Top 5 maneiras de reduzir custos operacionais com gerenciamento eletrônico

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Gerenciamento Eletrônico é o sistema pelo qual as empresas conseguem gerir, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar documentos digitalizados ou que já “nasceram” eletrônicos.

Elaborar novas propostas é um processo essencial para conquistar novos negócios, assim como coletar contas a receber, pagar as despesas e obter aprovações, são tarefas que acompanham a administração de uma organização. Mas os custos desses processos não estão inclusos naquilo que deve ser pago, especialmente o gerenciamento de documentos.

Os responsáveis pelos setores estão sempre à procura de maneiras de reduzir os custos operacionais. Qualquer mudança que ajude seus funcionários a encontrar os documentos que eles precisam de forma mais rápida, pode ajudar a equipe a se tornar mais eficiente.

O gerenciamento de documentos, reduz os custos reunindo diversos conceitos, tecnologias e estratégias para eliminar atividades demoradas que não geram receita, ou seja, automatizar as tarefas manuais.

Neste artigo, você verá às cinco principais maneiras de reduzir custos operacionais adotando a gestão de documentos e melhorar os fluxos de trabalho. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura.

5 maneiras de reduzir custos com Gerenciamento Eletrônico

1. Custos de armazenamento

No momento em que você troca os processos manuais com papel, pelo gerenciamento de documentos digitais, não é mais necessário a compra de armários ou pagar para que os arquivos sejam guardados. O resultado disso, é a liberação de espaço na empresa que antes acumulavam documentos, mas que agora podem ser usados de forma produtiva.

2. Custos de cópia e impressão

Assim que os documentos em papel são convertidos para um formato digital, não é mais preciso a criação de cópias para o compartilhamento entre os setores ou arquivar em uma variedade de sistemas. A vantagem de optar pelo gerenciamento eletrônico é que todos os documentos podem estar centralizados em um único sistema, dessa forma, todos os usuários que possuírem autorização, poderão visualizar as informações contidas neles. Consequentemente, os gastos com cópias, impressões e equipamentos são drasticamente reduzidos.

3. Tempo de pessoal

O gerenciamento de documentos oferece melhorias significativas na eficiência, resultando em menos tempo de pessoal gasto armazenando e recuperando documentos. Tarefas que levariam minutos ou horas com um sistema manual baseado em papel, podem demorar segundos em um sistema online. Como todos os documentos são armazenados em um local centralizado, não há mais tempo desperdiçado.

4. Custos do processo de negócios

O uso dos fluxos de trabalho automatizados disponíveis em um sistema de gerenciamento de documentos, agiliza os processos de negócios nos departamentos de contabilidade, vendas, atendimento ao cliente e RH. Dependendo do departamento, a otimização dos fluxos de trabalho pode levar a uma coleta de pagamentos mais rápida, a custos de compra mais baixos e maior satisfação do cliente.

5. Custos de segurança e recuperação de desastres

Com o gerenciamento de documentos e fluxos de trabalho automatizados, é fácil e econômico fazer backup de seus documentos automaticamente em outros locais seguros, ajudando a garantir a continuidade dos negócios no caso de um desastre natural ou violação de segurança.

Se a sua empresa ainda depende de cópias impressas e processos baseados em papel, provavelmente está tendo despesas com custos operacionais básicos. Quando você considera essas cinco maneiras de reduzir custos com gerenciamento de documentos, há uma grande oportunidade de melhorar os resultados e implementar processos eficientes que ajudam a empresa a crescer.

Se você gostou deste conteúdo, então leia nosso artigo complementar sobre como evitar a perda de dados na sua empresa e mantenha seus documentos seguros, assim como as informações de seus clientes.

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