Aprenda o que é Robotic Process Automation (RPA) e como automatizar os processos no seu negócio

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RPA é uma aplicação tecnológica de automação de processos que utiliza software “robôs”. A finalidade é substituir as tarefas repetitivas realizadas por pessoas. Ele, inclusive, consegue repetir os processos por conta própria em uma alta velocidade e quantas vezes for necessário.

A transformação digital está gerando verdadeiras revoluções nos negócios e, por conta disso, as organizações passaram a aproveitar essa onda de inovações para mudar a forma como seus colaboradores lidam com os processos internos e externos.

Portanto, é fundamental que a sua equipe se dedique àquilo que realmente é importante e traga receita para a empresa. A RPA – Robotic Process Automation – aparece como uma solução para automatizar os processos que antes só poderiam ser executados com a intervenção humana.

Em vista disso, as tarefas repetitivas que ainda não podiam ser realizadas por sistemas, por necessitarem de aprendizado contínuo e tomada de decisões, passam a ser realizadas desta forma e com menos erros. E os colaboradores que se dedicavam a elas, agora têm mais tempo para focar em atividades estratégicas e não operacionais.

Entretanto, por se tratar de automação de processos através de uma tecnologia inteligente, muitas pessoas acabam confundindo RPA com Inteligência Artificial. Para que não restem dúvidas sobre a diferença entre elas, continue lendo este artigo e, aprenda como aplicar no seu negócio.

1. O que é Robotic Process Automation – RPA?

O RPA é uma aplicação tecnológica de automação de processos que utiliza software “robôs”, a finalidade é substituir as tarefas repetitivas, de baixa importância ou operacionais de uma empresa. Ela possui uma interface de construção de tarefas intuitivas com recursos de arrastas e soltar, desta forma, o software consegue repetir os processos por conta própria em uma alta velocidade e quantas vezes for necessário. Assim, os colaboradores poderão se dedicar a tarefas realmente importantes para a empresa.

2. Quais são os diferenciais em relação a outras formas de automação?

A RPA possui particularidades que a diferença de outros tipos de ferramentas de automação empresarial. Pode-se descartas a flexibilidade e capacidade de adaptação a diversos tipos de processos. Tudo de maneira automática e sem a necessidade de intervenção humana.

2.1. Veja um exemplo de uso da RPA

Um exemplo de RPA são as plataformas de atendimento ao cliente em um call center. A tecnologia é responsável por registrar atualizações, verificar pedidos, abrir históricos de dados e outras atividades como:

  • Cobrança de clientes;
  • Processamento de pedidos;
  • Envio de notificações;
  • Atualização de perfis de clientes e funcionários;
  • Encerramento de contas fraudulentas;
  • Geração de relatórios de conformidade;
  • Operar aplicações;
  • Fazer cálculos complexos;
  • Gerenciar banco de talentos do RH;
  • Registrar, modificar, validar e analisar dados da empresa;
  • Monitorar tarefas automatizadas.

3. Como implementar no seu negócio

É importante salientar que a RPA é uma tecnologia abrangente e pode ser empregada em diversas empresas, não se trata de uma ferramenta exclusiva de negócios, ela independe de porte ou segmento. Portanto, para aplicá-la na sua empresa, basta seguir estas 4 etapas:

3.1. Listar as necessidades da empresa

Primeiramente, é necessário analisar quais processos da sua empresa serão beneficiados com a implantação da ferramenta. É importante observar que a robotização acontecerá em alguns pontos do seu processo, mas também pode ser utilizada para iniciar um processo de trabalho ou implementar um serviço. Por isso, identifique quais possuem tarefas humanas de baixo valor ou uma grande quantidade de execução manual e aplique a RPA.

3.2. Escolher o fornecedor

Estabeleça os critérios e requisitos para escolher a RPA adequada ao seu negócio. Você pode considerar questões como especificações técnicas, funcionalidades diferenciadas ou preço que se adéquem à sua receita, para isso, solicite demonstrações para analisar na prática.

3.3. Implementar o piloto

Tendo escolhido o fornecedor mais adequado, é hora de colocar em prática a execução do software. Nessa fase, é preciso garantir que os colaboradores da sua empresa sejam treinados para a utilização do RPA.

Além disso, é essencial que as atividades de aplicação do piloto sejam documentadas para gerar registros. Através dessas informações serão detectados possíveis problemas, necessidades de mudanças ou requisitos adicionais. Portanto, essa terceira etapa é o momento para testar, cometer erros e procurar maneiras de solucioná-los.

3.4. Gerenciar o ciclo de vida da RPA

Depois da etapa de teste, chegou o momento de implantar a solução RPA considerada bem-sucedida, esse é o passo a passo para colocar em prática as estratégias estabelecidas e o gerenciamento de mudanças. Todo o planejamento deve ser feito para garantir os resultados esperados com implantação do software.

4. Quais são as vantagens

4.1. Automatizar atividades rotineiras

Suponha que uma pessoa ligou para a sua empresa e está interessada nos seus serviços, mas ela já entrou em contato anteriormente e os dados que você precisa hoje, são diferentes dos que já foram enviados.

Para que o registro dela esteja completo, você terá que olhar campo por campo até encontrar qual será preenchido, excluído ou atualizado. A função da RPA é justamente facilitar esse processo, destacado os campos sem que você precise procurar manualmente. Assim é possível finalizar o trabalho de uma forma mais rápida, proveitosa e sem erros.

4.2. Colaboradores mais focados

No momento em que as tarefas corriqueiras são automatizadas pelo RPA, os colaboradores podem dedicar-se às atividades realmente importantes, que exigem mais do que habilidade e inteligência, mas também criatividades, inovação e que terão impacto sobre os negócios.

4.3. Maior motivação e produtividade

Os colaboradores conseguem gastar menos tempo em atividades maçantes, por isso, conseguem manter-se motivados e produtivos, demonstrando engajamento com as atividades que deverão ser realizadas por eles.

4.4. Menos erros nos processos

Erros humanos são bem mais comuns e frequentes quando comparados com o desempenho das novas tecnologias. Com a RPA não é diferente, neste caso, nenhum dado será esquecido, copiado de maneira equivocada ou excluído acidentalmente. Todas as ações são pré-calculadas, o que gera mais segurança para a empresa.

5. Análises facilitadas e bem estruturadas

O sistema também consegue interpretar dados armazenados em tempo real, à medida que gera informações. Todas as atividades são armazenadas e registradas, assim os gestores contarão com uma base de dados mais sólida para analisar os processos da empresa, com uma visão panorâmica do que está acontecendo.

6. Redução de custos e melhoria na comunicação externa

Ao automatizar os processos, a RPA diminui a necessidade de mais funcionários ou a terceirização de serviços. Por causa disso, a equipe se torna enxuta, os custos operacionais são reduzidos e as atividades são realizadas de maneira mais rápida.

Se você gostou deste conteúdo e quer aprender mais, leia o nosso artigo complementar sobre inteligência artificial e entenda também quais são as diferenças entre RPA e IA.

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