Digitalização de Documentos: O guia completo!

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Os avanços tecnológicos não têm só como objetivo transformar a forma como nos comunicamos, mas, também, influenciar na maneira como administramos negócios e principalmente, a digitalização de documentos.

Há alguns anos, quando você entrava em um escritório haviam diversos armários para guardar documentos. Muitas vezes, isso era um desperdício de espaço e de tempo, pois, imagina um funcionário ter que procurar um documento no meio de milhares?

Hoje, temos a tecnologia a nosso favor e você precisa saber como a digitalização de documentos pode ajudar alavancar seu negócio permitindo que a dinâmica da empresa seja transformada e traga mais resultados.Neste artigo, vamos falar sobre:

  • O que é digitalização de documentos e como fazer;
  • Porque você deve digitalizar seus documentos;
  • Como funciona o processo de digitalização;
  • Equipamentos necessários para realizar os processos;
  • Quais as vantagens de realizar a digitalização;
  • Qual a diferença entre um documento digital e digitalizado;
  • Como garantir a segurança das informações;
  • Diferenças entre Assinatura Digital e Eletrônica;
  • Softwares para gerir todas as informações convertidas para o formato digital;
  • Certificado Digital ICP-Brasil.

Quer entender melhor sobre o porquê de esse processo ser tão importante para um negócio? Continue lendo e veja o que preparamos sobre digitalização de documentos!

1. O que é Digitalização de Documentos?

A digitalização de documentos é o processo em que os documentos físicos são convertidos para um formato digital através de equipamentos e softwares.

Pode parecer algo simples, mas somente quem lida com documentos todos os dias entende que a digitalização influência diretamente na dinâmica e organização das empresas, uma vez que torna possível pesquisar e encontrar documentos de uma forma rápida, além de mantê-los seguros de extravios ou danos irreversíveis.

Inclusive, essa tecnologia serve para qualquer segmento, pois, ela facilita muito a agilidade no atendimento das demandas dos setores.

E para impulsionar ainda mais os resultados da digitalização, foram desenvolvidos diversos softwares, bem como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, nele é possível consultar backups de arquivos, garantindo a segurança de toda a documentação gerada na empresa.

O acesso é fácil, seguro e permite que o arquivo digital seja visualizado e atualizado a qualquer momento, desde que o computador tenha autorização, mediante a utilização de senhas. Isso é importante para manter o sigilo profissional e segurança dos dados.

Contudo, para digitalizar um documento é preciso ter alguns cuidados como: retirar os grampos e metais que possam atrapalhar ou ainda, estragar os papéis e o equipamento.

Em seguida, basta scannear e arquivá-los de acordo com o tipo em pastas segmentadas.

Essa é uma forma de deixar os dados disponíveis para os colaborares e dar mais agilidade à busca dos documentos, uma vez que também podem ser compartilhados.

Porém, é importante saber que a digitalização é bem diferente de um documento digital, já que o segundo nasce no meio eletrônico e tem a sua garantia devido ao uso de um certificado digital.

Por outro lado, a digitalização de documentos consiste na conversão de arquivos em papel para um meio digital.

2. Por que você deve digitalizar seus documentos?

A lista de benefícios a partir do momento em que uma empresa passe a usar os seus documentos de forma digital é imensa. Confira:

  • redução de custos com a eliminação de papel;
  • contribuição com o meio ambiente;
  • segurança e organização dos documentos;
  • acessibilidade e mobilidade corporativa proveniente dos dados em nuvem;
  • agilidade no manuseio e na organização de documentos;
  • garantia de validade jurídica;
  • redução do risco de fraude;
  • possibilidade de realizar assinaturas digitais e eletrônicas, processo que envolve inúmeras outras vantagens que o documento físico não permite.
  • acesso às informações de qualquer lugar do mundo e de qualquer dispositivo.

Esses são apenas alguns dos principais benefícios que a digitalização pode proporcionar para as empresas, ainda que cada uma tenha a sua realidade, como porte e segmento, o processo é indispensável para quem quer continuar crescendo no mercado.

