7 melhores motivos para você investir em Gestão de Documentos

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A gestão de Documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter mais eficácia e economia na administração dos arquivos. Ou seja, são medidas necessárias para tornar o manuseio das informações mais fácil.

Uma boa gestão é caracterizada pela praticidade que um colaborador tem ao procurar por um documento ou informação contida nele e isso envolve elaboração, fluxo, uso, avaliação, arquivamento e validade.

Esses processos são feitos pelo software GED, que consegue capturar, armazenar e gerenciar os arquivos permitindo que você acesse os documentos a qualquer momento e de qualquer lugar, já que o sistema é totalmente online.

Além de garantir a segurança dos mesmos e descartar a possibilidade de extravio ou acesso indevido, uma vez que para visualizar um documento é preciso ter login e senha.

A gestão pode ser feita internamente ou ser terceirizada, porém, como identificar se a sua empresa realmente precisa? Neste artigo, iremos apresentar aspectos que farão você entender a importância de digitalizar e gerir seus documentos!

Por que investir em Gestão de Documentos?

1. Ter controle sobre as versões criadas do seu documento

Quantas vezes você se perguntou se está analisando a última versão de um documento ou não? No mundo do papel, compartilhamentos de arquivos e e-mails geralmente são desafiadores, pois, não existe um controle exato das versões.

Com a gestão de documentos, é possível controlar essas versões, guardar históricos de alterações e evitar erros e retrabalhos. Dessa forma, os colaboradores conseguem analisar o mesmo documento, sem a necessidade de múltiplas cópias ou distribuição por e-mail.

2. Não existe limite de acesso aos documentos

A medida que as operações são terceirizadas, as tarefas confiadas aos colaboradores tendem a ficar mais complexa, porém, com uma boa plataforma de gerenciamento eletrônico de documentos, é possível melhorar essa dinâmica interna e externa.

Isso é feito através de um sistema totalmente web e fluxos de trabalho, além disso, é possível entender onde um documento está no processo de autoria, revisão e aprovação com poucos cliques.

Vale ressaltar que todos os documentos podem e devem ser segmentados dentro do software GED, seja por ordem de importância, data, nome ou numeração.

3. Evite perda de documentos, informações importantes e danificação dos arquivos em papel

O conteúdo documental de uma empresa deve ser guardado com alguns cuidados importantes a fim de evitar que sejam danificados.

Nesse caso, conseguir gerir cada um deles e ainda mantê-los seguros, não é uma tarefa fácil. É por isso que a gestão de documentos pode otimizar esse trabalho e ainda permitir que os colaboradores da empresa tenham mais produtividade.

Um bom gerenciamento eletrônico de documentos, também pode ajudar no uso de trilhas de auditorias e controles de segurança rastreáveis.

4. A empresa passa a ter cópias de segurança dos documentos

As práticas tradicionais de gestão de documentos encorajam o armazenamento de arquivos em computadores locais e compartilhamento de arquivos não controlados.

Isso significa que, muitas vezes, o conteúdo do documento não pode ser duplicado. Em outros casos, eles acabam sendo extraviados, o que pode acarretar problemas irreversíveis para as instituições.

É fundamental poder produzir cópias originais e legíveis de documentos e ter uma solução de backup para evitar perdas por erros dos usuários, fraudes ou falhas no sistema.

Inclusive, a gestão de documentos não permite que alguém acesse as informações no software GED sem antes possuir autorização.

5. Tenha controle sobre a validade dos seus documentos

A gestão e o manuseio dos documentos em papel tendem a gerar despesas para a empresa, além da necessidade de espaços físicos para guardá-los, o que é considerado um erro na maioria dos casos, já que existem critérios específicos para manter os documentos intactos.

Todos esses custos podem ser erradicados com a gestão de documentos, uma vez que todo o gerenciamento é feito online. Além disso, depois que os arquivos são digitalizados, o descarte é uma boa opção para liberar espaço no ambiente de trabalho ou não ter mais necessidade de pagar um local para guarda física.

Contudo, existem documentos que em hipótese alguma devem ser eliminados. Por este motivo, o sistema permite que você tenha controle sobre a validade de cada um, facilitando o controle sobre o descarte de documentos.

6. Aumente a produtividade da sua equipe

Quando os documentos estão desorganizados, a produtividade dos colaboradores é afetada e o rendimento do setor diminui drasticamente. Por outro lado, tendo digitalizado e aderido um software de gestão de documentos adequado, a dinâmica da empresa muda e consequentemente gera mais resultados. Pode parecer simples, mas só quem lida com papéis, diariamente, sabe como é difícil administrar os documentos manualmente.

7. Acesse seus arquivos e informações em qualquer lugar

No momento em que você precisa sair da empresa e durante esse período precisa acessar um arquivo específico para resolver uma situação importante, o que você faz?

Em muitos casos, é necessário se deslocar ou solicitar para alguém o envio dos documentos, o que levaria horas ou quem sabe dias. Já com a gestão de documentos é possível acessá-los a qualquer momento através de um celular, tablet ou computador.

Esse sistema facilita as transações e até mesmo, fechamento de contratos, uma vez que para uma empresa ter uma boa dinâmica e produtividade, é necessário otimizar os processos e procurar maneiras de automatizar ou facilitar as atividades operacionais.

Com isso, o crescimento é inevitável e o mais importante, o gerenciamento de todos os documentos são organizados e não há riscos de perdas, danos ou extravios dos mesmos.

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