Conheça as soluções GED para logística

5 minutos para ler

Com uma boa gestão de documentos é possível evitar excesso de informações desconcentradas, perdas e danos irreversíveis que podem acarretar sérios problemas para as empresas, principalmente se tratando de logística, que exige atenção pelo fato de envolver documentos importantes, como contratos de prestação de serviços, comprovantes de notas fiscais, dentre outros.

Portanto, neste artigo vamos focar na organização de documentos para evitar gastos e problemas para a sua empresa, bem como soluções que o software GED proporciona para tornar essa tarefa mais fácil e produtiva.

1. O que é Logística?

Podemos definir logística como o processo de planejar, executar e controlar de forma eficiente o transporte, a movimentação e o armazenamento de produtos dentro e fora das empresas.

Conforme a empresa cresce e se desenvolve, é normal que os desafios comecem a aparecer e entre eles estão alguns questionamentos sobre como produzir mais em menos tempo, sem perder a qualidade.

Quem é empreendedor sabe que encontrar maneiras de otimizar processos, é fundamental para continuar se posicionando bem no mercado. E se tratando disso, não podemos desconsiderar a importância do software GED, já que ele é capaz de impedir que a empresa gaste dinheiro e que os colaboradores tenham mais dinamismo.

2. Como organizar e guardar os documentos

O primeiro passo é classificar todos os contratos de logísticas com base nos critérios definidos. Você pode fazer isso por ordem de importância, data, departamento ou ainda, dividir os contratos de acordo com as atividades relacionadas, como transporte.

Em seguida, deve guardar todos os registros físicos em um ambiente adequado e não em escritórios ou caixas, o que é comum em muitas empresas. Isso porque os papeis são frágeis e até mesmo a luz, pode causar umidade e danificar os documentos.

Para os documentos que foram digitalizados, você pode optar pelo gerenciamento eletrônico de documentos (Software GED) para armazenar e gerir. Com o sistema, é possível compartilhar e restringir o acesso à determinados setores ou colaboradores e ter controle sobre os registros até mesmo pelo celular.

3. Seja criterioso no momento de escolher o local para guardar seus documentos

Seja criterioso ao escolher o local em que seus documentos serão armazenados, pois, a perda de um registro pode acarretar sérios problemas, não só para sua empresa, como também aos fornecedores e demais envolvidos. Por isso, análise se a empresa que vai disponibilizar esse serviço para você possui os seguintes critérios:

  • Limpo organizado;
  • Climatização adequada;
  • Iluminação;
  • Portas com senhas;
  • Câmeras de segurança;
  • Sistema anti-incêndio.

4. Fique atento aos prazos de guarda dos contratos

Existem períodos definidos em que os documentos podem ser guardados e em seguida descartados, contudo, alguns possuem validade permanente, o que requer que você preste atenção na tabela de temporalidade.

5. Tenha acesso às informações através do software GED

Como abordamos anteriormente, o sistema de gerenciamento eletrônico (Software GED), permite que você tenha total controle sobre seus documentos, tanto os físicos quanto digitais. Ele também evita que a sua empresa gaste dinheiro com papéis, impressoras, tintas e impressões, e passe a investir em outras estratégias. Confira abaixo quais são as funcionalidades e benefícios do sistema:

5.1. Gestão de contratos

O sistema permite que você gerencie seus contratos e aditivos, além de extrair informações relevantes dos documentos e alertas sobre a validade dos contratos. Nele, você também pode guardar todos os comprovantes e consultá-los, seja por parte dos clientes ou ainda para o próprio controle da empresa.

5.2. Transporte de Malotes

Caso a sua empresa ou terceiros precisem ter acesso a determinados documentos, não será necessário fazer a transportação dos mesmos. Pelo contrário, com o software GED, você pode disponibilizar todas as informações para os envolvidos através do compartilhamento interno / externo, o que evita custos de deslocamento e ainda agiliza as tomadas de decisões, em casos de negociações.

5.3. Segurança

Manter o sigilo e a segurança das informações contidas nos documentos, é fundamental para as empresas, é por este motivo que para acessar o sistema, é necessário ter a permissão mediante login e senha. Inclusive, o administrador gera pode ter controle sobre as versões dos documentos e restringir o acesso de determinados setores ou colaboradores dentro do software.

5.4. Documentos eletrônicos

A digitalização de documentos nada mais é que converter um documento em papel para um formato digital, mas é importante saber que eles também podem “nascer” eletrônicos. Por isso, é necessário ter um local para guarda-los e acessá-los quando for preciso.

Com o sistema GED, a rotina dos colaboradores pode se tornar muito mais dinâmica e produtiva, pois, não precisarão ficar procurando um determinado documento e sempre que quiserem compartilhar uma informação, pode fazer isso pelo próprio sistema.

5.6. Redução de erros Operacionais

Se por acaso, você quiser saber como estão sendo executados os serviços e se estão de acordo com os padrões estabelecidos pela empresa, basta conferir o documento original e analisar em que momento eles foram acessados a fim de serem tidos como referências para as ações.

5.8. Processos bem definidos

Se já percebeu que os documentos digitalizados proporcionam um ambiente mais seguro para a empresa e funcionários, então está prestes a tornar o seu negócio mais produtivo e rentável. Quanto mais esses processos forem otimizados, melhor, para que o foco esteja em desenvolver estratégias que tragam resultados.

Se você gostou desse artigo, curta nossa página no Facebook e fique por dentro das novidades!

Posts relacionados

Deixe um comentário