Digitalização de Documentos Públicos: como reduzir custos com papéis e obter mais produtividade no dia a dia

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Sempre que alguém precisa ir até um órgão público, tende a reclamar do atendimento e caracterizam os serviços prestados, como lentos e burocráticos.

Para mudar esse cenário, foram implementadas tecnologias com o objetivo de facilitar as atividades realizadas pelos funcionários, e uma das principais mudanças é a digitalização dos documentos.

Os órgãos públicos que desejam agregar valor aos serviços que são prestados à sociedade, precisam estar atentos e acompanhar os avanços que visam melhorar a produtividade no dia a dia.

Portanto, neste artigo, você vai aprender sobre os pilares da digitalização de documentos públicos e como isso influência nos resultados dos serviços prestados aos cidadãos.

O impacto da tecnologia no setor público

A Secretaria de Gestão Pública (Segep) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP), encerrou o processo de digitalização e migração de documentos de meios físicos para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Com oito mil processos no sistema, a Segep se torna a primeira secretaria a fazer a gestão documental integralmente pelo SEI.

A Segep estima reduzir em 68% os gastos com papel, em 62% os gastos com impressão, em 55% o custo com o aluguel de equipamentos de impressão, e em 100% o gasto com o material de montagem dos processos, como capas e grampos. Além da economia com estes insumos, o tempo médio da gestão de documentos e processos será reduzido em 90%.

Fonte: Ministério do Planejamento.

Atualmente, é inviável que órgãos públicos lidem com milhares de pessoas sem a ajuda de tecnologias desenvolvidas exatamente para facilitar a execução dos processos. As mudanças, como um todo, influenciam diretamente no atendimento, na produtividade, na dinâmica e, principalmente, na redução de custos e despesas, permitindo que a verba seja investida em locais que realmente precisam.

Pilares da Digitalização de Documentos Públicos

1. Organização na gestão de processos

Com o software GED, você pode fazer a revisão e a gestão de todos os documentos, desde a criação, passando pela tramitação até o momento da interação com o usuário. A solução permite que os processos sejam mais ágeis, já que as informações estão centralizadas em um único sistema e podem ser acessados a qualquer momento.

Dessa forma, basta apenas que o colaborador acesse o servidor e encontre o documento que precisa naquele momento. Diferente de quando ainda eram papéis, em que a busca era feita de forma manual em diversas pastas e armários.

2. Infraestrutura e tipos de solução

Um aspecto que precisa ser avaliado, é a infraestrutura e os tipos de soluções que estão sendo usadas pelos órgãos públicos. Essas soluções são softwares e sistemas programados, que precisam de uma infraestrutura adequada, como internet de boa qualidade. Caso contrário, os processos irão continuar lentos e podem sofrer atrasos.

3. Recursos estratégicos

A digitalização de documentos e o software GED, são definições de recursos estratégicos, visto que, de nada adianta possuir sistemas com diversas funcionalidades, se nenhuma delas seve para agilizar os processos. No casos dos órgãos públicos, os gestores precisam questionar se realmente os equipamentos e sistemas vão de encontro aos que é necessário e se possuem potencial para solucionar gargalos enfrentados diariamente.

4. Qualidade e confiança

Conhecer o sistema de gerenciamento eletrônico que será aderido, para guardar e organizar os documentos digitalizados, é fundamental para evitar futuros problemas, pois, caso as funcionalidades do software não sejam intuitivas, pode fazer com que as equipes tenham retrabalhos, o que gera perda de tempo e custos financeiros.

5. Agilidade

A agilidade também deve ser primordial, especialmente quando se trata de digitalização de documentos públicos, visto que a ideia é descomplicar os procedimentos, ou seja, as soluções são padronizadas com o intuito de permitir que os fluxos de trabalhos se desenvolvam de forma otimizada.

6. Engajamento da equipe

Para que tudo ocorra de acordo com o planejamento, a equipe precisa estar apta a usar o novo sistema e familiarizada com as novas ferramentas, tanto de digitalização quanto de gerenciamento eletrônico.

A partir do momento em que isso sair do papel, a rotina das equipes passará a ser mais produtiva. Dessa forma, não só os órgãos públicos são beneficiados, como também os cidadãos, para quem os serviços são prestados.

Tratando-se de economia, o recebimento e distribuição de verbas acaba sendo influenciada, pois, os gastos desnecessários com papéis, tintas e impressoras, reduz de forma drástica, e o tempo que os colaboradores perdiam a procura de um documento, agora é investido em estratégias que visam resultados reais.

Benefícios da Digitalização de Documentos Públicos

1. Maior Produtividade

Em média, um colaborador demora cerca de 12 minutos para encontrar um documento em papel. Por outro lado, com a digitalização de documentos, o mesmo arquivo pode ser achado em instantes. Isso faz com que as equipes consigam acessar e compartilhar as informações sem perder tempo.

2. Redução de custo 

Os custos com impressões, tintas e papéis chegam a ser impressionantes, além de envolver equipamentos, manutenção e espaço físico. Com a digitalização de documentos públicos, você pode reduzir esses gastos e investir em outras áreas mais importantes.

3. Facilidade em acessar os documentos 

Os documentos que foram digitalizados podem ser facilmente encontrados através do sistema de gerenciamento eletrônico, em qualquer lugar e a qualquer momento. Além disso, com o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), é possível encontrar as informações de forma ainda mais rápida, apenas digitando uma palavra-chave dentro do documento em questão.

Por exemplo, se está lendo um documento e precisa encontrar a informação onde está especificada uma multa, basta digital: multa, e então o sistema mostrará todas as linhas que contém essa palavra, isso evita que você perca tempo lendo o documento inteiro.

4. Segurança aprimorada 

Os documentos digitalizados são rastreáveis, é por isso que somente determinados usuários podem acessar os documentos e os fluxos de trabalhos de acordo com a permissão concedida pelos responsáveis, o que aprimora a segurança contra roubo ou violação.

5. Preservação das informações 

Os documentos em papel correm risco de serem danificados, ou ainda extraviados. Com a digitalização, eles não ficam vulneráveis, mas são guardados em um sistema totalmente online.

Contudo, ainda que os documentos em papéis sejam convertidos para o meio digital, nem todos devem ser descartados, a não ser que tenham cumprido o prazo de validade e não são mais úteis, ou não possuem valor histórico. Caso contrário, procure um ambiente adequado para os documentos permanentes, como armazéns de guarda física.

6. Ganho de espaço físico

Como o número de documentos acumulado, principalmente órgãos públicos, tende a crescer com o passar dos anos, é natural que a maioria dos responsáveis busquem lugares desocupados no próprio ambiente de trabalho, para guardar os papéis.

Em alguns casos, até alugam um escritório ou salas para armazenarem os documentos, porém, isso acaba gerando cada vez mais despesas, além do perigo de danos e perdas de informações, pelo fato do ambiente não ser adequado.

Na maioria das vezes, os documentos que estão guardados em caixas, armários e salas, não possuem mais valor funcional ou histórico e podem ser descartados, o que consiste na liberação de espaço físico que pode ser aproveitado para outras funções, e não como depósito de papéis.

Desde empresas privadas aos órgãos públicos, a digitalização de documentos tem permitido a padronização de processos internos, redução de custos e fluxos de trabalhos mais eficientes, o que garante a qualidade no atendimento aos cidadãos. Pode-se dizer que este é o primeiro passo para a transformação digital e, consequentemente, ao modo como os serviços públicos são realizados.

Se você gostou deste artigo e deseja aprender mais sobre digitalização de documentos públicos, leia o nosso artigo completo sobre perda de dados.

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