Documentos Jurídicos: Aprenda definitivamente a fazer uma boa gestão

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A convivência com os documentos em escritórios de advocacia é algo natural, porém, nem sempre ela é pacifica. Isso porque lidar com documentos jurídicos não é fácil, pois, demanda tempo, conhecimento e organização.

Para isso, foram desenvolvidos softwares de gestão e, também a digitalização de documentos, mas ainda assim, existem documentos que não podem ser descartados e isso dificulta os processos em um escritório.

Por isso, é necessária uma boa gestão documental, que organize e facilite o acesso aos documentos físicos e digitais, porque assim a produtividade nunca será atingida, o que influencia diretamente nos resultados financeiros.

Você quer saber como fazer a gestão de seus documentos jurídicos e tornar os processos mais eficazes? Então acompanhe nossas dicas para tornar essa tarefa menos desafiadora.

Entenda o que é preciso para fazer a Gestão de Documentos

Para fazer uma boa gestão é preciso um planejamento

A administração é parte fundamental para qualquer empresa se manter ativa no mercado, pois, com ela é que os responsáveis podem saber tudo o que acontece e em que o dinheiro está sendo investido.

Essas ações é que vão determinar o sucesso da empresa, ou até mesmo o fracasso de um negócio devido à falta de controle.

Embora existam escritórios de advocacia no mercado que não possuem um bom planejamento e ainda assim, conseguem obter resultados, é possível analisar também a quantidade de oportunidades que eles perdem justamente por não terem clareza sobre o que realmente estão fazendo.

Os advogados precisam ter em mente que seu escritório é uma empresa e, por isso, precisam diferenciar o faturamento e rentabilidade, e estabelecer estratégias que envolvem orçamentos.

Na área jurídica, planejar significa estabelecer os processos necessários à execução da atividade, gerenciá-los e criar planos de contingenciamento de recursos ao longo do ano, como gastos recorrentes e operacionais.

Defina funções e atividades

É importante mapear todas as funções e atividades que cada pessoa irá fazer de acordo com suas habilidades e conhecimentos.

Portanto, procure profissionais para cada área que você precisa e apresente os processos que deverão ser realizados de acordo com o seu mapeamento.

Isso dará mais clareza sobre as atividades que deverão ser realizadas e poderá ter controle sobre o que está sendo produzido ou não, a fim de obter soluções para possíveis gargalos.

Faça a estruturação dos processos

Em um escritório de advocacia existem processos que devem ser seguidos e isso também envolve os clientes porque é preciso fazer o registro dos mesmos no sistema da empresa para que, posteriormente, sejam contatados.

Para que isso seja feito da forma certa e sem erros nas informações, é necessário que haja uma pessoa responsável por este cadastro para que a dinâmica do escritório seja produtiva ao ter uma base de contatos organizada.

Ferramentas que podem ajudar na realização das atividades

Para facilitar a gestão de documentos jurídicos, opte por ferramentas que vão facilitar o controle das atividades e processos. Muitas dessas ferramentas permitem a padronização de procedimentos e, também relatórios.

Segue abaixo alguns exemplos de ferramentas que você pode aderir são e para qual funcionalidade:

1. Folga

É uma plataforma de comunicação interna, abrangente e com funcionalidades parecidas com as de um chat que também faz chamadas de vídeo. Ela é usada para facilitar a comunicação entre os colaboradores e evitar o uso de e-mails, que muitas vezes podem dificultar a troca de informações.

2. Formulários Google

Essa ferramenta é uma das mais utilizadas em escritórios de advocacia, já que com ela é possível elaborar diferentes tipos de perguntas, respostas curtas, parágrafos, seleção múltipla, caixas de verificação, escala linear, dentre outras. A ferramenta é ideal para quem precisa solicitar feedback sobre algo, organizar inscrições para eventos, convites ou pedir avaliações.

3. Boomerang para Gmail

Trata-se de uma extensão para navegadores de internet que tem a missão principal agendar o envio e o recebimento de e-mails. Ele também permite ao usuário receber a confirmação de leitura como ser relembrado daqueles recebidos há um tempo.

4. Vade Mecum Interativo

Essa é uma ferramenta que está disponível para iOS e Android pela qual você pode ter acesso de forma prática e objetiva aos códigos, legislações, súmula vinculante e súmulas dos Tribunais.

5. Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Estamos nos referindo a um software onde é possível gerir todos os documentos de forma automatizada, classificando e segmentando os arquivos de acordo com a importância ou como o cliente preferir.

