Aprenda como é feita a Gestão de Documentos Hospitalares

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A gestão hospitalar sempre foi complexa por conta das inúmeras especialidades de atendimento, áreas administrativas responsáveis por todo o gerenciamento e demais serviços que compõem a estrutura.

Apesar disso, não podemos negligenciar nenhuma delas, já que assumem um caráter de urgência, uma vez que estamos lidando com vidas. É por este motivo que a gestão documental nos hospitais é estabelecida por lei e iremos falar com mais detalhes daqui a pouco.

Podemos, então, perceber a necessidade de buscar diferentes estratégias e ferramentas para tornar eficiente a gestão do tempo e dos recursos, a fim de conceder um atendimento de qualidade e humanizado.

Com o uso das tecnologias que conseguem automatizar o registro de informações dentro de uma instituição hospitalar, uma série de procedimentos passou a funcionar com mais eficiência, o que influência no ganho operacional do local.

Neste artigo, veremos como é feita a digitalização e a gestão dos documentos hospitalares, bem como a importância de manter as informações de cada setor organizada.

Os avanços tecnológicos nos setores hospitalares

O processo de gestão nas instituições hospitalares começa pelo prontuário do paciente, o prontuário médico  é o acompanhamento da história da saúde de um indivíduo, no que diz respeito aos cuidados prestados em seu favor.

Esses dados são indispensáveis para que a tomada de decisão dos médicos favoreça o bom atendimento aos pacientes.

De acordo com a lei Nº13.787, depois de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em papel e os digitalizados poderão ser eliminados, ou serem devolvidos para os pacientes.

Os prazos diferentes para a guarda de prontuários em papel ou digitalizado, poderão ser fixados em regulamentação, de acordo com o potencial de uso em estudos e pesquisas nas áreas das ciências da saúde, humanas e sociais, bem como para fins legais e probatórios.

Inclusive, o hospital é obrigado a implementar uma política de guarda e sigilo do prontuário médico, na qual a gestão de documentos tem um papel fundamental.

É importante evidenciar que o prontuário eletrônico foi um dos primeiros avanços da tecnologia na gestão de documentos hospitalares.

Outro ponto que vale ressaltar é que a digitalização de documentos favoreceu (e muito) a otimização dos processos, trazendo agilidade no compartilhamento das informações registradas, o que também exigiu que medidas de segurança fossem aderidas.

Com isso, podemos perceber que os avanços nos mais diversos setores da saúde, possibilitou que o atendimento aos pacientes fosse mais humanizado, com mais atenção e dedicação, aumentando a produtividade dos profissionais, facilitando o acesso às informações de saúde e reduzindo os custos administrativos.

Entenda o que a Lei Nº13.787/18 exige e quais são os benefícios

De acordo com a Lei Nº13.787/18, todos os prontuários de pacientes devem estar armazenados e disponíveis em ambientes digitais para que seja preservada sua integridade, autenticidade e confidencialidade.

Porém, não basta somente digitalizar e armazenar o prontuário em sistema online, pois, há exigências como:

  • Os prontuários digitalizados devem reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais;
  • É necessário usar o certificado digital emitido na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP) ou outro padrão legalmente aceito.

Algo importante que vale a pena saber é que o documento físico (original) pode ser destruído e substituído pelo digitalizado, desde que obedeça às normas descritas acima e, também mediante a análise obrigatória de uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos.

A comissão a quem nos referimos, constatará a integridade dos documentos digitais e avaliará a eliminação dos documentos que os originaram.

Contudo, os documentos de valor histórico, assim identificados pela comissão, serão preservados de acordo com o disposto na legislação arquivística.

A importância da digitalização de documentos hospitalares

A digitalização já chegou em todos os setores e segmentos de trabalho, pois, é um processo que impulsiona as empresas a terem mais dinamismo e produtividade.

Nesse caso, os hospitais também precisam investir porque é por este caminho que será evitado a perda de prontuários de pacientes, garantia de sigilo e agilidade na procura pelos mesmos.

Como é feita a digitalização de documentos hospitalares?

Os documentos físicos são convertidos para um formato digital através de equipamentos e softwares.

Pode parecer algo simples, mas somente quem lida com documentos todos os dias entende que a digitalização influência diretamente na dinâmica e organização das empresas, uma vez que torna possível pesquisar e encontrar documentos de uma forma rápida, além de mantê-los seguros de extravios ou danos irreversíveis.

