Perda de dados nas empresas: quais são as causas, as consequências e como evitar

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A perda de dados pode ser causada por muitos fatores diferentes e cada um representa um problema exclusivo para a recuperação das informações. As falhas do disco rígido são responsáveis ​​pela maior porcentagem de perda de dados, mas erros humanos e problemas com software seguem de perto.

Contudo, a conscientização sobre os tipos de perda de dados e os riscos associados à perda das informações é essencial para evitar grandes custos para a empresa. Portanto, confira a seguir quais são as principais causas de perda de dados, quais são as consequências e como evitar que aconteça.

Principais causas de perda de dados nas empresas

Não estabelecer uma Política de Segurança

Não é surpresa que esse fator esteja em destaque, pois, parte dos demais fatores que serão abordados neste artigo, são consequências do não estabelecimento de uma Política de Segurança da Informação.

Suponha que um estagiário, que acabou de ser contratado, conheça seu novo ambiente de trabalho e depara-se com colegas que acessam livremente diversas páginas e sendo irresponsáveis com o patrimônio da empresa.

A sua primeira impressão será de que a empresa não se importa com a segurança ou não possui conhecimento sobre os riscos que a internet oferece. Portanto, é fundamental definir uma política de segurança para orientar os colaborares sobre a forma de usarem a tecnologia, pois, os dados são responsabilidades da empresa e em momento algum eles podem ser expostos a ameaças externas.

Danos causados por vírus

Todos os dias surgem mais ameaças que visam comprometer a segurança das informações, seja a execução de novas técnicas para infiltrar-se no sistema da empresa ou criar um novo tipo de vírus.

O fato é que nenhuma empresa está segura, com exceção das que já implementaram um mecanismo de defesa para proteger-se dos riscos. Por outro lado, existem as que nem sequer aderiram um sistema para prevenir-se, pois, não acreditam que podem ser alvo de ataques cibercriminosos.

Os ataques cibernéticos em companhias têm como objetivo o roubo, a violação e o sequestro de dados sigilosos armazenados em seus sistemas. Dentre os alvos, podemos citar aqui os Bancos e qualquer outra instituição que realize transações financeiras pela internet ou pessoas físicas que façam compras online.

Possíveis ameaças internas

As ameaças internas estão relacionadas ao vazamento de dados importantes por colaboradores, pessoas com acesso restrito ou infiltrados – o que significa que há falhas na segurança das informações –, e isso pode acarretar problemas irreversíveis para a empresa. Porém, o vazamento dos dados não significa, necessariamente, que a a pessoa está mal-intencionada, pois, ela pode ter navegado por um site que não era seguro e de alguma forma, acabou colocando em risco os dados da empresa.

Quedas de energia elétrica

Possivelmente você já deve ter concluído um trabalho e, por conta da falta de energia, acabou não conseguindo salvar os arquivos e teve que refazer do zero, não é mesmo? Em uma empresa, aonde há um considerável número de computadores e notebooks, isso também pode acontecer. Porém, este não é o maior problema, já que existe a possibilidade de que a queda de energia corrompa ou queime o disco rígido (HD) dos equipamentos, o que leva a perda total de todos os dados, caso, não estejam salvos em um segundo local.

Falhas humanas

As falhas humanas estão relacionadas a acidentes ou mau uso das tecnologias, o que está diretamente ligado ao tópico anterior, no qual falamos sobre treinamento dos colaborares a respeito do uso das tecnologias. Todavia, em alguns casos, é inevitável que algum erro seja cometido, bem como a eliminação de um arquivo, gravar algo em cima de outro arquivo ou até mesmo danificar o computador, ou equipamento utilizado para guardar os registros.

Corrupção de dados

A corrupção de dados está relacionada a vulnerabilidade do sistema, pois, na maioria das vezes os arquivos são corrompidos ou violados por consequências de ataques ransomware (sequestro de dados). O ransomware é um malware que tem a função de criptografar ou impedir o acesso a uma grande quantidade de arquivos de um computador, sistema de dados ou até mesmo a rede inteira.

Falta de backup

Da mesma forma que a falta de uma solução de antivírus deixa o sistema vulnerável, a negligência com o backup também é prejudicial para a empresa. O Backup é uma cópia de segurança dos seus dados de um dispositivo de armazenamento (celulares, tablets, computadores) ou sistema para outro ambiente, para que esses mesmos dados possam ser restaurados em caso de perda dos dados originais.

Perdi dados da minha empresa, quais são as consequências?

Custos para a recuperação dos dados

Recuperar os dados que foram roubados, perdidos ou violados, não é uma tarefa simples, afinal, o serviço poderá exigir que sejam realizados reparos físicos, elétricos e também do disco rígido. Se não bastasse, ainda é preciso resolver os problemas que intervém na leitura dos dados, caso eles tenham sido corrompidos. Portanto, as ações para recuperar as informações são complexas e demandam atenção, e é justamente a densidade desse trabalho que definirá o preço do serviço.

