Entenda o que é compliance e como implementar na sua empresa

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O termo compliance vem do verbo inglês “to comply” que significa “cumprir” e “concordar”. De modo geral, compliance pode ser entendido como “conformidade”. O objetivo é evitar desvios éticos e ameaças nas atividades corporativas. Trata-se de um conjunto de processos e regras que direcionam a conduta dos colaboradores para fazer com que a empresa mantenha um padrão e uma boa imagem no mercado.

Em termos simples, a conformidade corporativa é o processo de garantir que sua empresa e funcionários sigam as leis, regulamentos, padrões e práticas éticas que se aplicam à sua organização.

O compliance ajuda a empresa a se prevenir de violações de regras que podem prejudicar a imagem e o posicionamento no mercado. Além disso, ele também estabelece expectativas para o comportamento de todos os envolvidos, ajudando a equipe a manter o foco nos principais objetivos.

Quer saber mais sobre o assunto? Então continue a leitura e entenda tudo sobre compliance e como aplicar no seu negócio.

Qual a importância do compliance no seu negócio

Todas as empresas possuem um planejamento estratégico, que tem o objetivo de guiar as ações de cada colaborador ou setor. Dentro dele, é importante que esteja presente o compliance, para garantir a transparência e controle de todas as atividades internas e externas.

Dessa forma, o compliance atuará em três frentes importantes:

  • análise de riscos operacionais (acidentes de trabalho e danos ambientais);
  • prevenção de fraudes;
  • evitar vazamento de informações sigiliosas, como dados de clientes.

Como implementar e quais são os benefícios

Para desenvolver o compliance na sua rotina empresarial, o primeiro passo é elaborar um código de conduta, que guiará todas as ações dos colaboradores, assim como de parceiros terceirizados. Para isso, o documento deve ser escrito de maneira clara e objetiva para que todos entendam o que está sendo apresentado.

Uma das formas de divulgar isso para todos os colaboradores e terceirizados, é usar a estratégia de endomarketing, ações instituições voltadas para o público interno, assim como outros meios de comunicação, por exemplo, e-mail e murais.

No momento em que a empresa se protege contra problemas relacionados a desvio de conduta, vazamento de dados, fraudes e outros problemas que possam manchar sua reputação e afetar seu posicionamento no mercado, ela consegue alcançar grandes diferenciais, bem como:

  • Mais produtividade nos processos internos/externos;
  • Aumento da credibilidade diante de potenciais clientes e fornecedores;
  • Torna-se autoridade (forte referência) no segmento em que atua;
  • Melhora as chances de negociações com mercados externos;
  • Dentre outras.

Ao garantir que todas as áreas da sua organização estejam trabalhando juntas e mantendo padrões, a conformidade corporativa pode ajudar a evitar grandes desastres e falhas.

Entenda a relação entre compliance e LGPD

A sigla LPGD é referente a Lei Geral de Proteção de Dados, criada com o intuito de regulamentar a maneira como os dados das pessoas são coletados e tratados. Por isso, é fundamental que o compliance esteja alinhado com às novas regras, para que a empresa esteja segura contra qualquer tipo de irregularidade que possa resultar em vazamento de dados.

Na prática, funcionará da seguinte maneira, as empresas que contratarem profissionais para trabalharem como responsáveis pelo compliance, dará a eles a missão de cuidar de todos os processos internos relacionados a forma como os dados estão sendo coletados e tratados.

Para que isso aconteça com mais efetividade, é importante obter um sistema de proteção às informações, como o sistema de gerenciamento eletrônico, onde você pode centralizar e controlar todos os dados em um único lugar e o acesso é feito mediante login, senha e permissões.

Dessa forma, você terá controle sobre quem está acessando os documentos, restringir a visualização para determinados funcionários de acordo com o nível hierárquico, além de ter no sistema, um fluxo de trabalho que influenciará em todos os outros processos relacionados ao compliance.

Gostou do conteúdo? Então confira nosso artigo complementar sobre Robotic Process Automation (RPA): como automatizar os processos no seu negócio.

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