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Gestão de documentos na área da saúde, como funciona?

6 minutos para ler

Mais do qualquer outro ambiente de trabalho, as instalações da área da saúde estão entre as mais sobrecarregadas com arquivos e papeladas, como consequência estão sempre lutando para conseguir armazenar tanta informação. Os documentos precisam ser mantidos em severa segurança, fato que leva os profissionais a serem cada vez mais responsáveis pelo gerenciamento das informações dos pacientes. 

Muitos estabelecimentos da área da saúde já possuem tecnologias para gerenciar documentos, mas enfrentam dificuldades impostas pela obsolescência, problemas que precisam ser resolvidos com soluções modernas. O GED é o software que fornece o armazenamento e a recuperação segura de documentos, por isso tem sido a opção mais procurada nos últimos anos por profissionais da área da saúde que desejam uma gestão eletrônica de documentos de qualidade.

Acompanhe a leitura para entender como o GED pode solucionar muitos problemas de hospitais e clínicas. 

Gestão física não é mais opção para a área da saúde

Os Estados Unidos começaram a aplicar softwares para a gestão eletrônica de documentos já nos anos 90, isso devido a uma demanda urgente de melhor acesso aos registros médicos para administradores e profissionais da saúde. Desde então essa solução começou a ser incorporada no meio de maneira que acabou estabelecendo métodos para a entrada de dados de forma eletrônica, criando um fluxo de trabalho padrão, conhecido como o Registro Eletrônico da Saúde.

Os responsáveis pela gestão de hospitais e clínicas estão sendo forçados a optar por algum gerenciador eletrônico de documentos, isso devido ao acúmulo de papéis, que ao longo dos anos só se multiplicam e não tem um descarte correto. Além de ter que escolher entre um excelente atendimento, rápido e eficaz ou atendimentos demorados resultado da demora na busca e no processamento de dos documentos.

Como confiar em processos digitais?

O GED é a solução de gerenciamento eletrônico de documentos que fornece um local centralizado para todos os esforços de arquivamento, incluindo os recursos necessários para simplificar, otimizar e automatizar os documentos e processos de saúde relacionados.

O rastreamento de cadastros, garante que os registros em transição através dos processos de digitalização, indexação e reestruturação possam ser recuperados com segurança, com um atraso mínimo, caso sejam necessários em uma emergência.

Benefícios do GED para área da saúde

  • Uma redução estimada de 70% no espaço de armazenamento de registros de saúde;
  • Fornecimento de acesso simultâneo para profissionais médicos visualizarem os registros de saúde dos pacientes.
  • A capacidade de acessar informações em vários sistemas permite que médicos e enfermeiros tenham uma imagem completa do histórico médico de um paciente;
  • A capacidade de capturar e recuperar eletronicamente informações importantes do paciente de vários sistemas clínicos de confiança;
  • O acesso multidisciplinar aprimorado às informações ajuda a melhorar o atendimento ao paciente e reduz os riscos;
  • Menor uso de papel e consumíveis leva a uma redução de custos;
  • Uma redução significativa nos altos níveis atualmente administrados em arquivamento, rastreamento e recuperação de registros em papel;

Entenda melhor o GED na área da saúde

Simplificando, o GED na área de saúde remove os registros médicos em papel e os substitui por imagens eletrônicas, o que cria os prontuários médicos eletrônicos. Ao fazer isso, as atualizações em tempo real dos dados do paciente (de vários setores de informações hospitalares) podem ser acessadas de maneira segura a partir da área de trabalho do usuário.

Isso reúne todos os registros antigos do paciente e informações médicas em um único portal de fácil navegação, aumentando o fluxo de diagnósticos, o tratamento mais ágil e a cura mais rápida dos pacientes.

Chegou o momento de escolher entre pacientes ou papeladas

Quem trabalha com gestão física do setor de saúde provavelmente tem muitos problemas com estresse, vive sobrecarregado e com excesso de trabalho. Pesquisas recentes relatam que os funcionários da área de saúde têm a classificação mais alta nos níveis de estresse e na carga de trabalho. O GED pode ajudar a garantir que os controles de cuidados gerenciados sejam implementados no nível do documento.

A área de saúde lida com muitos papéis, e eliminar o papel com um sistema de gerenciamento de documentos pode gerar ganhos rápidos, reduzir as despesas gerais de 30 a 40%, aumentar a lucratividade e o crescimento. Além disso, o GED oferece controle de versão e retenção de arquivos, diminuindo ainda mais a bagunça no hospital ou clínica.

Quanto custa a papelada para a área da saúde?

O processamento de documentos custa ao setor de saúde milhões de reais anualmente, são desperdiçados muitos recursos no setor de saúde todos os anos, simplesmente pelo fato de utilizar papéis ou aplicar de forma errada as tecnologias voltadas para a gestão. Algumas práticas estimam que gastam 40% de sua receita preenchendo a papelada. É muita perda de dinheiro, sem mencionar o tempo longe dos pacientes.

O GED não apenas simplificará os processos da empresa, como também ajudará todos os departamentos da unidade de saúde, incluindo admissões, gráficos, registros, folha de pagamento, farmácia, recursos humanos, contabilidade, compras e demais setores que fazem a instituição funcionar.

Otimizações que o GED proporciona

  • Trabalhe com mais velocidade, diminuindo erros humanos;
  • Atenuar o impacto de cuidados não compensados;
  • Perder menos tempo;
  • Economize espaço e dinheiro;
  • Trabalhe de qualquer lugar;
  • Eliminar documentos perdidos e mal arquivados;
  • Melhore o atendimento ao paciente;
  • Facilitar a conformidade e garantir a segurança;
  • Compartilhe arquivos de qualquer tamanho com segurança;
  • Obtenha uma estrutura de arquivos consistente;
  • Recuperação rápida de documentos;
  • Controlar o acesso e rastrear arquivos;
  • Proteja e expanda seus negócios;
  • Maximize seu desempenho;

O que fazer para otimizar os processos da saúde?

Simplifique os fluxos de trabalho e os processos de gerenciamento de documentos para melhorar o atendimento ao paciente, facilitando o compartilhamento de informações e o acesso em tempo real aos dados do paciente. Capture todas as informações de saúde, paciente e financeiras no ponto de entrada. Armazene e processe qualquer tipo de documento com total segurança e conformidade.

É fato que a gestão de documentos da área da saúde aumenta e melhora a agilidade no atendimento e serviços prestados à população. Isso porque a humanização e a atenção com o paciente são fundamentos primordiais nos serviços de saúde prestados.

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