Como fazer o descarte de documentos da maneira certa

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O descarte de documentos consiste na eliminação de documentos que já cumpriram a sua função e não apresentam valor histórico ou funcional, tornando-se assim inúteis para os fins que foram criados.

Desde que o ser humano aprendeu a se comunicar, a escrita se tornou uma ação fundamental para que todo aprendizado fosse documentado. Isso quer dizer que a prática de criar e guardar documentos é de longa data.

Contudo, as tecnologias que estão sendo desenvolvidas, têm nos ajudado a deixar de lado o uso do papel e utilizar meios mais sustentáveis para guardar nossos registros. 

O descarte de documentos também ajuda na preservação do meio ambiente e em promover a racionalização de espaços, redução de custos operacionais.

O que é Descarte de Documentos

Com o tempo as empresas tendem a acumular diversos tipos de documentos e, consequentemente, terceirizar a guarda física. Porém, não são todas que fazem isso, algumas ocupam espaços em seu próprio ambiente de trabalho, o que não é recomendado, pois, os documentos podem ser danificados e geram despesas.

Em vista disso, as leis e medidas que foram aprovadas beneficiam (e muito) as empresas, visto que o descarte de documentos consiste na eliminação de documentos que já cumpriram a sua função e não apresentam valor histórico ou funcional, tornando-se assim inúteis para os fins que foram criados.

Projetos de Leis e Medidas aprovadas para descarte de documentos

Com o surgimento dos documentos eletrônicos, a expectativa de que os arquivos físicos originais entrassem em desuso, não foi alcançada. Caso isso acontecesse, os custos com papel e tinta de impressora, seriam reduzidos e o espaço físico em empresas e escritórios não seriam usados para armazenamento.

Esse descarte não poderia ser feito pelo fato de não haver nenhuma lei ou medida que permitisse que o documento original fosse descartado. Isso acabou gerando um impasse, já que os documentos estavam convertidos para o meio digital, porém, os físicos ainda ocupavam espaço e geravam despesas.

Diante de situações como essa, em 2007 o Deputado Magno Malta do partido PLS, apresentou um projeto de lei em que os documentos públicos e privados, apresentados em papel, poderiam ser destruídos após a digitalização.

Mas, o descarte poderia ser feito desde que fosse respeitado os procedimentos para a garantir a integridade e autenticidade da conversão do arquivo do meio físico para o digital. Os documentos também deveriam ser certificados pela ICP-Brasil, para ter o mesmo valor legal do documento físico.

Em concordância, recentemente o presidente da república Jair Bolsonaro, aprovou a medida provisória 881/19, que aprova o descarte de documentos, evidenciando, que os de valor histórico não podem ser eliminados.

A diferença entre o projeto de lei e a medida provisória, é que agora os documentos digitalizados, além de serem autênticos, também possuem validade jurídica.

Como fazer o descarte da maneira correta

Dessa forma, podemos entender a importância de manter os documentos de maneira organizada pelo período determinado e, consequentemente, evitar problemas decorrentes da perda de informação ou descarte inadequado.

Todavia, é importante estar atento a forma como o descarte de documentos é feito, isso porque os documentos possuem informações importantes e não podem ser jogados no lixo comum, por exemplo.

Portanto, procure uma empresa especializada e que faça a eliminação de forma segura e sigilosa, a fim de garantir que todas as informações contidas neles foram destruídas.

Por outro lado, os documentos que não devem ser descartados, que neste caso se tratam de informações de valor histórico ou permanente, procure guardá-los em ambientes adequados para que não sofram deterioração nem danos por causa da umidade ou afins.

Artigos que direcionam a digitalização e o descarte de documentos:

Medida Provisória 881/19

Art. 1º. Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.

Art. 2º. O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

Art. 3º. Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os
documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.

A digitalização permite a eliminação imediata do original?

Não é só porque um documento foi digitalizado que o mesmo poderá ser descartado. A eliminação do documento original, assim como a cópia digital, vai depender de uma avaliação prévia que definirá o período em que devem ser guardados e sua destinação.

Setor público

No setor público, o descarte obedece aos procedimentos previstos na legislação arquivísticas especificas, entre os quais, a constituição de comissão permanente de avaliação de documentos, a tabela de temporalidade e destinação e o cumprimento do disposto nas resoluções CONARQ regulamentam a eliminação de documentos.

Setor privado

No setor privado, é recomendado a elaboração de uma tabela de temporalidade e destinação e que se institua a comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação.

Posso eliminar documentos arquivísticos digitais?

Setor público:

No setor público a eliminação deve ser precedida pela criação de uma listagem de descarte de documentos, que, depois de aprovada pela instituição arquivística, deverá ser publicada e, quando o descarte for feito, será lavrado o termo de eliminação. Lembrando que se os documentos tiverem valor permanente ou histórico, não poderá ser eliminado, conforme determina a legislação.

Setor privado:

No setor privado, é recomendado a elaboração de tabela de temporalidade e destinação e que se institua comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação.

Como eliminar documentos arquivísticos digitais?

Em ambos os setores, deve-se observar ainda os seguintes procedimentos:
a) os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;
b) a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado;
c) todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Qual é a diferença entre autenticidade e autenticação?

A autenticidade é a garantia de que um documento não sofreu nenhuma alteração, ou seja, é digno de aceitação uma vez que se trata de um documento verdadeiro. Por outro lado, autenticação é a declaração de autenticidade de um documento, num determinado momento, por uma pessoa física ou jurídica investida de autoridade para fazer tal declaração.

Observação: A assinatura digital é um exemplo de autenticação, visto que ela identifica o emissor de um documento e permite a verificação de que seu conteúdo não foi adulterado. A autoria e a integridade são alguns dos elementos do documento que garante a autenticidade de um documento digital.

Conclusão

Estamos caminhando para um mundo cada vez mais sustentável, algum tempo atrás, esse assunto não era tão importante para as pessoas como é agora. A consciência de todos já está voltada para a preservação do meio ambiente e tornar o mundo um lugar melhor para todos. E isso inclui as atividades empresariais, sejam elas públicas ou privadas.

Por isso, realizar o descarte de documentos significa reduzir custos com papéis e, consequentemente, evitar o desmatamento de árvores e poluição do ecossistema aquático, já que para o papel chegar até nós, ele passa por uma série de processos. Agora que você já sabe como fazer a eliminação da forma certa e está ciente das leis e medidas que regulamentam a ação, é só colocar em prática. Se você gostou desse artigo, então baixe nosso eBook sobre Gestão de Documentos

Como fazer o descarte de documentos da maneira certa
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