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Descubra o que é transformação de processos de negócios e como essa mudança pode impactar a sua empresa.

7 minutos para ler

Criar processos não é o suficiente para que uma empresa tenha bons resultados. Antes de tudo, é preciso entender o que compõe os processos de negócios de uma organização e se eles tornam claro às equipes o que deve ser feito e qual o prazo de entrega. 

Para entender melhor como criar e transformar processos de negócios flexíveis, gerenciáveis e eficientes, preparamos este artigo completo. Continue a leitura e descubra como aplicar e aumentar o faturamento da sua empresa!

O que é a transformação nos processos de negócios

Os processos de uma empresa são o núcleo de qualquer funcionalidade e você precisa encontrar maneiras de automatizá-los sempre que possível. Essa transformação envolve uma mudança radical em todas as etapas dos processos de negócios, que exige tanto uma mudança na cultura organizacional da empresa, quanto a implementação de soluções tecnológicas.

A transformação digital veio mostrar um novo cenário em que os dados revelam que uma cultura organizacional forte impacta de maneira positiva nos resultados das empresas, e que a falta dela pode gerar grandes prejuízos. De acordo com uma pesquisa realizada pela McKinsey&Company, a companhia destacou três deficiências de cultura nas empresas que são avessas às mudanças exigidas pelo mercado. São elas:

1. Silos funcionais e departamentais;

Silos organizacionais são resultados da falta de comunicação e de integração entre os diversos setores de uma empresa. Eles afetam a qualidade do trabalho da organização e também podem, de acordo com a consultoria Mckinsey, reduzir a performance econômica. 

2. Medo de correr riscos;

A falta de clareza sobre as necessidades dos clientes e como a sua empresa pode ajudá-los de maneira rápida e eficiente, faz com que se crie processos engessados, jornadas e experiências densas que não beneficiam nenhuma das partes.

3. Dificuldade em formar e atuar em uma visão única do cliente.

Cada etapa é um empecilho entre as empresas e seus objetivos a longo prazo, pois o fato de não se adequar às mudanças no mercado resulta em respostas lentas referente às necessidades dos clientes e a dinâmica do mercado.

Quais são os desafios na transformação dos processos de negócios

Toda a mudança exige um determinado nível de esforço e com a transformação dos processos de negócios, não é diferente. Há uma série de desafios que precisam ser resolvidos para que as empresas tenham um bom desempenho em um todo — não apenas no quesito vendas. Leia abaixo para saber quais são eles e como resolvê-los de maneira prática e eficiente.

1. Conte com pessoas comprometidas

Para que a transformação de processos de negócios seja eficiente, é preciso contar com pessoas comprometidas que defenderão seus requisitos e serão pacientes o suficiente para esperar que os resultados se manifestem. Toda mudança exige um período de adaptação e este é o mais importante — pois tudo dependerá do quanto as equipes estão empenhadas nessa transformação.

2. Os processos também possuem vida útil

Ainda que determinados processos tenham sido eficientes há 15 anos, agora eles podem trazer grandes prejuízos para as empresas. Um dos pilares da transformação digital é abandonar as estratégias antigas e se adaptar ao que o cenário atual exige. Um exemplo disto é a criação de streamings para filmes e séries. Suponha que em 1997 o CEO da Netflix não apostasse nessa inovação e abrisse locadoras convencionais? Eles entendem que o futuro exigiria um esforço para buscar e se adaptar ao novo. Atualmente, segundo a UOL, com base no valor de mercado, a plataforma agora é avaliada em 158 bilhões de dólares.

3. Invista em soluções e softwares eficientes

Embora todas as empresas tenham um limite de investimento em soluções, neste caso o recomendado é não economizar quando o assunto for soluções e softwares, porque são eles que farão a execução dos processos serem eficientes ou não. Como dizia o velho e bom ditado: às vezes o barato pode sair caro.

Sinais de que as empresas precisam de novos processos de negócios

Há sinais que indicam quando as empresas devem investir em novos processos de negócios, como:

  • Não ser capaz de atender às demandas do negócio;
  • Ter um número significativo de erros em um processo;
  • Tecnologias ultrapassadas que impactam na dinâmica dos colaboradores.
  • Perda de produtividade por falta de organização e clareza.

A demora em resolver cada uma dessas questões pode impactar no desempenho das equipes e, consequentemente, na experiência do cliente final. Com base na filosofia da transformação digital, determinar um propósito, criar processos eficientes e estabelecer uma cultura forte, são fatores determinantes para manter-se ativo em um mercado cada vez mais competitivo.

Etapas da transformação dos processos de negócios

A transformação dos processos de negócios segue etapas semelhantes ao BPM, porém se propõe a fazer mudanças maiores e mais drásticas, veja a seguir:

1. Identificar os objetivos da transformação

O primeiro passo para a transformação dos processos de negócios é definir objetivos e prioridades. Abaixo listamos algumas perguntas que ajudarão a descobrir quais são eles:

  1. A sua empresa precisa de novas soluções?
  2. A sua empresa precisa incorporar novas tecnologias?
  3. A sua empresa precisa criar novos processos e estruturar uma cultura organizacional?

Ao responder essas questões, conseguirá saber por onde começar as mudanças na sua empresa e desenhar caminhos mais eficientes que trarão resultados positivos a médio e longo prazo.

2. Estabelecer métricas de linha de base

É fundamental que você trabalhe com dados e fatos com base em métricas como gastos, tempo, números de erros e dentre outros, que possam ser a sua linha de base para a transformação que está buscando.

3. Alinhe expectativas

Toda a mudança exige a desconstrução de algo para dar início ao novo, para isso é importante que todos os envolvidos sintam-se seguros e abertos para expor suas opiniões sobre o que funcionou para a empresa e o que esperam dessas mudanças. 

4. Criar um fluxo de trabalho ideal

Um fluxo de trabalho permite que os gestores tenham uma visão ampla dos processos de negócios, evitar possíveis gargalos e traz clareza aos colaboradores sobre quais serão suas funções e que momento as atividades deverão ser cumpridas. Para criar um fluxo ideal, você pode usar ferramentas como o Workflux, um lugar para todo o seu trabalho.

5. Definir objetivos e monitorar resultados

Faça a documentação de todos os objetivos da sua empresa com os novos processos de trabalho, e monitore de perto o progresso para que todo o planejamento seja bem-sucedido. Como dizia Peter Drüker “Se você não mede algo, você não pode entender o processo. Se você não entende o processo, você não consegue aperfeiçoá-lo”.

A transformação digital nas empresas não é sobre tecnologias, mas agilidade. E elas não conseguirão a velocidade e a agilidade de que necessitam, a menos que criem processos de negócios, estabeleçam uma nova cultura e se concentrem em proporcionar a melhor experiência para os clientes. 

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