3. Como funciona o processo de digitalização?

Ele é realizado em seis etapas. Por isso, o mais indicado é buscar tecnologias de empresas que tenham experiência no assunto. Isso garantirá a integridade dos documentos e a segurança da atividade:

3.1. Coleta

Essa é a etapa inicial em que os documentos físicos são coletados, conferidos e registrados. O trabalho deve ser realizado com muita atenção, para evitar que alguns materiais se extraviem.

3.2. Classificação

Após reunir todos os documentos, é necessário fazer o reparo dos que estiverem manchados ou amassados. Em seguida, eles são higienizados e os objetos como grampos são retirados das folhas para não prejudicar a digitalização. Assim, é possível garantir a qualidade do material.

3.3. Digitalização de documentos

Nessa etapa é preciso digitalizar os arquivos um a um, na ordem em que eles estavam armazenados, isso facilita na hora de guardar todos os materiais novamente. O profissional que executa a tarefa deve ficar atento para remover qualquer sujeira ou problema na imagem.

3.4. Indexação

Esse é o momento em que os documentos são organizados dentro do servidor em que são armazenados e segmentados por nome, tipo, importância ou data. Isso é importante, já que facilita a localização dos arquivos. Ao utilizar um software para gerenciamento de documentos, o trabalho se torna mais fácil, pois, solução ainda disponibiliza os arquivos na nuvem, o que permitirá o acesso de qualquer lugar.

3.5. Consulta

Ao finalizar a indexação, os materiais estarão prontos para serem visualizados pelos usuários cadastrados. Dessa forma, é só disponibilizar o acesso aos profissionais da empresa para que possam fazer a consulta.

3.6. Contratação de um software especializado

Quando a companhia decide digitalizar os seus documentos, é muito importante considerar a contratação de um software com tecnologias high-tech que poderão auxiliar nesse processo.

Isso otimiza o tempo dos colaboradores e dá mais segurança de que os dados foram digitalizados com qualidade. Como você pôde notar, a digitalização de documentos dá mais agilidade para as demandas da organização e facilita o trabalho da equipe.

Isso não significa que a empresa não deva guardar os documentos pelo período determinado em lei, mas permite que os colaboradores tenham acesso a qualquer momento.

4. Quais são as vantagens de digitalizar os documentos?

O processo oferece muitos benefícios para as empresas e profissionais que trabalham com documentos todos os dias. Entre eles podemos citar:

4.1. Segurança

Quando inseridos em um sistema de gerenciamento online, eles são armazenados com mais segurança, pois, a solução permite o acesso apenas de pessoas cadastradas, isso também gera um controle sobre o uso ou a alteração de qualquer arquivo.

Para complementar, o sistema faz backups frequentes para assegurar uma cópia atual de todas as informações. Inclusive, não há risco de perda ou extravio de qualquer documento, evitando, assim, problemas irreversíveis.

4.2. Organização dos arquivos

Ao utilizar um sistema para gerenciamento eletrônico, os documentos são separados e identificados conforme a tarefa ou o cliente. Ainda é possível fazer o armazenamento do histórico dos materiais e disponibilizá-los em vários servidores. Isso deixa os documentos mais organizados e acessíveis para os usuários cadastrados.

4.3. Agilidade no acesso às informações

A organização dos materiais dá muito mais agilidade ao trabalho da equipe. O sistema possibilita, inclusive, a busca indexada por palavra-chave.

Além do mais, se um colaborador estiver ausente do escritório, mas com acesso a um computador e internet, ele poderá visualizar os documentos através de login e senha. Mas vale ressaltar que isso só é possível se ele tiver permissão.

4.4. Aumento da produtividade

Você já calculou o tempo que a sua equipe perde procurando as pastas de documentos da empresa?

Um dos principais benefícios da digitalização de documentos, é a transformação da dinâmica e a produtividade dos colaboradores, visto que os documentos podem encontrados em alguns segundos. Basta acessar o sistema e utilizar a palavra-chave na pesquisa.

Além disso, a exatidão das informações evita o retrabalho dos profissionais, muitas vezes causado por erros na identificação do arquivo correto. Afinal, o sistema identifica facilmente qual é a última versão do documento.

4.5. Redução de custos

A digitalização de documentos faz com que os gastos em cópias e impressões sejam radicalmente reduzidos, uma vez que os mesmos podem ser acessados através de um computador ou celular, o que também beneficia o meio ambiente.

