Saiba quais são as etapas para fazer a Digitalização de Documentos

5 minutos para ler

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens.

Além de otimizar o seu tempo e permitir que você tenha disponibilidade para focar em outras estratégias para a sua empresa.

Neste artigo, vamos abordar esse assunto em detalhes para que você aprenda o que é digitalização de documentos, para quem é indicado, quais são as suas funcionalidades e benefícios.

O que é Digitalização de Documentos?

A digitalização de documentos é o processo em que os documentos físicos são convertidos para um formato digital através de equipamentos e softwares.

Pode parecer algo simples, mas somente quem lida com documentos todos os dias entende que a digitalização influência diretamente na dinâmica e organização das empresas, uma vez que torna possível pesquisar e encontrar documentos de uma forma rápida, além de mantê-los seguros de extravios ou danos irreversíveis.

Inclusive, essa tecnologia serve para qualquer segmento, pois, ela facilita muito a agilidade no atendimento das demandas dos setores.

E para impulsionar ainda mais os resultados da digitalização, foram desenvolvidos diversos softwares, bem como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, nele é possível consultar backups de arquivos, garantindo a segurança de toda a documentação gerada na empresa.

Para quem é indicado?

Esse software é indicado para empresas que possuem fluxos de documentos e que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada. Veja abaixo alguns dos benefícios dessa gestão:

    • Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
    • Redução de tempo das atividades que requerem a análise;
    • Redução de custo com recuperação e duplicação;
    • Transformação do arquivo físico em digital;
    • Integração de dados ativos e históricos.
    • Domínio dos assuntos para mais agilidade na tomada de decisões;
    • Redução de custos com impressões;
    • Melhoria na gestão financeira;
    • Diminuição dos espaços destinados ao armazenamento de documentos;
    • Identificação de documentos obsoletos;
    • Rastreabilidade de acesso às informações.

Etapas da Digitalização

1. Planejamento

Antes de começar a digitalização, é preciso ter clareza sobre os seguintes aspectos:

      • A captura será em um único local (centralizada) ou diversos pontos de captura (descentralizada)?
      • Existe estrutura de transmissão de dados adequada para uma captura descentralizada?
      • Os documentos digitalizados serão armazenados na nuvem ou em servidores locais?
      • Qual é o estado atual de organização dos documentos?
      • Como as informações serão pesquisadas no sistema após a digitalização?

Esse planejamento é importante porque evita que erros possam acontecer nas seguintes etapas.

2. Preparação dos documentos

Todos os documentos físicos que serão digitalizados devem ser separados e segmentados por categoria porque isso facilita a organização e a busca pelos mesmos.

Nessa etapa, também acontece a higienização dos documentos, momento em que todos os grampos, clipes, e elementos que possam atrapalhar a digitalização são retirados. Além disso, é importante limpar e desamassar os papéis para garantir a qualidade e a legibilidade das informações.

3. Digitalização de documentos.

Depois da preparação, os documentos são colocados em scanners de alta qualidade para que sejam convertidos para o formato digital. Como o tamanho dos documentos podem variar, é preciso ter certeza de que o scanner se adéque às necessidades de cada um, pois, a qualidade da resolução também influencia na gestão por isso, analise com antecedência e caso for necessário, faça testes.

4. Controle de qualidade

Ainda que você tenha cuidado ao escolher um scanner de qualidade, alguns erros podem acontecer e os documentos podem sair com manchas, por exemplo. Portanto, depois que eles forem digitalizados, vale a pena fazer um controle de qualidade para saber se todos estão legíveis e com boa definição.

5. Indexação

Em seguida que a digitalização for finalizada e a qualidade estiver comprovada, é o momento de organizar e guardar os documentos e isso pode ser feito através de segmentações, como por nome, data, seções, importante ou numeração, a definição fica por sua conta, mas é importante que tudo seja feito com cuidado para que eles possam ser encontrados pelos mecanismos de busca do GED.

6. Disponibilização

Com o sistema de gestão de documentos, os usuários podem acessar e consultar os documentos com mais agilidade e segurança.

Administrar o fluxo de informações organizacionais é um dos maiores desafios para todos os empreendedores.

Isso porque o mundo dos negócios está cada vez mais dinâmico e com foco no uso de tecnologias inovadoras, que irão facilitar a realização dos serviços, seja qual for o setor ou categoria.

Considerando todas as vantagens citadas, fica claro que a implantação de um software de gestão de documentos fará sua empresa ficar à frente da concorrência e assim continuar crescendo de modo contínuo.

Se você gostou desse conteúdo, curta nossa página no Facebook e fique por dentro de todas as novidades!

Saiba quais são as etapas para fazer a Digitalização de Documentos

Posts relacionados

Um comentário em “Saiba quais são as etapas para fazer a Digitalização de Documentos

Deixe um comentário