Fique por dentro das novas exigências do MEC para IES e quais são os prazos para se adequar.

7 minutos para ler

A digitalização de documentos para Instituições de Ensino Superior (IES), tem o objetivo de garantir a integridade e autenticidade das informações que circulam pelos setores, e se tornou obrigatória a partir do Decreto Federal n.9.235 de dezembro de 2017.

Portanto, as instituições de ensino devem fazer a digitalização do acervo acadêmico em até 24 meses, e essas ações não só beneficiam a mesma, como também os alunos e egressos, pois, proporciona segurança para ambas as partes.

Contudo, como fazer a digitalização de todos os arquivos acadêmicos de forma segura? É o que vamos mostrar no decorrer do artigo. Continue a leitura!

Entenda o que é o Decreto do MEC 9.235

O Decreto 9.235 exige que as instituições de ensino superior direcionem os seus acervos acadêmicos para o meio digital, que nada mais é que o conjunto de informações relacionadas aos registros dos estudantes que foram produzidos ou recebidos pela instituição.

O que deverá ser digitalizado?

Tanto as IES, quanto suas mantenedoras, são obrigadas a manter sob sua própria custódia, os documentos com as informações acadêmicas dos estudantes. Dentre os documentos que precisam ser digitalizados, estão:

  • a grade e matriz curricular;
  • calendário acadêmico;
  • histórico escolar;
  • avaliações;
  • atividades complementares;
  • ofertas de disciplinas;
  • processo seletivo;
  • entre outros.

Esses documentos fazem parte do acervo acadêmico e precisam estar disponíveis digitalmente em até 24 meses. Além disso, as instituições deverão contar com um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança das informações relativo a essa ação.

Qual o prazo que as IES têm para atender ao Decreto?

Segundo o MEC, o prazo para que os documentos sejam convertidos digitalmente é de dois anos a partir de abril de 2018. Ou seja, os cursos de graduação e pós-graduação deverão se adequar as exigências até abril de 2020 e, isso vale tanto para a modalidade presencial quanto a distância.

E, para garantir que as normas sejam seguidas, serão realizadas supervisões por meio de ações preventivas ou corretivas. Mas o maior problema não é se adequar, e sim, a forma como a digitalização pode ser feita.

Isso porque a digitalização do acervo acadêmico deve ser feita com qualidade e segurança, e muitas IES não possuem os equipamentos necessários para garantir a integridade e autenticidade dos documentos.

O que pode ser apresentado como solução, é a terceirização desse serviço para empresas especializadas na área, que neste caso são empresas de digitalização e gestão eletrônica de documentos.

Essas exigências visam o bom desempenho da instituição quanto a forma como lidam com seus alunos e egressos, em vista disso, os benefícios dessas ações são:

  • Agilidade no atendimento;
  • Mobilidade para análise e aprovação de documentos;
  • Integração de dados, informações e documentos com outros sistemas acadêmicos e portal do aluno;
  • Acesso instantâneo simultâneo a informações;
  • Otimização de fluxos e processos de trabalhos;
  • Eliminação do risco de extravio de documentos;
  • Gestão do ciclo de vida dos documentos digitais;
  • Redução e otimização de espaços físicos para armazenamento de arquivos;
  • Implementação de secretaria digital – sistema de gestão acadêmica automatizado;
  • Segurança com assinatura digital ICP Brasil;
  • Otimiza o egresso dos alunos;
  • Prontuário eletrônico de alunos;
  • Digitalização descentralizada para captura de documentos;
  • Redução de tempo no trâmite de processos.

O que é a Portaria 315/18 do MEC?

A Portaria 315/18 foi elaborada para atualizar os termos apresentar na Portaria 22, que dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior, tanto na modalidade presencial quanto a distância.

Para garantir ainda mais a segurança das informações, as instituições também contarão com comitês para implementar algumas políticas voltadas aos registros acadêmicos.

Inclusive, segundo a portaria, a digitalização também garante a confiabilidade, a autenticidade, a integridade e a durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.

Regulamentação para emissão do Diploma Digital

A Portaria 554/19, regulamenta a emissão do Diploma Digital. Essa Portaria também exige a utilização do certificado digital ICP-Brasil, que garante a autenticidade e a validade jurídica dos documentos.

Portanto, ficou regulamentada o uso em todo o território nacional, assim como os registros dos estudantes e o histórico escolar. É importante ressaltar, que o período para que as instituições se adequem as essas exigências, também é de 24 meses.

Essas mudanças visam melhorar o aproveitamento de recursos disponíveis, sem transferir a burocracia existente para o ambiente virtual, preservando as mesmas condições e garantias dos diplomas físicos.

Como fazer a Digitalização e a Gestão dos acervos

A digitalização é a conversão de um documento em papel para o meio digital, e isso pode ser feito através de um scanner profissional. Em seguida, é importante utilizar o software GED para armazenar e fazer a gestão dos documentos em um sistema online.

Os benefícios que podem ser alcançados com essas ações, são:

  • Preservação e integridade dos detalhamentos dos registros acadêmicos;
  • Rastreabilidade, segurança e recuperação de informações acadêmicas;
  • Controle das atividades envolvendo a gestão dos documentos eletrônicos;
  • Controle sobre acesso, reprodução e compartilhamento das informações acadêmicas;
  • Utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil.

Como é feita a Implementação da Política de Gestão Documental

A aplicação da Tabela de Temporalidade garante a prescrição legal e administrativa dos documentos nas fases: corrente, intermediário e permanente, a partir da Portaria AN/MJ Nº 92, de 23 de setembro de 2011, que dispõe sobre os prazos de guarda e destinações finais

Utilização do sistema CEDOC

É obrigatório que as Instituições de Ensino Superior mantenham sob custódia e disponíveis os documentos físicos e digitais, tanto produzidos quanto recebidos, no mesmo endereço institucional para o qual foi credenciada.

Portanto, deve ser implementado a utilização do CEDOC, sistema que faz o controle da guarda física dos documentos, gerando protocolos de tramitação de documentos, descarte, envio e recebimento. Contudo, os documentos que possuem valor histórico ou permanente, não poderão ser descartados.

Responsabilidade do dirigente da IES e representante legal

O Dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são responsáveis pela guarda e manutenção permanentemente das condições de:

  • Integridade;
  • Organização;
  • Preservação;
  • Acesso aos documentos acadêmicos.

Por isso, é importante implementar instalações físicas para facilitar as atividades de armazenamento e acesso ao acervo acadêmico. O representante também responderá, nos termos de legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo, assim como em casos de negligência ou tentativa de fraude e extravio.

Inclusive, a manutenção do acervo acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas na Portaria, poderão ser caracterizadas como irregularidade administrativa, porém sem prejuízos dos efeitos da legislação civil e penal.

O representante legal, também deve manter atualizado, junto ao MEC, as informações sobre a localização do acervo e quanto à responsabilidade pela emissão de documentos. Lembrando que a IES e a mantenedora terão o prazo de seis meses para a emissão de todos os documentos acadêmicos, como registro e a entrega aos egressos.

Essas mudanças têm o objetivo de facilitar os problemas das Instituições de Ensino Superior (IES), e para que isso possa acontecer de forma uniforme, foi dado um prazo de até 24 meses para as mesmas se adequem às exigências. Ressaltando que, caso não seja as IES não seguirem as normas previstas, poderão levar multas.

Por isso, fique atento para não perder nenhum prazo e, se ainda tiver alguma dúvida, fale com nossos especialistas que eles irão orientar você.

Posts relacionados

Deixe um comentário