O que é GED?

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A Gestão Eletrônica de Documentos (GED), é uma tecnologia que facilita o controle, armazenamento e compartilhamento das informações que contidas nos documentos digitalizados.

Esse sistema permite que os usuários acessem os documentos de forma ágil e segura, tendo a capacidade de gerenciar os mesmos e otimizar os processos internos e externos da empresa.

Isso porque, as empresas tendem a acumular diversos tipos de documentos, como recibos, formulários e outros papéis que contém informações importantes e não podem ser descartados.

O problema é que esses documentos vão tomando o espaço físico da empresa, e algumas acabam até pagando para que os mesmos sejam armazenados em outro lugar, o que nem sempre é bom, pois, alguns lugares não são adequados e os documentos acabam pegando poeira e outros até mesmo são perdidos ou rasgados.

Por isso, nesse artigo falaremos detalhadamente sobre o GED e quais são os benefícios que ele pode proporcionar para as empresas, independente do porte ou segmento. Continue comigo!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos?

O GED é um software desenvolvido para controlar, armazenar, compartilhar e buscar documentos e as informações contidas neles. Dentro desse sistema, é possível criar segmentações, como ordem de importância, por exemplo.

Além disso, os documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto e entre outros.

Como a Gestão é realizada

Primeiramente, é importante saber que essa gestão é realizada por etapas, visando o máximo de organização. Isso porque as informações precisam estar seguras, e não podem ser perdidas no processo. Veja a seguir:

1ª etapa: É preciso fazer uma recepção dos documentos, para que seja feita a desmaterialização, que consiste na digitalização. Esse é o momento em que o documento físico, em papel, é convertido em um formato digital.

2ª etapa: Em seguida, os documentos passam por uma classificação ou seja, quais setores e temas se enquadram.

etapa: O gestor faz a determinação do ciclo de vida do documento durante a sua existência como a elaboração, publicação, aprovação distribuição e destruição.

etapa: Última etapa da gestão de documentos, é o momento em que o organizador informa ao usuário qual é a maneira mais fácil de encontrar os documentos.

Veja os benefícios que esse software pode proporcionar para as empresas:

1. Recuperação do espaço físico

Nós vivemos a Era Digital, e muitas empresas ainda estão com as salas cheias de papéis, e não me refiro a uma pasta e sim pilhas enormes!

Mas quando esses documentos são digitalizados, além de gerarem praticidade na procura, também liberam espaço físico e reduzem custos financeiros, pelo fato de não haver preocupação com eventuais processos judiciais devido à perda dos documentos.

Sendo assim, quando os documentos são digitalizados eles ficam guardados em um sistema totalmente web e segmentados em ordem de importância ou da maneira que você achar melhor.

2. Organização dos documentos

Não temos sombra de dúvidas que um dos principais benefícios da gestão é a organização dos documentos da empresa.

Pois, eles são armazenados por categorias, como se fizéssemos uma segmentação de cada conteúdo, seguido por temas, data, importância e numeração. Isso evita que os documentos fiquem desorganizados e acabem gerando sérios prejuízos para as empresas.

3. Otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos

A gestão de documentos traz a otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos, o que gera economia de tempo. Afinal, quando os documentos estão organizados por categorias e existe um método de busca, fica mais fácil e prático para o colaborador abrir o arquivo certo.

4. Segurança das informações da Empresa

Os documentos são repletos de informações que devem ser protegidas, ainda que algumas não tenham tanta importância, a gestão possibilita que as informações sejam mantidas em segurança, pois, são protegidas por tecnologias high-tech.

5. Praticidade para a elaboração de relatórios

A partir da gestão de documentos, a empresa tem mais praticidade para elaborar relatórios e planilhas, pois, os dados podem ser acessados a qualquer momento, estando corretos e bem organizados.

6. Redução de custos

Toda empresa tem um foco, que é crescer no mercado. E para que isso aconteça, além de fazer investimentos, ela também precisa reduzir custos desnecessários.

Sendo assim, no momento em que uma empresa investe em digitalização, ela não somente reduz os custos, como também pode gastar energia focando em outras áreas da empresa.

Principais tecnologias relacionadas

Capture: Acelera processos de Negócio através da captação de Documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.

Document Imaging (DI): É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital através de processo de digitalização com scanners.

Document Management (DM): É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos.

Workflow: Controla e gerência processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Ele também organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.

COLD/ERM : Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.

Processamento de Formulários: tecnologia que possibilita reconhecer as Informações e relacioná-las com campos em bancos de dados. Isso pode ser integrado ao GED.

Registros e Gerenciamento de Informações: é o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, desde a criação, envolvendo armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos.

Isso se faz sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.

Gestão em Órgãos Públicos

As organizações que atuam no âmbito público, como Prefeituras e Câmaras, são obrigadas a disponibilizar os seus documentos para que todas as pessoas tenham acesso.

Portanto, para se enquadrar nessa lei, que é de Acesso à Informações Públicas – nº 12.527, elas devem optar pela Gestão de Documentos.

Gestão em Empresas Privadas

Fazer a gestão de documentos está entre as principais dificuldades das empresas, e essa condição independe de porte ou atuação. Segundo um estudo realizado pela Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos, um colaborador pode perder até 2 (duas) horas por dia procurando documentos.

Por outro lado, as empresas que usam GED conseguem disponibilizar os documentos em apenas alguns segundos. Sendo assim, corporações que desejam continuar crescendo de maneira contínua, devem investir em gestão de documentos.

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O que é GED?

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