Entenda o que são documentos estruturados e não estruturados

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Você sabe qual é a diferença entre documentos estruturados e não estruturados?

Manter os documentos de uma empresa organizados e sempre à mão é um desafio, portanto, saber disso é fundamental para manter uma boa gestão dos seus documentos, pois, isso faz com que a dinâmica da empresa seja fluente e alcance grandes resultados.

Neste artigo, iremos abordar este assunto e, também, apresentar características importantes que você deve considerar ao escolher um scanner e software GED.

Ficou curioso? Vêm comigo!

Conheça as tecnologias que extraem dados dos documentos

Seja qual for o porte ou segmento, todas as empresas que estão ativas no mercado recebem e enviam diversos tipos de documentos, todos os dias.

Por isso, é necessário criar processos de envio, recebimento, organização e armazenamento para que tudo possa ser acessado de forma ágil e segura.

E para que isso possa de fato acontecer, é preciso investir em um software GED, que nada mais é que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Alguns possuem leitores OCR, uma tecnologia capaz de reconhecer caracteres, no caso do nosso Taugor GED, já possuímos o ICR, reconhecimento de letra em fôrma e o IHR, que é uma tecnologia exclusiva nossa, capaz de reconhecer letra cursiva.

Essas tecnologias funcionam muito bem para reconhecer as letras e caracteres de imagens, pdf e outros tipos de documentos já em formato digital.

Por outro lado, os documentos não estruturados são mais difíceis de serem lidos de uma forma automática, o que requer mais trabalho, já que as informações nem sempre podem ser extraídas de uma forma automática.

Diferença entre documentos estruturados e não estruturados

1. Documentos Estruturados

Os documentos estruturados são aqueles que possuem áreas pré-estabelecidas por campos ou linhas. Isso significa que o mesmo tipo de informação poderá ser localizado sempre na mesma região do documento.

Um bom exemplo são os Boletos Bancários, porque nesse tipo de documento, o nome do destinatário, valor e a descrição do produto possuem um campo fixo, ou seja, todas as informações estarão no mesmo lugar, sempre.

Entenda o que são documentos estruturados e não estruturados

Dessa forma, fica mais fácil para o OCR identificar a informação contida naquela imagem, já que ele sabe que todo o texto coletado no espaço determinado faz referência à descrição do produto.

Com isso, ele cria índices de armazenamento para quando for digitado o produto, ele possa encontrar as informações solicitadas a partir dos dados coletados na sessão do documento.

Isso permite que empresas de crédito verifiquem e comparem a veracidade dos dados enviados por clientes antes de realizar alguma aprovação.

A vantagem é que quase não há necessidade de alguém fazer essa tarefa, pois, todas as ações são automatizadas, permitindo que o analista somente valide algum dado que não pôde ser lido pela ferramenta.

2. Documentos não estruturados

Por outro lado, um modelo de documento não estruturado são os contratos, isso porque em um contrato não existe um padrão ou campo fixo em que a informação se enquadre logo, fica difícil para o software identificar do que se trata aquele dado.

Ou seja, documentos estruturados são aqueles divididos por colunas, seções ou linhas pré-estabelecidas, onde cada informação possui um campo específico para ela.

Já os documentos não estruturados, geralmente contém apenas texto e as informações não possuem campos fixos para serem inseridas.

Entenda o que são documentos estruturados e não estruturados

Saiba quais são as características de um scanner adequado

Como falamos no início do artigo, é importante você ter em mente algumas funcionalidades que seu scanner deve ter, entre elas sãos:

  • Tamanho do documento: A4, carta, e entre outros;
  • Quantidade de documentos: Scanners possuem capacidades de impressão definidas como PPM, ou seja, páginas por minuto. Lembre-se de mensurar quanto de documento você precisará digitalizar por dia;
  • Frente e verso, pois, não são todos os scanners são capazes de digitalizar dessa forma.

Aliás, uma dica que poderá influenciar na organização dos seus documentos, é a criação de índices de todas as informações que forem digitalizadas, para facilitar no momento da procura.

Isso quer dizer que você poderá digitar o nome do arquivo, data ou ordem de importância nos campos de buscas, dentro do software GED, e localizar os documentos.

Porque escolher um software GED

Utilizar o software GED é garantir que todos os documentos serão organizados de uma forma impecável, proporcionando, inclusive, mais praticidade nas tarefas do dia a dia.

Além disso, é possível transformar a dinâmica das empresas permitindo que os colaboradores foquem em tarefas importantes e não percam mais tempo manuseando documentos em papel.

Dentro do software GED, você pode categorizar todos os documentos e segmenta-los da forma que quiser, podendo, também, ter acesso a eles a qualquer momento do dia, já que existem empresas, como de contabilidade, que precisam dessas informações constantemente.

Acho importante mostrar algumas funcionalidades importantes que o software GED precisa ter e que o nosso possui, inclusive, tecnologias exclusivas. Confira:

  • Controle De Versão e Auditoria;
  • WORKFLOW – BPM;
  • Gestão De Guarda Física – WMS;
  • Compartilhamento Externo e Seguro;
  • Gestão: Contratos E Validade;
  • Seguimos E-ARQ | CONARQ | SIGAD;
  • Processamento Inteligente: OCR, ICR, IHR, OMR, MICR.

Diante de tudo que vimos até agora, espero ter ajudado você a ter clareza sobre a diferença de documentos estruturados e não estruturados, scanners necessários e, também o software certo para a sua empresa.

A partir de agora, você passou a saber a diferença de um documento estruturado e não estruturado, bem como as principais características que devem ser levadas em consideração no momento de escolher um scanner e software GED.

Quer saber mais sobre outros assuntos relevantes para manter a organização da sua empresa e, também, mudar a dinâmica dos colaboradores para obter mais resultados? Então, assine a nossa Newsletter e recebe conteúdos novos toda a semana!

Entenda o que são documentos estruturados e não estruturados

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