5. Qual é a diferença entre documento digitalizado e digital?

Para dar os primeiros passos rumo a digitalização de todos os documentos da sua empresa, é preciso entender que a digitalização é a conversão de um documento em papel para um formato digital, o que é feito através de um scanner. Por outro lado, um documento digital já nasceu nesse formato, sendo, também, acessado via web.

6. Como garantir a proteção das informações digitalizadas e digitais

6.1. Certificação digital ICP-Brasil

Há uma série de ferramentas que garantem que os seus documentos digitais não fiquem perdidos e não sofram fraudes, entre elas estão o ICP-Brasil, que nada mais é que a garantia de que a identificação do responsável pelo documento digital é autêntica e de que tudo o que for feito usando essa certificação é de responsabilidade daquela pessoa.

A certificação digital é um reconhecimento eletrônico, feito por meio de criptografia, com uso exclusivo e que não pode ser transferido para outra pessoa física ou jurídica. É ela que assegura a identidade digital daquele documento.

6.2. Assinatura digital

O documento digital deve receber a assinatura, também digital, que garante a responsabilidade sobre ele, como se fosse uma firma reconhecida no papel, em cartório. Ela necessita do certificado digital para ser feita.

Com ela o documento tem a garantia de autenticidade e, de que não foi alterado após a sua elaboração e envio. A assinatura digital também confere o não-repúdio, ou seja, o autor não pode negar que o conteúdo é de sua responsabilidade.

6.3. Criptografia

Como mencionamos, é uma chave de segurança, um código que permite abrir e fechar um documento sem que ele seja violado e garantindo a sua confidencialidade. Por meio dela, o documento só pode ser decifrado pelas pessoas que possuem a chave secreta.

6.4. Armazenamento na nuvem

O armazenamento em nuvem garante a segurança da sua documentação, pois, tudo estará codificado, somente pessoas autorizadas e com uma senha poderão acessar as informações.

A vantagem é poder acessar e usar os dados em qualquer lugar, mesmo por meio de um dispositivo móvel, como o smartphone ou tablet, precisando apenas de uma conexão com a internet.

Os documentos digitais armazenados em nuvem facilitam o gerenciamento dos dados, dão mais segurança à documentação da empresa e não ocupam espaço. Por fim, a organização acaba tendo economia com todo esse processo.

7. Entenda a diferença entre assinatura digital e eletrônica

Essa informação é fundamental para quem pretende iniciar o processo de digitalização de documentos na sua empresa. Para começar, é sempre importante procurar uma empresa especializada para que você seja atendido com excelência e receba ajuda para fazer a gestão de documentos.

A sua procura deve ser por uma plataforma de assinaturas, que vai garantir que você consiga gerenciar, assinar e enviar documentos digitais com total validade jurídica.

Usando uma tecnologia como a certificação digital, os seus documentos e contratos poderão ser assinados online, com toda a segurança e a redução dos riscos de fraude.

Veja, agora, a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica que vão garantir que você possa digitalizar a sua documentação sem preocupações:

7.1. Assinatura digital

Usa o Certificado Digital ICP-Brasil e equivale à sua assinatura autenticada de próprio punho quando usada nos documentos digitais, sem necessidade de passar por um cartório físico. Além disso, ela garante o não repúdio, ou seja, o signatário não pode negar a sua autoria.

7.2. Assinatura eletrônica

Também pode ser usada para autenticar a sua assinatura em contratos e outros documentos eletrônicos menos complexos. Além disso, tem validade legal, apesar de não ter certificado digital nessa modalidade.

Fazer a digitalização de documentos não significa que nenhum documento poderá ficar guardado na sua empresa ou em um local específico para isso, pelo contrário, é a garantia de que você não precisará se preocupar com perda de documentos, podendo correr risco de processos e problemas graves.

Portanto, implementar essas tecnologias na sua empresa é garantir maiores resultados através de segurança, agilidade e dinamismo.

Se você gostou desse conteúdo e quer obter mais informações sobre essas tecnologias, fale com com nossos especialistas e eles irão esclarecer todas as suas dúvidas. Ah, não se preocupe, nada será cobrado de você.

Digitalização de Documentos: O guia completo!
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