Saiba quais são as vantagens de optar pela Guarda de Documentos

Administrar os próprios documentos, pode ser um grande problema e, também desafio, já que a tendência é que os números de papéis aumentem e isso se torne cada vez mais complexo. É por isso que muitas organizações optam pela Guarda de Documentos.

Esse tipo de serviço garante a proteção dos documentos, evitando que eles sejam danificados ou até mesmo extraviados. Além disso, influenciar na dinâmica dos funcionários, fazendo com eles tenham mais praticidade no dia a dia.

Por isso que investir na terceirização é ótima opção e digo mais, existem inúmeras vantagens que poderão ajudar no crescimento da sua empresa.

Quer saber mais sobre este assunto? Então me acompanhe!

O que é a Guarda de Documentos?

Sabemos que alguns documentos não podem ser descartados, e é por isso que existem empresas ou pessoas que possuem um espaço físico para terceirizar essa guarda.

Comprovantes de pagamento, notas fiscais, documentos oficiais e jurídicos, por exemplo, estão na lista dos que devem ser mantidos em segurança e ter um longo período de “vida”.

E isso não se restringe a um segmento, tanto que se a sua empresa for uma clínica, escola, universidade ou escritório, terá que avaliar se precisa ou não fazer a terceirização.

O fato é que lidar com papéis constantemente, exige que a empresa encontre uma estrutura ideal para poder guardar e proteger os papéis.

Embora algumas pessoas digam que possuem um espaço separado no próprio estabelecimento ou até mesmo em casa, é importante ficar atento aos perigos que os documentos correm ao ficarem muito tempo em um lugar inapropriado, já que infiltração, poeira ou desastre naturais podem ser grandes inimigos e dar um fim às suas informações.

Optar por um lugar adequado e seguro é a melhor decisão para a guarda de documentos, ainda que o custo seja um pouco alto, o que é difícil, vale apena ter em mente que isto não será um gasto e sim, investimento.

Quais são os procedimentos necessários?

Existem alguns passos fundamentais que a pessoa responsável pelos seus documentos, deve seguir antes de armazena-los. Entre eles estão:

1. Preparação

Este é o momento em que o prestador do serviço analisa o estado em que os documentos estão guardados, se há algum dano e se precisam ser higienizados ou restaurados.

2. Separação:

Todos os documentos são separados de forma organizada e conforme a sua necessidade.

3. Classificação:

O conteúdo dos documentos inseridos na caixa é listado em um sistema para facilitar sua localização no futuro.

4. Acondicionamento:

As caixas são acondicionadas em local adequado para manter o perfeito estado dos documentos. Inclusive, para prevenir que os documentos sofram algum desgaste ou deterioração com o tempo, é preciso que a iluminação seja adequada para não permitir que os documentos fiquem úmidos.

5. Pesquisa:

Havendo a necessidade de obter os documentos físicos, o cliente realiza um pedido e é feita a separação da caixa solicitada.

6. Solicitação:

São gerados índices através de palavras-chave para facilitar a localização do documento. Essas palavras-chave são os pontos de acesso para a recuperação dos documentos.

7. Expurgo:

Não havendo mais a necessidade de manter os documentos físicos guardados, o cliente pode solicitar o descarte da caixa. Mas é valido lembrar que para o descarte ser feito é preciso seja analisado a tabela de temporalidade e também seguir as normas legais.

Todas essas etapas são fundamentais e conhecer cada uma delas, ajuda na hora de decidir qual serviço contratar.

O que exatamente deve ser guardado?

É importante saber que tipo de documento deve ser guardado para que não aconteça de você contratar o serviço de guarda de documentos sem realmente precisar. Por isso fizemos uma lista com alguns exemplos. Confira quais são:

• Arquivos históricos;
• Arquivos jurídicos;
• Contratos;
• Notas fiscais;
• Faturas;
• Documentos de RH;
• Ordem de serviço;
• Documentos contábeis;
• Plantas arquitetônicas;
• Históricos escolares;
• Entre outros.

Esses são alguns tipos de documentos que devem ser guardados por um período de tempo, em alguns casos, para sempre. Mas vale ressaltar que para que o descarte seja feito, é preciso ter em mão a base legal e as definições da Tabela de Temporalidade.

Além disso, é possível reunir arquivistas e departamentos responsáveis pelos documentos, para que juntos possam criar a própria tabela. Inclusive, definirem o que poderá ser descartado ou não, de acordo com as normas legais, jurídicas, mas também a política da empresa.

Benefícios da guarda de documentos

Além de saber o que é necessário guardar, também é importante entender quais são os benefícios que esse investimento pode trazer para sua empresa.

Mas já ressaltamos que os resultados são notórios, e fazem com que a dinâmica da sua empresa mude e que os colaboradores consigam investir em estratégias de crescimento. Confira comigo:

1. Diminuição de custos

Sabemos que as informações contidas nos documentos são importantes e caso algum deles venha ser extraviado, a probabilidade de ocorrer um processo judicial é alta, o que pode trazer grandes prejuízos para a empresa. Por isso é importante ter cuidado e se prevenir de futuras urgências.

2. Acesso através de sistema de procura

Chega de perder tempo procurando um documento, com o sistema de gerenciamento é possível encontra-los através de uma simples palavra-chave. Isso porque eles serão convertidos para um formato digital e armazenados em um sistema web.

Ou seja, o momento em que precisar de algum deles, basta solicitar ao terceirizado que colocará a palavra-chave especifica para encontrará seus documentos no local físico.

3. Aproveitamento do espaço físico

Optando pela terceirização da guarda de documentos, será possível ter um aproveitamento muito melhor do espaço na sua empresa, isso porque a sala que antes acumulava papéis, poderá ser utilizada por um colaborador, para reuniões ou como preferir.

4. Economia com móveis

Analisando todos os documentos que você armazena na sua empresa, é importante considerar o fato deles não somente ocuparem um espaço físico, como também gerarem despesas com armários. Essa é uma despesa que você, com certeza, não precisará mais ter.

5. Agilidade operacional

Empresas que tem uma grande quantidade de documentos, exigem dos funcionários um tempo valioso que acaba sendo desperdiçado com a procura de um único papel. Pense em quantas atividades seu colaborador poderá realizar com o tempo que ele gasta procurando ou organizando papéis.

6. Gestão Online dos documentos

Como falamos anteriormente, seus documentos não estarão apenas em um espaço físico, mas também em um sistema totalmente web, como o Taugor GED, no qual é possível ter acesso a todos seus documentos em qualquer lugar.

7. Durabilidade dos documentos

A durabilidade e a segurança dos documentos, quando armazenados corretamente, são maiores e anula os riscos de perda de informações e documentos importantes, uma vez que existem alguns que precisam ser preservados por longos períodos, senão a vida inteira.

Como foi abordado no decorrer do artigo, qualquer empresa que deseja se manter no mercado precisa estar atenta aos mínimos detalhes, já que são eles que farão o intermédio entre uma boa dinâmica e a produtividade.

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