O que é Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ECM)?

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O gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) é o conjunto de tecnologias usadas para gerenciar o ciclo de vida de um documento não estruturado, passando pela criação, captura, armazenamento, controle de versão, indexação, gerenciamento, distribuição e eliminação de acordo com a tabela de temporalidade de documentos.

O gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) é um conjunto de processos, estratégias e ferramentas que permitem que a empresa obtenha, organize, armazene e compartilhe informações com colaboradores e clientes de forma rápida e efetiva.

Quem está buscando uma forma de se diferenciar dos concorrentes, investir nos serviços de gerenciamento de conteúdo é essencial. Neste artigo, vamos mostrar o que de fato é a solução ECM, de que maneira ela pode ser usada na sua empresa, quais são as vantagens e outras informações indispensáveis para que obtenha grandes resultados.

Continue a leitura!

Importância de ter um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM)

As empresas geralmente decidem que precisam de uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), depois que percebem que não estão conseguindo lidar com tantas informações em papel e documentos não estruturados, que prejudicam a eficiência dos processos.

Aquelas que buscam crescer de forma escalável, precisam proteger os conteúdos empresariais, que são importantes para a conformidade regulamentar e precisam ser armazenados com segurança, mesmo que não sejam acessados com frequência.

As ferramentas eficazes de ECM ajudam a empresa a lidar com documentos acumulados, produzidos e recebidos diariamente, controlando todos de forma adequada em um sistema centralizado, visto que grande parte pode estar armazenados em vários lugares como desde pen drives, desktops e computadores que, muitas vezes, são vulneráveis e podem ser facilmente corrompidos, violados ou extraviados.

O que o sistema ECM faz?

O software ECM é uma tecnologia usada para capturar, gerenciar, armazenar e controlar o conteúdo da empresa que, por sua vez, não são apenas papéis, mas também imagens, e-mails, mensagens de texto, mensagens de mídia social, vídeo e outros. Tudo isso serve para apoiar os processos organizacionais.

Como aplicar no dia a dia

O ECM funciona a partir das seguintes etapas:

  • captura;
  • gestão;
  • entrega;
  • retenção.

Captura

Esse sistema é capaz de capturar conteúdos de diversos formatos, isso pode envolver a conversão de documentos em papel para formatos digitais, diretórios de rede, aplicativos, conteúdos encontrados na web, entre outros.

Para isso, é importante obter e coletar esses arquivos e disponibilizá-los para consulta de uma forma estruturada, para que todas as informações fiquem organizadas. As informações capturadas podem incluir estatísticas, planilhas ou contratos.

Por isso é importante manter seu conteúdo documentado de forma estruturada, visto que também resultam em dois grandes benefícios: otimização de tempo e redução de erros nos processos internos/externos.

Gestão

A gestão de conteúdo é bem simples, baseadas em apenas três pontos que precisam ser direcionados para os responsáveis de acordo com as suas responsabilidades. São elas:

  • Conectar
  • Modificar
  • Empregar as informações

O ideal é que esses pontos sejam gerenciados por um software colaborativo, que permita o acesso através de dispositivos móveis.

Entrega

O sistema consegue certificar a autenticidade de um arquivo, conferindo de houve algum tipo de adulteração, antes do envio. Isso torna os processos mais seguros, confiáveis e organizados. Além de permitir que eles sejam compartilhados com outros colaboradores, agilizando a tomada de decisão durante as negociações e melhorando a dinâmica das equipes.

Qual a diferença entre GED e ECM

Não há nenhuma diferença entre os dois sistemas.

O software GED é utilizado para fazer o gerenciamento de documentos eletrônicos, enquanto o ECM, também. A única diferença é que a sigla foi criada para que os sistemas designassem algo em seu idioma de origem.

Mas é comum haver confusão e acreditar que o ECM pode ser uma versão superior ao GED ou então que o GED é voltado para gestão de documentos e o ECM ofereça soluções mais desenvolvidas e propícias para projetos maiores. Quando na realidade, trata-se da mesma solução.

Como usar o sistema ECM

Talvez não perceba, mas você está a todo momento usando algum documento da sua empresa. Logo, o sistema ECM está relacionado a ações como:

  • a gestão de documentos e registros;
  • a definição dos fluxos de trabalho;
  • a elaboração de pesquisas e arquivamentos;
  • a gestão de contratos.

Você consegue visualizar o quanto o sistema ECM consegue simplificar o trabalho das empresas com licitações e alvarás, relatórios e contratação de funcionários, dentre outras atividades que devem ser realizadas todos os dias?

O objetivo principal é otimizar todos os processos manuais, considerados burocráticos, dando lugar a alternativas mais modernas de práticas. Isso influencia diretamente na produtividade e na dinâmica das equipes, e consequentemente, no crescimento da empresa.

Principais benefícios do Gerenciamento de Conteúdo Corporativo

Coletar e controlar o conteúdo disperso

Gerencie as informações não estruturadas, independente do local em que elas estejam. Ou seja, em vez ter os conteúdos dispersos e em locais, algumas vezes, inapropriados, eles passam a ser controlados e acessados em um sistema centralizado.

Restringir o acesso aos documentos

Com o gerenciamento de conteúdo corporativo, os colaboradores conseguem ter acesso aos documentos com mais facilidade, sem a intervenção de terceiros, bastando apenas que eles tenham acesso aos mesmos. E não é somente a praticidade que é um ponto positivo, como também a segurança e conformidade regulatória em setores jurídicos e financeiros, por exemplo.

Melhorar o gerenciamento de registros

Com uma solução ECM, a empresa pode escolher quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo e, em seguida, configurar a eliminação automática dos mesmos, a partir da tabela de temporalidade e, também segundo as normas da CONARQ.

Controlar o Ciclo de Vida das Informações

Ao armazenar conteúdo e dados em conformidade regulamentar usando a solução ECM, a empresa consegue controlar o ciclo de vida das informações, com trilhas de auditoria, restrições de acesso, políticas de retenção de conteúdo dentre outras funcionalidades que influenciam na proteção dos dados da empresa e também dos clientes.

Acelera os processos de negócios

Tenha agilidade em seus processos de negócios através do ECM, que facilita a tomada de decisões através do compartilhamento de documentos e assinatura eletrônica. Isso torna as atividades diárias mais eficientes e econômicas, evitando deslocamento e burocracias com troca de contratos, assinaturas e afins.

Extra

Uma pesquisa feita pela AIIM sobre documentos digitais, concluiu que 45% das empresas que investiram em documentos eletrônicos tiverem retornos de investimentos satisfatórios em até um semestre. A metade das empresas chegaram à conclusão que houve melhorias significativas no atendimento aos clientes. Veja um resumo dos resultados obtidos pela pesquisa:

  • 66% perceberam ampliação no uso de documentos que já nascem no meio digital;
  • 50% dizem que seu atendimento aos clientes se tornou mais rápido;
  • 42% afirmam que a expansão da produtividade foi a principal recompensa;
  • 65% das companhias ainda assinam documento em papel;
  • 43% dizem que a remoção de documentos físicos deveria estar entre as principais metas-estratégicas para consolidar a transição do papel para o meio digital.

Usar o sistema ECM é garantir agilidade e eficiência na organização dos documentos. Esse tipo de recursos tem tecnologias que beneficiam a gestão de documentos, conteúdos e informações. Por isso é importante que a sua empresa invista nesse sistema que também é um diferencial competitivo no mercado.

Entendeu o que é Gestão de Conteúdo Corporativo? Então leia o nosso guia completo de Digitalização de Documentos.

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