Multas e penalidades

Dependendo do contrato firmado entre as partes, a perda de dados nas empresas pode resultar em multas e penalizações, como é o caso da Netshoes. Entre 2017 e 2018 a empresa foi vítima de um ataque que resultou no vazamento de dados de quase 2 milhões de clientes e recentemente, chegou a um acordo com o Ministério Público do Distrito Federal e Territórios (MPDFT) e irá pagar uma multa por danos morais de R$500 mil.

Prejuízos financeiros

Neste momento, não vamos nos referir às despesas, mas sim ao valor que pode ter sido roubado diretamente com a perda de dados bancários, que são o principal lavo dos hackers. Outro exemplo que podemos apresentar é o que caso do banco HSBC, quando, em 2008, perdeu os dados de mais de 370 mil clientes, o que resultou em uma multa milionária pela Autoridade de Serviços Financeiros (FSA).

Perda de clientes

Perder dados significa também perder clientes, uma vez que permitir que informações sigilosas sejam violadas ou roubadas por terceiros, dificilmente manterá a confiança que o cliente possui com a instituição. E não é somente isso, a imagem que a empresa terá para o público a partir disso, afetará diretamente na aquisição de novos clientes.

Como proteger a sua empresa de possíveis perdas de dados

1. Particione um disco rígido

Uma partição é uma divisão do espaço de um disco rígido. Cada partição pode conter um sistema de arquivos diferente, isso significa que, caso a parte do programa de um disco rígido trave, você poderá recuperar os dados porque eles estão armazenados em um local separado.

2. Utilize antivírus

Navegar pela internet não é nenhum pouco seguro, embora algumas pessoas pensem o contrário. Contudo, é imprescindível a utilização de um antivírus, programas criados para defender o computador e protegê-lo de qualquer ameaça que visa infectar, invadir ou mesmo roubar senhas e dados pessoais.

Os antivírus mais recomendados e gratuito são o AVG, AVIRA e o Avast, que podem ser facilmente baixados pela internet, porém, é importante verificar a sua atualização para que ele sempre funcione da maneira certa e com total segurança.

3. Controle o acesso dos funcionários

Todos os funcionários que trabalham com os dados da empresa devem receber um treinamento adequado sobre a confidencialidade ou como eles podem ser compartilhados. É do interesse da empresa controlar quem pode acessar diferentes níveis de informações para proteger os mesmos.

4. Sistema de gerenciamento eletrônico

O software de gerenciamento eletrônico de documentos permite que seus dados estejam seguros em um sistema centralizado e totalmente web. Além disso, nele a empresa pode filtrar os acessos a determinados documentos por permissões e controlar as versões de cada um. Veja os benefícios que esse software pode proporcionar para as empresas:

4.1. Recuperação do espaço físico

Muitas empresas ainda estão com as salas cheias de papéis, e não me refiro a uma pasta e sim pilhas enormes. Mas quando é feita a digitalização dos documentos, além de ter mais praticidade na procura, também acontece a liberação de espaço físico e redução de custos financeirospelo fato de não haver preocupação com eventuais processos judiciais devido à perda de dados.

4.2. Organização dos documentos

Não temos sombra de dúvidas que um dos principais benefícios da gestão é a organização dos documentos da empresa. Pois, eles são armazenados por categorias, como se fizéssemos uma segmentação de cada conteúdo, seguido por temas, data, importância e numeração. Isso evita que os documentos fiquem desorganizados e acabem gerando sérios prejuízos para as empresas.

4.3. Otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos

A gestão de documentos traz a otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos, o que gera economia de tempo. Afinal, quando os documentos estão organizados por categorias e com um método de busca, fica mais fácil para o colaborador abrir o arquivo certo.

4.4. Segurança das informações da Empresa

Os documentos são repletos de informações que devem ser protegidas, ainda que algumas não tenham tanta importância, a gestão possibilita que as informações sejam mantidas em segurança, pois, são protegidas por tecnologias high-tech.

4.5. Praticidade para a elaboração de relatórios

A partir da gestão de documentos, a empresa tem mais praticidade para elaborar relatórios e planilhas, pois, os dados podem ser acessados a qualquer momento, estando corretos e bem organizados.

Existem outros fatores que podem fazer com que haja a perda de dados, como desastres naturais, contudo, se a sua empresa segue as orientações citadas no artigo, com certeza terá outros locais para buscar as informações e não ter prejuízos.

Se você gostou deste artigo e que aprender mais sobre proteção de dados, leia nosso artigo sobre a Lei Geral de Proteção de Dados.

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