Nele existem diversas soluções, como o reprocessamento através de OCR que faz a leitura de caracteres e, também o Auto Docs, uma nova funcionalidade, desenvolvida pela Taugor, onde você pode criar um documento dentro do software e preencher as informações de forma automática.

Vale ressaltar que no Auto Docs, o responsável pelo documento também poderá criar ou excluir determinados campos, a fim de personalizar o documento conforme a necessidade.

Como fazer a gestão de documentos jurídicos na prática

Defina onde os documentos devem ser guardados

As ferramentas que apresentamos são muito uteis para a gestão de documentos jurídicos, mas para otimizar ainda mais a organização das informações contidas em papéis e em arquivos digitais, é necessário escolher locais adequados para que sejam guardados.

Tendo os locais definidos, os responsáveis já podem começar a fazer uma triagem para decidir quais documentos podem ser descartados e os que devem ser armazenados pelo tempo determinado na tabela de temporalidade de documentos.

Antes de os documentos serem descartados, é importante que os mesmos tenham sido digitalizados e armazenados em um sistema totalmente web, onde é possível fazer um gerenciamento completo.

Desenvolva critérios próprios para a gestão

Depois de determinar quais documentos devem ser guardados e descartados, é o momento de organizar toda a documentação, e é justamente nesta etapa que muitos acabam se perdendo, por isso, que devem contar com o auxílio de um arquivista que terá experiência para estabelecer critérios de gestão eficientes.

O primeiro passo para estabelecer uma boa gestão de documentos é separar os que contém informações relacionadas aos clientes, também é importante criar subpastas para cada processo.

Caso você já use um software, nele é possível fazer isso de uma forma mais otimizada, já que nele estarão todas as informações de forma clara, tendo, portanto, somente que selecionar o que você precisa.

Reduza a quantidade de papel no seu escritório

Os documentos jurídicos em papéis não só atrapalham a produtividade de um escritório, como também faz com que os responsáveis corram riscos de perde-los, o que poderia acarretar problemas irreversíveis.

Por isso que, além da utilização de um software de gerenciamento online desestimular o uso de papéis, também acelera a dinâmica dos colaborares, facilitando a busca pelos documentos e informações necessárias para aquele momento.

Além disso, também podem ser acessados somente mediante login e senha, o que garante a segurança e sigilo das informações.

Por outro lado, caso queira distribuir algum documento ou que outras pessoas tenham acesso, pode ceder de forma restrita, ou seja, eles terão acesso somente ao que você permitir.

Terceirize o armazenamento de arquivos

Atualmente muitas instituições estão optando pela terceirização de serviços, um exemplo é a guarda de documentos físicos ou digitais, uma vez que precisem de um ambiente adequado e seguro para armazenar as informações.

Veja o que mudará ao seguir os passos acima

1. Evite perder tempo com atividades repetitivas

Realizar ações repetitivas é algo que acontece diariamente em escritórios de advocacia, desde a procura por um documento até a criação de formulários. Porém, com as tecnologias e ferramentas que apresentamos no decorrer do artigo, você irá otimizar o seu tempo de trabalho e conseguir realizar todas as tarefas com mais eficiência.

2. Passe a ter controle sobre tudo o que acontece no seu escritório

Não ter conhecimento e controle sobre o que está acontecendo no seu escritório é o primeiro passo para que o seu negócio não dê certo. Afinal, se um documento não foi realizado dentro do período determinado, você precisará tomar essa tarefa para si ou delegar, o que requer ainda mais tempo e pode gerar prejuízos tanto para o escritório quanto para os clientes.

3. Ganhe credibilidade e não perca clientes nem oportunidades

Quando uma empresa não possui clareza sobre todos os processos internos, os clientes também acabarão sendo prejudicados pelas consequências da falta de gestão e organização.

Isso também se enquadra no cenário de escritórios de advocacia, que acabam, muitas vezes, perdendo clientes por perderem documentos ou não terem acesso às informações necessárias com facilidade.

Além do escritório perder dinheiro, prejudica a imagem que o público recebeu no início, o que faz com que as pessoas não confiem na capacidade dos advogados de lutarem pela sua causa.

Portanto, avalie de forma criteriosa quais serão as medidas aderidas no seu escritório para que o seu negócio cresça e se mantenha no mercado como referência positiva.

Dessa forma, os lucros tendem a crescer e os processos internos cada vez mais ágeis e produtivos, com o uso de tecnologias e ferramentas para fazer a gestão de forma eficiente.

Se esse artigo ajudou você, leia também nosso guia completo de digitalização de documentos e aprenda como colocar essas ações em prática no seu escritório.

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