Reconhecimento Inteligente de Documentos (IDR), conheça essa tecnologia

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Quando você trabalha em uma empresa que processa centenas de documentos por dia, provavelmente já está familiarizado com o reconhecimento inteligente de documentos, ou seja, na conversão desses arquivos do papel para o digital. Fato é que essa etapa ainda envolve algumas dificuldades relacionadas as questões de armazenamento e classificação, apresentando problemas que acabam desorganizando o sistema administrativo da empresa, quando devia ser ao contrário.

Contudo, usando uma boa solução OCR para converter imagens em textos, você consegue atribuir o reconhecimento inteligente de documentos tornando assim a classificação e o armazenamento de documentos algo fácil, quase automático.

Quer saber como o IDR pode otimizar seus processos internos? Acompanhe a leitura e saiba mais.

O que é Reconhecimento Inteligente de Documentos (IDR)?

O Reconhecimento Inteligente de Documentos é uma tecnologia que vem transformando a forma como as empresas estão lidando com o processamento de documentos. O IDR serve para reconhecer faturas, formulários, contratos e outros documentos estruturados que precisem passar pelo reconhecimento para fins de comércio.

Essa tecnologia permite o armazenamento e a recuperação de dados, usando a combinação das técnicas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e outros mecanismos baseados em padrões para classificar documentos e caracteriza-los corretamente.

Como funciona o Reconhecimento Inteligente de Documentos?

O primeiro passo é tornar todas suas imagens em textos através do OCR, pois a partir daí que o sistema de reconhecimento inteligente de documentos analisa o conteúdo dos arquivos, recebe e busca pelas palavras-chave correspondentes as que já estão cadastradas no seu banco dados e dessa forma consegue classificar e armazenar de acordo com os termos comerciais que você decide usar para cada área, segmento ou setor de um negócio.

Por exemplo, se o documento inserido contiver a palavra fatura, ele fará um palpite inicial de que está lidando com uma fatura. Posteriormente, se constatar que o documento também contém termos como período de crédito, descrição do item, quantidade, taxas de imposto etc, e esses termos estão presentes nos locais corretos, é possível identificar que está realmente lidando com uma fatura comercial e continua a gerar um formulário de fatura com os campos marcados corretamente. Tudo o que você precisa fazer é preencher os campos e armazená-los no seu servidor de arquivos.

Vantagens do Reconhecimento Inteligente de Documentos

Reconhecer documentos de forma inteligente possui algumas vantagens que tornam essa tecnologia um diferencial dentro das empresas. Um dos principais benefícios do IDR é a alta precisão, maior que um OCR, pelo fato de utilizar técnicas de validação, por exemplo, a proximidade e layout dos documentos enquanto já prepara sua saída.

Outra vantagem é o processo de aprendizado, que vai aperfeiçoando o desempenho à medida que é utilizado. Há também o diferencial de configuração que permite a formatação de uma estrutura de documento para melhor classificação e recuperação de dados quando possível. Isso não apenas ajuda a acelerar suas consultas, mas também no gerenciamento de contexto corporativo, permitindo que usuários de qualquer escritório pesquisem documentos que correspondam aos critérios definidos pelo usuário. Também ajuda a tornar as informações mais estruturadas e contextuais, melhorando a tomada de decisões de gerenciamento.

Etapas do Reconhecimento Inteligente de Documentos?

O reconhecimento inteligente de documentos fornece três recursos principais que transformam informações não estruturadas no combustível que impulsiona melhores processos e insights:

1. Classificação

O reconhecimento inteligente de documentos interpreta o conteúdo e os padrões para classificar automaticamente documentos em papel e eletrônicos em diferentes tipos de arquivos, isso para determinar o início e o final de um documento. Por exemplo, o reconhecimento inteligente de documentos pode aplicar a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) a um documento inteiro para capturar informações e compará-las com os dados armazenados nas tabelas de pesquisa sobre tipos de documentos conhecidos.

2. Extração

Depois que um documento é classificado, o reconhecimento inteligente de documentos extrai automaticamente dados importantes de qualquer lugar do documento, criando informações para iniciar um processo de negócios ou preencher um banco de dados em um aplicativo, como um sistema de contabilidade, planejamento de recursos empresariais (ERP), sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM).

3. Liberação

As soluções inteligentes de reconhecimento de documentos exportam automaticamente dados e imagens (como PDFs pesquisáveis) para um processo / fluxo de trabalho de negócios ou para qualquer sistema em curso. Essas informações estão disponíveis imediatamente para uso, para obter insights sobre operações e clientes, ou permitindo que os funcionários ajam rapidamente.

Como implantar a tecnologia de Reconhecimento Inteligente de Documentos

A partir da Inteligência Artificial a integração de sistemas está cada vez mais prática, porém alguns processos ainda são um pouco sistêmicos e necessitam de um tempo para implantação efetiva. Como qualquer outra tecnologia o IDR pode ser muito bem aperfeiçoado ao passar dos tempos, a utilidade dele vai fazendo com que o funil de dados seja cada vez mais exato.

A Taugor é especializada em desenvolver soluções tecnológicas utilizando Inteligência Artificial, com isso é possível criar uma rede de softwares que interagem entre si e acabam traçando um ótimo gerenciamento administrativo para as empresas.

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