BPO: O que é e quais são as principais vantagens?

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O Business Process Outsourcing (BPO), nada mais é que a terceirização de processos, ou seja, a responsabilidade por determinado assunto é transferida para empresas parceiras.

Logo, isso permite que os gestores e colaboradores foquem em atividades estratégicas de interesse da organização. Esse processo é feito com o objetivo de otimizar o tempo e custos consumidos em atividades gerenciais, como folha de pagamento, gerenciamento de dados ou documentos e recursos humanos.

Contudo, o que mais tem sido procurado e solicitado, são os serviços para organizar, guardar, gerir e digitalizar documentos. Quer entender os motivos? Então continue comigo.

Por que utilizar o BPO

Na verdade, a prática está relacionada aos avanços tecnológicos, por esse motivo, empresas de vários lugares do mundo tem aderido essa prática. Ainda mais agora que o mercado está tão competitivo e isso faz diferença no momento de obter lucros.

Por meio da terceirização dos processos, a companhia pode gerir melhor o seu tempo, permitindo que os colaboradores se dediquem em tarefas mais importantes, aumentando a produtividade.

A organização do espaço físico também é um motivo pelo qual as empresas recorrem ao BPO, afinal de contas, com o passar do tempo a quantidade de documentos tende a aumentar, fazendo com que não haja quase nenhum espaço para fazer a guarda.

Inclusive, com a gestão eletrônica é possível otimizar a procura de um documento físico, além de descartar a possibilidade de que sejam perdidos.

Vale ressaltar que alguns softwares são tão inovadores, que permitem a integração com aparelhos mobile, como celulares e tablets, facilitando o armazenamento e o acesso aos documentos.

Como funciona e de que maneira aplicar o BPO

Através do BPO, é possível terceirizar a gestão de documentos, tanto físico quanto digital. O sistema consegue mostrar as etapas de cada um dos processos, status e documentos associados, e isso ajuda muito na economia de tempo e dinheiro.

Para implementar o BPO, é preciso mapear os setores e departamentos, a fim de identificar quais atividades podem ser atribuídas a outra empresa. Depois, é hora de procurar um fornecedor para fazer essa gestão.

E para que o processo tenha um bom fluxo e traga resultados, é preciso sempre estar monitorando e verificando os ajustes necessários. Logo, é essencial contratar uma empresa especializada nisto e que possua sistemas apropriados para as diferentes realidades das organizações.

Veja quais são os benefícios do Business Process Outsourcing

1. Diminuição de processamentos manuais

O mundo está em constante transformação e as empresas precisam ficar atentas, caso queiram aumentar seus resultados. Ou seja, é preciso caminhar junto com as inovações e entender o que os clientes querem e precisam.

Há alguns anos, eram as empresas que procuravam os clientes, mas hoje é o contrário, porque são os clientes que procuram as empresas.

E não foi somente isto que mudou, o perfil dos consumidores, também. As pessoas não querem só comprar algo, elas querem valor agregado. Logo, quanto mais tempo você tiver para focar no que realmente está acontecendo e em montar estratégias para se enquadrar, melhor.

E para isso acontecer, é preciso deixar de lado a maior parte dos procedimentos manuais, como a procura e gestão dos documentos físicos, por exemplo.

No momento em que você decide optar pelo BPO, toda a gestão dos seus documentos físicos e digitais, passam a ser responsabilidade da empresa contratada, pois, ela possui todas as tecnologias e conhecimentos para simplificar e automatizar os processos.

2. Acesso às tecnologias inovadoras

Assim como o BPO oferece trabalhos especializados, ele também garante que as tecnologias mais avançadas sejam integradas no momento de fazer os processos dos clientes.

A tecnologia pode ter um custo alto, por isso muitas empresas podem resistir à ideia de comprar os softwares que podem trazer benefícios significativos. É por isso que as empresas de BPO passaram a oferecer o acesso por um tempo determinado, dependendo da forma de contratação.

E diga-se de passagem, que isso é muito bom, já que concede uma flexibilidade maior aos clientes e permite que eles recebam o benefício da tecnologia sem ter que comprá-la.

3. Trabalho mais rápido e preciso

Como os BPOs concentram seus esforços em atividades nas quais são experts, tudo é feito com mais eficiência e isso garante bons resultados.

4. Benefícios financeiros

As organizações geralmente descobrem que ao contratar um provedor terceirizado, podem economizar dinheiro, tempo e ampliar seu relacionamento com os potenciais clientes.

5. Flexibilidade

O BPO permite que a empresa possa ampliar ou diminuir a equipe, realizar troca de funções, sem se preocupar com nada, já que a empresa com a qual foi feita a parceria, recebeu a responsabilidade.

Isso dá mais flexibilidade para a empresa, permitindo que ela seja mais competitiva. Além de não ter mais problemas com a resposta de demandas do mercado.

6. Vantagem competitiva

Com o BPO, as organizações terceirizam os processos que não são fundamentais para seus negócios e concentrem mais recursos nas operações que os diferenciam no mercado.

Dicas Extras:

1. Maior qualidade e melhor desempenho

Como os principais negócios dos provedores de BPO estão realizando os processos específicos para os quais são contratados, eles podem, em teoria, se concentrar em fornecer esses processos nos níveis mais altos, geralmente com maior precisão, eficiência e rapidez.

2. Quais atividades podem ser terceirizadas?

Essa é uma dúvida que a maioria das pessoas tem, e é exatamente sobre isto que vamos falar agora. Confira abaixo alguns exemplos do que pode ser terceirizado:

  • Serviços de alimentação;
  • serviços de conservação patrimonial;
  • Serviços de limpeza;
  • Serviços de segurança;
  • Serviços de manutenção geral predial e especializada;
  • Engenharias;
  • Arquitetura;
  • Documental;
  • Entre outras.

Como a gente pôde ver, as empresas podem contratar BPOs que executam processos em toda a sua operação. Inclusive, uma que se enquadra na necessidade de qualquer empresa, é a Guarda de Documentos.

Isso porque a maioria perde muito tempo e dinheiro com essa atividade, seja por não encontrar os documentos quando precisam ou por ter que fazer altos investimentos em espaços físicos. Sem contar as perdas por falta de cuidado ou até mesmo, pela ação do tempo.

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