Mapeamento de processos: aprenda o que é e como fazer na sua empresa

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O mapeamento de processos é uma forma de padronizar o trabalho e identificar oportunidades de melhorias nos processos de uma empresa. Além disso, é uma extremamente importante para que mudanças aconteçam e possíveis gargalos sejam identificados.

Ou seja, ele ajuda as empresas a serem mais eficientes e competitivas no mercado, independente do porte ou segmento. Contudo, esse mapeamento precisa ser bem desenhado e, caso nunca tenha feito, pode tornar-se um desafio.

É por isso que neste artigo, ensinaremos o que é mapeamento de processos e os passos para começar a fazer na sua organização. Vamos lá?

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é a criação de um diagrama de fluxo de trabalho, com o intuito de apresentar clareza sobre como um processo funciona. Fazer esse mapeamento é uma excelente maneira de entender todas as etapas que deverão ser concluídas em um fluxo de trabalho.

Os mapas deixam claro para os colaboradores os processos que deverão ser executados, como eles podem ser aprimorados ou restringidos e quantas etapas são necessárias para chegar até o fim. Além disso, permite que os gestores tenham controle sobre o que está sendo feito, como e o que pode ser melhorado para que os prazos sejam cumpridos.

O que é um processo?

Um processo é uma série de ações tomadas para alcançar um fim específico. Trata-se de entradas e saídas que guia a transformação da matéria-prima no produto que vai ser comercializado.

A melhor forma de entender isso talvez seja visualizando, então lembre de uma receita de bolo, o processo para que ele fique pronto é comprar os ingredientes (entrada), produzir o bolo (saída) usando a receita (processo).

Para que são utilizados os mapas de processos?

O mapeamento de processos, geralmente é feito para estabelecer padrões ou procedimentos de execução da empresa. Algumas organizações usam mapas de processos como guias ou diagramas para que os colaboradores consigam seguir as etapas na ordem certa.

No entanto, ao confiar apenas nos mapas para estabelecer padrões, muitas métricas importantes acabam não sendo rastreadas. É por isso que o mapeamento de processos é um precursor da configuração de uma ferramenta de gestão de fluxo de trabalho.

Com uma ferramenta de gestão de fluxo de trabalho ou software de processos de negócios (BPM), você acompanhar o tempo necessário para concluir um processo, encontrar gargalos no processo, estabelecer padrões de execução, automatizar o trabalho, dentre outras possibilidades de melhoria.

Passo a passo para fazer um mapeamento de processos

Abaixo estão as etapas gerais para mapear seus processos de negócios que devem ser seguidos para que os resultados sejam os melhores possíveis.

Estabelecer limites

Defina onde o processo começa e onde termina. Alguns terão mais de um fim, por isso é importante determinar todos eles para mapear todos os resultados possíveis.

Liste as ações que conduzem o processo

No momento em que você tiver clareza sobre onde eles começam e terminam, é hora de listar as etapas intermediárias: use um verbo de ação para começar a descrever cada etapa/tarefa.

Estabeleça as ações

Após entender onde os processos começam e terminam, e acrescentar as etapas intermediárias de forma detalhada, você deve colocá-las em ordem. Cada ação deve acionar a etapa subsequente do processo.

Escolha bem os símbolos

Procure usar símbolos adequados para mapear as etapas do processo: ovais para início/fim do processo, retângulos para etapas/tarefas, diamantes para pontos de decisão e setas para marcar o fluxo de direção do processo.

Modelo do Sistema

Use a abordagem do modelo de sistema para desenhar seu fluxograma e mapear seus processos. Isso ajuda a determinar quais informações que devem ser adicionadas e onde.

Verifique novamente

Assim que finalizar, volte e verifique se o processo está completo e se contém todas as informações necessárias. Adicione um título e uma data para acompanhar todas as modificações.

Revise e otimize

Após a conclusão do seu fluxograma, certifique-se de que o processo está sendo executado conforme foi desenhado. Existem etapas redundantes? Quais possíveis gargalos? Fazer melhorias de maneira constante é a chave pare que os processos sejam executados de forma eficiente, e a empresa alcance os resultados esperados.

Quem deve fazer o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos de negócios geralmente é realizado por uma equipe centralizada, responsável pela descrição completa de todos os processos. Eles trabalham com especialistas no assunto de toda a empresa para entender o que é feito e então documentar como um mapa do processo.

Ferramentas de mapeamento de processos de negócios

Ao iniciar o mapeamento do processo, considere qual será o objetivo final do mapa. Se você deseja ter um mapa como referência, um software online pode ser o suficiente.

Por outro lado, se você deseja implementar uma ferramenta de gerenciamento de BPM ou fluxo de trabalho, busque um software de mapeamento.

Uma dica extra, é escrever as etapas do processo em cadernos ou quadros, para organizá-los na ordem certa. Embora seja uma estratégia ultrapassada, pode ser a melhor solução para mapear os primeiros processos de negócios.

Esse conteúdo foi útil para você? Então leia o artigo complementar e entenda tudo sobre fluxo de trabalho.

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