Saiba quais são as etapas para fazer a Digitalização de Documentos

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens.

Além de otimizar o seu tempo e permitir que você tenha disponibilidade para focar em outras estratégias para a sua empresa.

Neste artigo, vamos abordar esse assunto em detalhes para que você aprenda o que é digitalização de documentos, para quem é indicado, quais são as suas funcionalidades e benefícios.

Para quem é indicado?

Esse software é indicado para empresas que possuem fluxos de documentos e que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada. Veja abaixo alguns dos benefícios dessa gestão:

• • Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
  • Redução de tempo das atividades que requerem a análise;
  • Redução de custo com recuperação e duplicação;
  • Transformação do arquivo físico em digital;
  • Integração de dados ativos e históricos.
  • Domínio dos assuntos para mais agilidade na tomada de decisões;
  • Redução de custos com impressões;
  • Melhoria na gestão financeira;
  • Diminuição dos espaços destinados ao armazenamento de documentos;
  • Identificação de documentos obsoletos;
  • Rastreabilidade de acesso às informações.

Etapas da Digitalização

1. Planejamento

Antes de começar a digitalização, é preciso ter clareza sobre os seguintes aspectos:

• • • A captura será em um único local (centralizada) ou diversos pontos de captura (descentralizada)?
    • Existe estrutura de transmissão de dados adequada para uma captura descentralizada?
    • Os documentos digitalizados serão armazenados na nuvem ou em servidores locais?
    • Qual é o estado atual de organização dos documentos?
    • Como as informações serão pesquisadas no sistema após a digitalização?

Esse planejamento é importante porque evita que erros possam acontecer nas seguintes etapas.

2. Preparação dos documentos

Todos os documentos físicos que serão digitalizados devem ser separados e segmentados por categoria porque isso facilita a organização e a busca pelos mesmos.

Nessa etapa, também acontece a higienização dos documentos, momento em que todos os grampos, clipes, e elementos que possam atrapalhar a digitalização são retirados. Além disso, é importante limpar e desamassar os papéis para garantir a qualidade e a legibilidade das informações.

3. Digitalização de documentos.

Depois da preparação, os documentos são colocados em scanners de alta qualidade para que sejam convertidos para o formato digital. Como o tamanho dos documentos podem variar, é preciso ter certeza de que o scanner se adéque às necessidades de cada um, pois, a qualidade da resolução também influencia na gestão por isso, analise com antecedência e caso for necessário, faça testes.

4. Controle de qualidade

Ainda que você tenha cuidado ao escolher um scanner de qualidade, alguns erros podem acontecer e os documentos podem sair com manchas, por exemplo. Portanto, depois que eles forem digitalizados, vale a pena fazer um controle de qualidade para saber se todos estão legíveis e com boa definição.

5. Indexação

Em seguida que a digitalização for finalizada e a qualidade estiver comprovada, é o momento de organizar e guardar os documentos e isso pode ser feito através de segmentações, como por nome, data, seções, importante ou numeração, a definição fica por sua conta, mas é importante que tudo seja feito com cuidado para que eles possam ser encontrados pelos mecanismos de busca do GED.

6. Disponibilização

Com o sistema de gestão de documentos, os usuários podem acessar e consultar os documentos com mais agilidade e segurança.

Administrar o fluxo de informações organizacionais é um dos maiores desafios para todos os empreendedores.

Isso porque o mundo dos negócios está cada vez mais dinâmico e com foco no uso de tecnologias inovadoras, que irão facilitar a realização dos serviços, seja qual for o setor ou categoria.

Considerando todas as vantagens citadas, fica claro que a implantação de um software de gestão de documentos fará sua empresa ficar à frente da concorrência e assim continuar crescendo de modo contínuo.

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