GED para escritórios de contabilidade

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Cada vez mais as organizações estão entendendo a importância de aderir novas maneiras e meios de administrarem seus documentos, já que a forma tradicional faz com que a quantidade de informações em papel, ocupem muito espaço e prejudique a produtividade e acesso aos documentos.

Com a digitalização eletrônica de documentos (GED), é possível converter essa situação, armazenando e controlando os documentos de uma forma simples e com acesso online aos usuários permitidos.

Esse software é indispensável, principalmente em escritórios de contabilidade, onde o fluxo de informações em papel são relativamente altos. Por isso, neste artigo iremos explicar detalhadamente o é GED e como ele pode influenciar na dinâmica e produtividade do seu escritório contábil.

Você ainda quer saber como é e funciona? Então continue a leitura para saber tudo sobre o software e o que ele pode fazer pelo seu negócio.

Sistema de gestão eletrônica para Contadores

Com o avanço tecnológico, automaticamente nós acabamos processando muitos documentos, principalmente com a internet, onde é possível ter acesso à várias informações e, muitas vezes, para salvá-las, optamos pela impressão.

Mas é justamente aí que está o problema, já que no momento de imprimir um documento, o fato de que eles deverão ser guardados em algum lugar apropriado fica de lado, inclusive, dependendo da quantidade e frequência que isso é feito, a tendência é que o número de papéis aumente com o tempo.

A princípio pode parecer exagero, mas quantas folhas de papel a sua contabilidade imprime por dia? Quantos armários e pastas tem no seu escritório? É nesse embalo que muitas empresas e escritórios acabam se tornando um verdadeiro armazenamento de papéis.

Por outro lado, com o GED é possível gerar documentos eletrônicos e armazenar os que já existem em papel em um sistema totalmente web. Dessa forma, no momento em que você precisar de alguma informação, basta procurar no sistema e em questão de segundos você terá o que precisa.

O que é o GED?

O GED é um conjunto de tecnologias com o objetivo de gerar, arquivar, enviar, compartilhar e localizar documentos digitalizados e digitais. Existem documentos que fazem parte do patrimônio de uma organização por isso, é indispensável preservar a integridade desses documentos, bem como garantir o acesso a informações nas atividades do cotidiano.

Dessa forma, temos clareza sobre a importância do GED, uma vez que ele não vai apenas garantir o armazenamento das informações, como, também, a localização rápida de qualquer arquivo.

Como funciona o Software GED

O software GED é uma suíte de tecnologias cognitivas que permite a administração dos seus documentos de forma digital e partindo deste ponto, percebemos que a tendência é que os arquivos digitais tomarão de vez o lugar dos papéis físicos.

Prova disso, é a nota fiscal eletrônica, que antes precisava ser recebida, conferida, cadastrada no sistema, contabilizada e passar pelo contas a pagar.

Mas atualmente, todos esses processos são feitos em um sistema online, porém, alguns contadores têm dúvidas a respeito do armazenamento e se as notas fiscais eletrônicas realmente passaram por todas essas etapas.

Portanto, vamos apresentar as tecnologias que usamos para resolver essas questões, sendo elas:

  • Document Imaging (DI)
  • Gerenciamento de documentos (DM)
  • Fluxo de trabalho

Calma, sabemos que esses termos talvez sejam uma incógnita para você, por isso vamos ver o que cada um significa e quais são as suas funcionalidades.

1. Document Imaging (DI)

Essa tecnologia tem a função de converter o papel para uma imagem através de um fluxo de trabalho, no qual o documento é digitalizado por meio de um scanner e indexado no metadados, onde serão organizados para facilitar a procura da imagem num momento posterior.

2. Fluxo de Trabalho

Workflow é um módulo adicional e tem a função de criar um fluxo de trabalho. Ele consegue organizar prazos, tarefas, documentos e sincronizar a ação das pessoas, garantindo que todas as tarefas sejam realizadas no tempo previamente definido.

3. Gerenciamento de documentos

Com o GED, é possível fazer o gerenciamento de documentos, usado para rastrear, gerenciar, armazenar e reduzir a quantidade de papéis na sua empresa. Além disso, ele possui um rastreamento de histórico, capaz de manter registrado todas as versões criadas e modificadas por diferentes usuários.

4. Captura dos arquivos

A partir do Software GED, é possível capturar os arquivos, nos diversos formatos já que com essa funcionalidade,a digitalização das imagens também está incluída, promovendo a migração de arquivos físicos para o meio digital. Dessa forma, a captação de formulários e de documentos acelera os processos de negócio, fazendo com que dados sejam transformados em informações recuperáveis.

 5. Processamento de formulários

O processamento de formulário, é uma tecnologia que faz o reconhecimento de dados e para isso, são usadas tecnologias como OCR, ICR e IHR, que são capazes de reconhecer caracteres, letra em fôrma e, também cursiva.

6. Registros e Gerenciamento de Informações

O Registro e Gerenciamento de informações é um sistema que gerencia a criação, manutenção, processamento, disponibilização, armazenamento e descarte de documentos, mediante a categorização e tabelas de temporalidade.

Quais são as suas principais vantagens?

Os documentos fazem parte dos processos em um negócio e está presente em diversos setores. O que podemos perceber é que os benefícios do GED são inúmeros, pois, faz com que a dinâmica e a produtividade dos funcionários sejam impulsionadas. Portanto, confira algumas vantagens!

1. Economia de tempo e espaço

Já que a maior parte dos documentos devem ser guardados durante o período estabelecido por lei na tabela de temporalidade, a procura por espaço para fazer o armazenamento pode se tornar um grande empecilho para os escritórios de contabilidade.

Como solução para esses problemas, a utilização do software GED diminui significativamente o volume de papéis guardados em um escritório, garantindo a durabilidade e segurança dos documentos e, também o ganho de espaço físico.

2. Aumento da produtividade

Além do ganho de tempo, os colaboradores têm mais tempo para investir em atividades estratégias e relevantes, pois, o GED facilita o trabalho integrado entre as equipes, uma vez que os documentos podem ser acessados por diferentes usuários em locais diferentes, otimizando, dessa forma, o fluxo operacional.

3. Segurança

Com o armazenamento dos documentos em nuvem, não existem riscos de que eles possam ser danificados ou extraviados. Além disso, garante a segurança e o sigilo do documento a partir de criptográfica, contribuem positivamente para uma boa gestão.

4. Quais são os seus objetivos primordiais?

O sistema de gerenciamento de documentos é utilizado para transformar os documentos de uma organização em informações acessíveis no cotidiano.

Dessa forma, podemos citar seus principais objetivos:

  • Fazer com que haja transparência em todas as ações administrativas;
  • Permitir o acesso rápido aos documentos e informações importantes;
  • Controlar a organização dos arquivos e o fluxo de documentos;
  • Aumentar a produtividade;
  • Acelerar os processos de avaliação, classificação, guardar, transferência e eliminação de documentos;
  • Controlar a validade dos documentos a partir da tabela de temporalidade;
  • Evitar a criação de novos papéis a fim de colaborar com o meio ambiente.

Estamos caminhando cada vez mais para a redução de papel e o uso do GED é a prova de que os documentos eletrônicos geram mais segurança e otimiza o tempo dos contadores ao procurarem por alguma informação.

Além disso, os custos são cortados radicalmente, uma vez que não é mais necessário fazer cópias e impressões de documentos. Logo, implementar esse software no seu escritório é garantir que os seus resultados sejam impulsionados e este crescimento seja contínuo.

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GED para escritórios de contabilidade

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