Inclusive, essa tecnologia serve para qualquer segmento, pois, ela facilita muito a agilidade no atendimento das demandas dos setores.

E para impulsionar ainda mais os resultados da digitalização, foram desenvolvidos diversos softwares, bem como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, onde é possível consultar backups de arquivos, garantindo a segurança de toda a documentação gerada na empresa.

O acesso é fácil, seguro e permite que o arquivo digital seja visualizado e atualizado a qualquer momento, desde que o computador tenha autorização, mediante a utilização de senhas. Isso é importante para manter o </u>sigilo profissional e segurança dos dados</u>.

Qual é o papel da Gestão Eletrônica de Documentos

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED), é uma tecnologia que facilita o controle, armazenamento e compartilhamento das informações que contidas nos documentos digitalizados.

Esse sistema permite que os usuários acessem os documentos de forma ágil e segura, tendo a capacidade de gerenciar os mesmos e otimizar os processos internos e externos da empresa.

Primeiramente, é importante saber que essa gestão é realizada por etapas, visando o máximo de organização. Isso porque as informações precisam estar seguras, e não podem ser perdidas no processo. Veja a seguir:

1ª etapa:é preciso fazer uma recepção dos documentos, para que seja feita a desmaterialização, que consiste na digitalização. Esse é o momento em que o documento físico, em papel, é convertido em um formato digital.

2ª etapa: em seguida, os documentos passam por uma classificação ou seja, quais setores e temas se enquadram.

3ª etapa: O gestor faz a determinação do ciclo de vida do documento durante a sua existência como a elaboração, publicação, aprovação distribuição e destruição.

4ª etapa: Última etapa da gestão de documentos, é o momento em que o organizador informa ao usuário qual é a maneira mais fácil de encontrar os documentos.

A automação dos processos tem como objetivo facilitar o cumprimento das obrigações exigidas por lei quanto a gestão dos documentos hospitalares. Entre as vantagens estão:

  • agilidade no momento de buscar informações;
  • cópias de segurança e backup periódico;
  • redução de gastos com impressão e cópias;
  • diminuição da circulação de documentos pela empresa e setores;
  • o acesso pode ser feito através de celulares, tablet e computadores.

No que se refere ao acesso às informações, a instituição hospitalar tem sua produção documental voltada para o atendimento das rotinas administrativas e de seus pacientes.

Isso significa que a organização, armazenamento e a preservação de toda parte documental deve ser vista com atenção, principalmente os prontuários médicos.

Como o sistema vai unificar todas as informações num só local, será possível ter mais segurança, pois, só terá acesso ao software GED quem tiver autorização mediante login e senha.

Inclusive, a segurança dos médicos e funcionários do hospital também é resguardada caso o profissional venha a ser responsabilizado por algum dano atípico ou indesejado, uma vez que o prontuário e histórico de tratamentos dos pacientes estarão armazenados.

O que é acreditação hospitalar?

A acreditação é um sistema de certificação da qualidade por um organismo especializado naquele setor, de forma que impulsione e incentive a melhoria contínua, garantindo, da mesma forma, a realização de todas as atividades com segurança.

É importante ressaltar que não se trata de um método de fiscalização, mas sim uma forma de promover a educação continuada. Além disso, é um processo reservado, no qual, nenhuma informação reunida durante a avaliação será divulgada.

O processo é feito de tempos em tempos, com os objetivos de desenvolver o entendimento estratégico, a otimização da utilização dos insumos e o aumento da produtividade dos profissionais.

Ou seja, uma boa gestão da qualidade resulta em excelência dos processos e procedimentos, na melhoria contínua, na satisfação dos atendimentos e na garantia de segurança e prevenção de riscos no cuidado ao paciente.

A Organização Nacional de Acreditação (ONA), é a responsável pelo processo permanente de avaliação e certificação da qualidade dos serviços de saúde nos hospitais que implementam programas de qualidade.

A gestão de documentos garante a integridade das informações, bem a confidencialidade, autenticidade e segurança, principalmente em relação à sua rastreabilidade.

Dessa forma, para obter o certificado de acreditação, um conjunto de atributos é avaliado, devendo garantir e assegurar aos usuários e profissionais, que os procedimentos médicos, assistenciais e a segurança da informação estão sendo realizados de forma correta e legal.

