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Descubra o porquê as pequenas empresas precisam digitalizar documentos

6 minutos para ler

Pequenas empresas desejam ser grandes e para isso acontecer é preciso agir como tal, não copiar, mas usar de exemplo certos hábitos, técnicas e estratégias para o crescimento. Ações como digitalizar documentos tornaram-se comuns pelas maiores empresas do mercado se você deseja aprender mais sobre isso acompanhe a leitura.

Aprenda sobre os benefícios de digitalizar seus documentos e como fazê-lo.

À medida que seu projeto cresce de uma startup para uma empresa estabelecida, o volume de arquivos em papel aumenta muito. Procurar até encontrar um documento importante na pilhas e pilhas de papéis pode ser uma experiência nada agradável. E, ainda por cima, perder papéis dessa importância afeta diretamente a credibilidade da sua empresa aos olhos dos clientes. Como proprietário de uma pequena empresa, você não pode se dar ao luxo de deixar clientes fiéis desistirem de você!

As pequenas empresas podem usar técnicas de conversão digital para digitalizar todos os documentos antigos e mantê-los em segurança através de um cofre eletrônico, assim você consegue gerenciar documentos de maneira mais ágil e eficiente.

Você deseja saber por que pequenas empresas de sucesso digitalizaram seus documentos? Leia a matéria completa.

Quais são as vantagens de digitalizar documentos?

O fato é que, compartilhar documentos digitais é muito mais rápido do que enviar por correios, os processos pesados ​​de criação dos arquivos em papel são simplificados em grande parte. O tempo de processamento dos documentos é otimizado, o que aumenta a eficiência e a produtividade.

Os documentos digitalizados permitem o armazenamento seguro com ferramentas desenvolvidas para garantir a qualidade na segurança total dos arquivos. As informações digitalizadas podem ser transformadas para uso com sistemas de gerenciamento como CRMs e outros aplicativos de negócios. Assim os documentos podem ser arquivados e gerenciados de maneira estruturada.

Ao digitalizar documentos, você vai…

  • Economizar tempo e dinheiro: Todos os documentos digitais podem ser acessados ​​e usados ​​com apenas alguns cliques. Não é preciso pesquisar nos montes de arquivos em papel, além de não precisar de um armazém dedicado para armazenar papéis.

  • Melhorar o atendimento ao cliente: Os documentos digitalizados podem ser indexados com diferentes metadados, o que torna mais fácil e rápido para você e sua equipe encontrar informações e fornecê-las aos seus clientes mais rapidamente.

  • Minimizar o espaço de armazenamento: Você não precisa mais separar um espaço de escritório para armazenar documentos. As despesas relacionadas ao armazenamento de arquivos em papel e impressão podem ser eliminadas.

  • Aumentar a segurança dos documentos: Os arquivos digitais podem ser armazenados ou copiados com segurança em servidores remotos que possuem protocolos de alta segurança. Como você terá menos arquivos físicos, poderá armazená-los com segurança em armazenamento dedicado.

  • Ter compartilhamentos mais fáceis: O mesmo documento pode ser acessado por muitas pessoas de vários departamentos simultaneamente. Os documentos também podem ser compartilhados através de diferentes aplicativos, isso melhora a colaboração.

  • Atender aos regulamentos de conformidade: Alguns setores têm normas legais de conformidade que exigem que determinados documentos devem ser mantidos em formato digital. Com a digitalização, isso pode ser alcançado de maneira rápida e competitiva em termos de custo.

  • Reduzir o desperdício de papel: Como todos os documentos são digitalizados, o desperdício de papel é drasticamente eliminado. Isso vai de contra o desmatamento, preserva o meio ambiente e economiza dinheiro. Os custos incorridos na compra de papéis para impressão e trituradores para descarte adequado de papel seriam reduzidos significativamente.

  • Aumente a acessibilidade dos arquivos: Todos os arquivos digitalizados podem ser carregados na nuvem ou na rede compartilhada. Qualquer pessoa com as credenciais corretas pode acessá-las no local ou em locais remotos, toda informação pode ser pesquisada em arquivos editáveis ​​de forma rápida.

Digitalizar documentos para pequenas empresas

Um proprietário de uma pequena empresa operando com um orçamento apertado, precisa reduzir os custos recorrentes. Por exemplo, se os seus documentos forem mantidos em papel, com certeza o volume dobrará em alguns anos. O resultado disso implicaria em procurar um espaço adicional para arquivar com segurança os documentos em papel, o que atrai sem dúvidas os custos desnecessários.  

Estudos apontam que, ficar procurando documentos em papel para encontrar as informações desejadas compromete significativamente a produtividade. Ao digitalizar documentos você vai entender que a digitalização é a solução para todos os desafios mencionados acima.

Qual garantia de segurança após digitalizar os documentos?

Você pode confiar em um provedor de serviços de digitalização como os fornecidos pela Taugor para que os sejam convertidos para um formato digital de forma criptografada e 100% segura. Isso reduzirá os requisitos de espaço e tornará seus dados confidenciais, a segurança dos arquivos digitais aumenta porque você pode salvar no modo somente leitura, decidir quem pode acessar cada arquivo e criptografar os dados.

Os arquivos digitalizados melhorariam a facilidade de acesso, o que levaria à melhoria da qualidade do serviço ao cliente, aumento da produtividade, recuperação mais rápida de informações relevantes e alívio do medo de danificar documentos físicos críticos.

O caminho para o futuro da sua empresa

Se você tiver documentos confidenciais, como aqueles com informações financeiras, poderá usar um serviço de edição para remover dados confidenciais dos arquivos digitais após a digitalização dos documentos em papel. Essa tarefa demorada pode ser concluída por um provedor de serviços com eficiência.

Outro serviço que pode ser útil após a digitalização dos documentos é um serviço de codificação de dados que verifica a precisão dos documentos digitalizados e insere manualmente as informações, garantindo falhas mínimas.  Se você quer saber mais sobre os segredos e detalhes do processo de digitalização que a Taugor fornece, clique aqui e saiba mais.

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