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Para muitas pessoas, ter um escritório sem papel soa bastante estranho e confuso, o fato de não existirem documentos físicos traz a sensação de que tudo será perdido ou jogado fora.
Na realidade, milhares de empresas estão migrando do papel para o digital, tornando seu fluxo de trabalho mais ágil e eficaz. É dessa forma que o futuro se comporta, usando ferramentas digitais e abolindo arquivos físicos.
Embora saibamos que alguns documentos não podem ser descartados por conter valor histórico, por exemplo, ainda assim eles podem ser armazenados de uma forma mais segura e organizada, o que normalmente não acontece em um escritório com um volume considerável de papéis.
Bom, para entender como lidar com esses documentos e ter um escritório sem papel, continue lendo o artigo e conheça também as vantagens dessa ação. Vamos lá!
Imagine um escritório sem papel:
De maneira proporcional, pequenas e médias empresas comparadas as grandes, tem menos burocracia, menos regulamentos, consequentemente menos papelada. Portanto, a redução ou até extinção de papel nestes casos não é algo impossível. São processos do escritório sem papel que, ajudam ainda mais o pequeno e médio empreendedor a ter uma organização maior e de mais qualidade sobre seus documentos.
Quais processos o escritório sem papel afeta seu negócio?
- Agilidade na pesquisa de documentos;
- Redução do espaço físico de armazenamento;
- Evita perdas e danos ao documento;
- Localiza e organiza seus documentos automaticamente;
- Entre outras vantagens que a redução de papéis oferece ao meio ambiente.
Escritório sem papel utilizado pelo mundo
Grandes organizações têm adotado o conceito de escritório sem papel nos últimos tempos, com a intenção de reduzir resíduos e diminuir o uso de papel no mercado de trabalho que evolui constantemente.
Um bom exemplo de aplicação do escritório sem papel é o Bank of America, que conseguiu reduzir 25% do seu consumo de papel em 2 anos. Apenas aumentando o fluxo de formulários, documentos e relatórios online. Além de adotar hábitos que tem reflexo em grande escala, como a impressão frente e verso em papéis de menor gramatura.
Quais hábitos devo adotar para iniciar meu escritório sem papel?
Existem alguns processos que devem começar a ser abolidos para futuramente extinguir o papel do seu escritório. Começando pelo fax e impressora, eles são os principais vilões por trás das impressões e do acúmulo de papel desnecessário.
O próximo passo para um escritório sem papel é exigir de clientes e fornecedores o envio de documentos online. Faça com que os processos de digitalização sejam feitos antes de chegar até você. O armazenamento de documentos online é o caminho que deve ser seguido para quem busca facilitar e agilizar sua organização.
O que é preciso para operar o escritório sem papel?
Investimento é algo que sempre será necessário, independente do negócio que se inicia, porém, para uma redução de material físico, como papeis, é preciso CPUs que tenham capacidade suficiente para armazenar arquivos pesados e mesmo assim funcionar com excelência.
Não há surpresas quanto ao investimento, é visível que reduzir o uso de papel a longo prazo trará benefícios. Mesmo que hoje isso não pareça claro, o escritório sem papel estará presente cada vez mais em nosso cotidiano daqui para frente.
Como fazer a digitalização dos meus documentos?
A digitalização de documentos é feita através de scanners, encontrados em qualquer gráfica e podem ser arquivados de forma livre, porém, perigosa, visto que não há nenhuma gestão ou proteção ao seu documento.
Lembrando que o escritório sem papel deve ser feito sempre de forma segura e responsável, através de programas que ajudam e facilitam seu entendimento sobre a digitalização de dados.
É por isso que a Taugor investiu em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos completo, que está sempre recebendo atualizações para proteger as informações e facilitar a organização dos mesmos.
E não se preocupe com os documentos que contém letra de forma ou cursiva, pois a empresa também possui uma suíte de soluções cognitivas, denominada como TAI, que usa inteligência artificial para fazer o reconhecimento dos caracteres.
Sem contar as novas soluções de assinatura digital, workflow, BPMN e dentre outras que estão sendo desenvolvidas e aprimoradas para facilitar ainda mais a gestão dos documentos e permitir que as empresas consigam focar no que realmente é importante e gera receita.
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