Gestão de Cobrança: 9 vantagens oferecidas pelo software GED

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Uma boa gestão de cobrança permite que a empresa tenha sempre recursos disponíveis para investir em seu crescimento, pagar fornecedores, salários dos colaboradores e demais contas fixas e variáveis.

Tendo em vista que a organização envolve também documentos legais, o que significa que você precisa de um software confiável para o processo de coleta e gerenciamento.

Seja você uma empresa grande ou uma startup, todo o sucesso depende do gerenciamento de documentos, portanto,opte ferramentas e softwares certos para aumentar a produtividade e garantir a segurança das informações.

Um bom caminho para que a gestão de cobrança seja bem-sucedida é contar com um sistema simples e automatizado, eliminando os processos manuais que, muitas vezes, são falhos e geram transtornos.

Sabendo disso, veja abaixo as 9 vantagens que do software GED para a Gestão de Cobrança.

1. Comunicação Segura

As informações financeiras de qualquer empresa, devem ser mantidas em segurança e ter elas em papéis, com certeza não é uma forma estável nem confiável de mantê-las armazenadas. Com a digitalização de documentos legais, não existe a possibilidade de haver perdas de dados ou qualquer outra informação sigilosa para alguém não autorizado.

2. Automação e Sincronização de contas

A tarefa de cobrança de dívidas pode manter várias pessoas envolvidas no mesmo trabalho. Com a automação de processos, é possível aumentar a eficiência da equipe dividindo as etapas entre cobrança, processamento de pagamentos e quebra de dívidas. O software GED também é capaz de sincronizar contas diferentes, ou seja, contas sob um devedor comum, acessíveis no mesmo arquivo. Isso permite que você veja a imagem inteira enquanto lida com uma conta individual.

3. Relatório com um Clique

No momento em que você está fazendo a cobrança de uma dívida, precisa visualizar vários documentos e não pode perder tempo procurando informações em lugares aleatórios. Esse é um problema que o software GED pode solucionar, permitindo que você gere relatórios, meça o progresso da cobrança e tenha os documentos sempre à mão.

4. Recuperação mais rápida

A maioria das empresas tem 75% dos seus documentos perdidos em pilhas enormes e 3% são arquivados da forma errada. Esse é um problema que também pode ser solucionado com o gerenciamento de documentos, já que o sistema centraliza e organiza todas as informações em um único local.

5. Facilidade na busca de informações

Procurar por um documento importante e não encontrar, pode exigir um tempo que poderia estar sendo investido em outras áreas ou processos na empresa. A forma mais eficiente de mudar esse cenário é investindo em um sistema de gestão de cobrança, onde todos os documentos são centralizados e classificados de acordo com as suas respectivas funções e setores.

6. Equipe mais produtiva

Uma equipe produtiva é a que consegue trazer mais resultados dentro dos prazos definidos, o que não pode ser feito se não houver a organização de todos os processos e principalmente, dos documentos necessários para dar sequências às funções de cada colaborador. Com o software GED, não existe a necessidade de esperar que terceiros finalizem e enviem um determinado documento, se você tiver autorização, poderá acessar o sistema e visualizar os documentos que precisa de modo instantâneo.

7. Segurança dos dados da empresa

Se você armazena todos os dados da empresa em computadores ou notebooks, poderá ter grandes prejuízos financeiros, caso os equipamentos sejam roubados ou perdidos. Mas essa não será sua única preocupação, já que todas as informações pessoais, corporativas e de clientes, podem ser violadas.

Por isso, é fundamental que todos os dados sejam acessados mediante alguma ferramenta segura, como o software GED. Nele, os usuários só podem acessar os documentos se tiverem login e senha, além da restrição às informações, que pode ser feita pelos gestores.

Outro ponto positivo, é que ele possui a função de backup e faz uma cópia dos arquivos com frequência, garantindo que a empresa sempre tenha uma cópia segura e atualizada disponível para o caso de perdas ou até mesmo alguma pane nos computadores.

8. Acesso às informações de qualquer lugar

Essa é uma das vantagens do software GED, pois não só permite a organização, a boa performance da empresa, como também o acesso rápido aos documentos. Com ele, você pode compartilhar as informações com qualquer pessoa e a qualquer momento, evitando deslocamento e facilitando a tomada de decisões durante negociações.

9. Coleta de assinaturas

O componente mais vital da empresa de cobrança é a capacidade de aceitar pagamentos de várias maneiras. O software GED auxilia justamente nesse aspecto, pois, inclui o recurso de assinatura eletrônica, que já está em conformidade com os regulamentos atuais.

Ele também possui recursos como segurança, flexibilidade e informações que atendem a entrada de contatos e a automação dos processos. Além de ajudar na economia de tempo, também aumenta a produtividade da empresa de modo geral. Considerando todos os métodos de gerenciamento de conformidade e pagamento na gestão de cobrança, é essencial adotar um sistema software otimizado.

Se você gostou desse artigo, então leia o nosso conteúdo complementar sobre como fazer um planejamento estratégico e saiba como implementar esse sistema no seu negócio de maneira eficiente.

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