo dessa tabela é definir prazos de guarda e destinação de documentos, visando garantir o acesso às informações sempre que necessário. Os prazos de guarda são divididos nas fases correntes, intermediária e destinação.

Mas para que essa elaboração seja feita, é importante observar os princípios da Teoria das Três Idades, que define parâmetros gerais para o arquivamento e destinação dos documentos.

Exemplo de tabela:

Saiba a validade dos seus documentos com a Tabela de Temporalidade

Você conhece o conceito das Três Idades?

A aplicação deste conceito corresponde a uma boa gestão. Estamos visando à racionalização e à eficiência na criação, manutenção, uso, avaliação e na destinação final dos documentos. O emprego dessa abordagem divide o conjunto de documentos em arquivos da seguinte forma:

  • Arquivo corrente;
  • Arquivo intermediário;
  • Arquivo permanente ou morto.

O que cada fase representa?

1ª: Fase Corrente

Os documentos são frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda suas principais finalidades, ou seja, está perto do funcionário responsável pela tramitação, para que a consulta seja rápida quando necessária.

2ª: Fase intermediária

Nessa fase, os documentos são acessados eventualmente, e devem ser armazenados para serem consultados de forma aleatória ou aguardar a eliminação definitiva. Por isso a digitalização é indicada para diminuir o tempo de busca e fazer backup destes documentos.

3ª: Fase permanente

Assim que seus documentos passam pelas duas primeiras fases, eles já cumpriram suas respectivas finalidades, porém, devem ser preservados em virtude do seu valor probatório e informativo.

E a digitalização também é importante nessa última fase, pois, é indicada para diminuir o tempo de busca, facilitar o compartilhamento dos documentos e fazer backup.

Cada uma dessas fases implica em realizar procedimentos diferenciados, e com isso o desempenho das atividades internas é influenciado, gerando mais resultados para a empresa.

Esperamos ter esclarecido a importância da gestão da idade dos documentos e suas respectivas consequências.

Para que você tenha um entendimento amplo sobre essas tecnologias e como aplicá-las no seu negócio, sugerimos que leia, também, o guia completo para digitalização de documentos.

Saiba a validade dos seus documentos com a Tabela de Temporalidade

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