Isso demonstra que a gestão de documentos hospitalares tem papel fundamental em todo o processo de melhoria dos serviços relacionados a saúde, pois, o gerenciamento contribui no processo de acreditação, afinal, ele assegura que a informação produzida estará segura, garantindo a integridade, confidencialidade, autenticidade e rastreabilidade das informações.

Isso favorece a melhor distribuição dos espaços de guarda de documentos, eficiência e rapidez nas atividades de rotina e controle do documento desde a sua produção até a destinação final.

Portanto, está evidente que a responsabilidade dos hospitais na gestão de documentos assume caráter muito mais complexo, uma vez que ela não impacta somente nos procedimentos internos, mas também na qualidade do atendimento e serviços prestados à população.

Os três principais benefícios do sistema da Gestão Eletrônica nos hospitais

1. Acesso fácil e agilizado às informações

Organizar os documentos de forma coerente e preservar a documentação produzida, são responsabilidades importantes (e fundamentais) de um hospital, contudo, nem sempre é desta maneira que acontece.

Muitas instituições ainda não possuem estrutura para a guarda dessa documentação e isso faz com que os papéis fiquem em locais impróprios e sujeitos à deterioração, o que dificulta radicalmente a recuperação dos prontuários.

Por outro lado, o acesso à informação por meio digital tem ajudado de forma consistente o bom desempenho das equipes médicas no momento em que realizam suas atividades.

A influência está diretamente no acesso às informações, à prontuários antigos, ficha de clientes para exames ou mesmo para resolução de questões do cotidiano.

Em vista disso, a gestão de documentos hospitalares passa a fazer parte do processo institucional, possibilitando a mensuração do procedimento através de indicadores de desempenho.

A gestão de documentos hospitalares também oferece a padronização de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos, visando à preservação e ao acesso às informações de caráter permanente.

Os procedimentos passam a ser integrados com as outras equipes e setores, o que derruba as barreiras dos arquivos médicos, evitando com que ocorra perdas e deterioração, e como resultado, garante a satisfação dos pacientes e dos profissionais envolvidos.

2. Garantia de confidencialidade

A gestão de documentos hospitalares e prontuários médicos garante que todo o conjunto de informações produzidas e recebidas nas instituições de saúde esteja assegurado e o seu acesso permitido apenas para pessoas autorizadas.

O prontuário médico constitui todo o acervo documental referente aos cuidados médicos prestados em favor de um paciente, servindo tanto para a análise da evolução da doença e tratamento como também para fins de estatísticas clínicas e administrativas dos serviços de saúde.

Vale destacar que o prontuário médico é um importante instrumento de defesa, caso o profissional médico venha a ser responsabilizado por algum dano atípico ou indesejado.

Isso significa que é obrigação do hospital implementar uma política de guarda e sigilo do prontuário médico, e a gestão de documentos hospitalares passa a ser a chave nesse processo.

Pela padronização do armazenamento e conservação dos documentos, os prontuários médicos e demais arquivos hospitalares passam a seguir protocolos de acesso. Isso significa que apenas pessoas autorizadas podem acessar e consultar tais documentos.

Vale destacar que o uso da certificação digital já é uma prática bastante difundida dentro de instituições hospitalares, oferecendo, pela assinatura digital, integridade, confidencialidade, autenticidade e não repúdio quanto às informações produzidas e recebidas.

3. Agilidade no atendimento

Há algum tempo, o médico precisava procurar os prontuários dos pacientes manualmente em uma pasta especifica no meio de várias outras, com a gestão de documentos, tudo fica centralizado em um único banco de dados de forma acessível.

Isso não reflete também na segurança no tratamento do paciente, evitando que aconteça erros ou perdas de documentos que podem influenciar no tratamento do mesmo.

É notório que a gestão de documentos hospitalares aumenta e melhora a agilidade no atendimento e serviços prestados à população. Isso porque a humanização e acreditação são fundamentos primordiais nos serviços de saúde prestados.

Dessa forma, entendemos que a digitalização unida ao GED, tem papel fundamental em qualquer empresa ou instituição, independente do porte ou segmento.

Se você gostou desse artigo, então confira o nosso guia completo sobre digitalização de documentos e sane todas as suas dúvidas.

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