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Digitalização empresarial: 9 passos mais rápidos para transformar o seu negócio

6 minutos para ler

A gente sabe que a tecnologia já faz parte da nossa rotina, não só pelos smartphones e meios de comunicação, mas pelo fato de estar presente no trabalho, na rua, no carro, no mercado, e em todos os lugares onde é possível automatizar algo através da tecnologia.

A digitalização empresarial é uma dessas tecnologias do trabalho, uma qualidade que todas grandes empresas estão adotando, e não à toa, pois digitalizar documentos quer dizer economizar tempo e dinheiro em busca de arquivos e contratos espalhados na sua enorme papelada, que se acumulou com o tempo.

Entenda agora como você vai fazer para digitalizar todos seus arquivos físicos de forma simples e rápida, são 9 passos para você transformar sua gestão de documentos através da digitalização empresarial. Em algum momento você precisara do auxílio de ferramentas para trabalharem por você, mas não se preocupe, vou te explicar exatamente como você deve agir com elas, acompanhe:

Processo para a digitalização empresarial:

1 – Faça um levantamento de todos os seus documentos, físicos e eletrônicos. 

Determine todos os diferentes modelos de documentos que você usa atualmente, bem como sua localização atual. Pense em todos os documentos que são preenchidos por clientes e funcionários. 

Ao criar uma lista abrangente, você pode integrar documentos existentes ao plano e saber exatamente que tipo de documentos sua empresa cria e utiliza regularmente.

2 – Determine as prioridades para digitalizar os documentos 

Embora possa ser tentador mudar para um sistema completamente eletrônico, uma abordagem em fases geralmente funciona melhor. Uma maneira de começar a introduzir a digitalização empresarial é iniciar pelos modelos de documento que apresentam mais erros. Em seguida, priorize os outros tipos de documentos para adicionar ao processo.

3 – Crie um processo para digitalizar os documentos. 

Decida quando os documentos serão digitalizados e quem será digitalizado. Escreva o fluxo de trabalho exato do processo e procure falhas que você pode eliminar antes de iniciar a digitalização. 

Ao criar um processo simplificado que funcione com o fluxo de trabalho atual do seu escritório, sua empresa pode obter os ganhos de maior valor com a menor quantidade de gasto. Essa é a função da digitalização empresarial, poupar dinheiro e lucrar com isso.

4 – Decida sua estratégia de armazenamento de documentos. 

Em vez de gabinetes de arquivos físicos, seus documentos digitalizados permanecerão na rede ou na nuvem, guardados por ordens previamente feitas. Determine o local e a organização de armazenamento mais eficazes com base no fluxo de trabalho do seu escritório.

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5- Defina uma política de acesso para documentos. 

Observe os diferentes tipos de documentos e determine quem precisa acessar cada um. Trabalhe com o departamento de TI para criar uma política de acesso no nível do documento. Ao controlar o acesso a cada documento, você aumenta a segurança das informações e diminui a responsabilidade em caso de roubo ou violação.

A digitalização empresarial preza pela segurança e qualidade sempre, a sugestão é não disponibilizar para quem não precisa, documentos seguros são essenciais para qualquer empresa.

6 – Trace um plano de gerenciamento de documentos. 

É tentador pular a etapa de criação de um plano formal. Mas na verdade, tanto o processo de criação do plano quanto o ato de ter uma política por escrito, aumentam suas chances de obter todos os benefícios do uso da tecnologia de digitalização de documentos.

Dentro do processo de digitalização empresarial é preciso obter a adesão dos funcionários, por isso envolva as pessoas que serão mais afetadas pelo novo sistema para documentar o novo processo e fazer com que outros membros da equipe analisem o processo. Certifique-se de incluir pessoas de todas as funções nos negócios da equipe, incluindo subscrição e reivindicações.

7 – Hora de colocar o plano em prática. 

Usando uma abordagem em fases, determine a data para iniciar a fase 1 do novo processo. Forneça treinamento a todos os funcionários envolvidos e reserve um tempo para resolver quaisquer preocupações sobre o processo. Explique como a tecnologia de digitalização de documentos e o novo processo podem ajudá-los a realizar seus trabalhos com mais eficiência e oferecer mais tempo para ajudar os clientes. Como a tecnologia reduz erros, eles gastam menos tempo corrigindo problemas e lidando com as frustrações dos clientes causadas por esses erros.

8 – Revise o processo de gerenciamento de documentos e faça alterações. 

Depois que a fase 1 estiver em movimento há várias semanas, peça a uma equipe que fale sobre o que está funcionando e o que precisa ser aprimorado dentro do processo de digitalização empresarial. Atualize a política de gerenciamento de documentos e incorpore as alterações para melhorar o processo do seu escritório.

9 – Adicione modelos de documento extras ao seu sistema de gerenciamento.

Agora que sua equipe possui o processo geral, comece a expandir o uso da tecnologia. Trabalhando juntos e criando um processo que funcione para o seu fluxo de trabalho, sua equipe pode ver melhorias drásticas na produtividade e no atendimento ao cliente.

A implementação de um sistema de gerenciamento de documentos bem-sucedido ajuda a reduzir erros e aumentar a produtividade. Se você também quer ter sucesso nos negócios, deve começar por uma boa gestão, estruturada, estrategicamente pensada e segura.

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Digitalização empresarial: 9 passos mais rápidos para transformar o seu negócio
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