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Benefícios da análise SWOT no gerenciamento de processos empresariais

7 minutos para ler

Nesse artigo vamos nos aprofundar com detalhes na análise SWOT, você vai entender perfeitamente como ela funciona e como pode ajudar no gerenciamento de processos empresariais, além disso vamos te mostrar desde os conceitos básicos do acrônimo, como nasceu e sua origem, até a aplicação e o entendimento na prática.

Você deve estar se perguntando, mas o que é SWOT? O que quer dizer esse termo? Como posso me aproveitar disso para otimizar meu negócio? Bom, são inúmeras perguntas, sua dúvida pode ser a mesma de milhares de pessoas, que por algum motivo ainda não conheceram essa famosa estratégia de gerenciamento empresarial.

Então vamos dar andamento ao assunto, mas antes preciso te pedir para ler atentamente o texto até o fim, pois esse conteúdo exige um entendimento do início ao fim, caso contrário você pode estar desperdiçando tempo. Chega de falar, boa leitura.

Origem do acrônimo S.W.O.T e seu significado

A analíse SWOT é uma técnica simples, que serve para compreender ou verificar a posição estratégica do seu negócio no mercado em que ela atua. A técnica ficou conhecida através de Albert Humphrey, que liderou uma pesquisa na Universidade de Stanford entre os anos de 1960 e 1970, utilizando informações da revista Fortune, com as 500 maiores corporações da época.

O acrônimo SWOT representa as características do seu negócio, classificados como: Fortes, Fracos, Oportunidades e Ameaças, traduzido do inglês, Strong, Weak, Opportunities and Threats. O conceito é simples, em uma análise SWOT, você vai verificar áreas de um projeto que podem ser otimizadas. Em seguida, você analisa aspectos do processo que podem ser potencialmente prejudiciais. O uso dessa técnica no gerenciamento de projetos é bastante eficaz e força as equipes a pensar fora da caixa.

Análise SWOT em no gerenciamento de processos

Como afirmado anteriormente, o conceito é bastante simples. Existem muitos modelos disponíveis para análise SWOT, mas basicamente envolve configurar ou desenhar um quadrado e dividi-lo em 4 partes. Nestes quatro quadrados, os princípios do SWOT são descritos, cada quadrado representa um aspecto diferente do projeto.

Você pode abordar a análise SWOT de duas maneiras: reunir as pessoas para “iniciar” a formulação da estratégia informalmente ou como uma ferramenta mais sofisticada e formal.

Use o brainstorming e outras técnicas para criar uma lista de ideias sobre onde sua organização está atualmente. Toda vez que você identificar uma Força, Fraqueza, Oportunidade ou Ameaça, anote-a na parte relevante da grade.

Matriz de análise SWOT

A análise SWOT no gerenciamento de processos pode definitivamente ficar mais longa e detalhada, mas o essencial é compreendido quando ela é finalizada. Você também pode entender o que queremos dizer pensando fora da caixa, vários pontos de vista e ideias podem ajudar na progressão da sua matriz SWOT.

Para esclarecer a que seção pertence uma ideia, pode ser útil pensar nos pontos fortes e fracos como fatores internos, isto é, relacionados à organização, seus ativos, processos e pessoas. Pense em Oportunidades e ameaças como fatores externos, decorrentes de seu mercado, concorrência e economia em geral.

Forças

A maioria das pessoas acha fácil falar bem de si, mas é importante ser honesto e realista nessa categoria. Monte suas forças e invente razões pelas quais sua equipe é a mais adequada para o processo. Isso não quer dizer que você não deva se gabar um pouco se estiver confiante nas habilidades de sua equipe. Porém lembre-se, seja honesto!

Fraquezas

Todo mundo tem algum ponto fraco. O importante aqui é encontrá-lo, resolvê-lo e focar em torná-lo melhor. Seja um indivíduo ou a equipe como um todo, vocês estão nisso juntos! É melhor estar ciente das possíveis fraquezas do que ser pego de surpresa quando uma das fraquezas da sua equipe se tornar óbvia.

Oportunidades

Muitas vezes encontramos oportunidades nos lugares mais estranhos e inusitados. Aqui é onde as ideias e estratégias entram em jogo. Novos avanços tecnológicos, novas maneiras de gestão, utilize tudo para sua vantagem. As análises de outras empresas mostram possíveis pontos fracos? Encontre as oportunidades e defina uma maneira de colocá-la em prática.

Ameaças

Sim, ameaças. Vamos ser sinceros, ninguém é invencível e todo mundo tem alguma dor (seja ela real ou inanimada), considere todos os processos que você tem dificuldades como ameaça, ou até a qualidade da concorrência em algum aspecto. Identifique essas ameaças e reduza-as, mas verifique se sua linha do tempo e suas metas ainda são relevantes. 

Análise SWOT com uma equipe de processo

A análise SWOT deve ser apresentada para a equipe através do seu gestor, crie uma matriz, defina algumas perguntas claras e válidas e veja como ela se desenrola.

Confira abaixo um exemplo de como apresentar através de perguntas, a SWOT para sua equipe:

  • Quem são nossos concorrentes?
  • Como podemos fazer diferente?
  • Qual é a nossa motivação?
  • Em quanto tempo isso pode ser feito?

Estes são apenas alguns exemplos para você entender como eles podem ajudar a fazer fluir os processos criativos. Faça sua lista, longa ou curta, como achar melhor. Adicione e tire conforme o tempo avança. É tudo sobre sua equipe e como seu projeto pode se destacar do resto.

Pontos relevantes para realizar a análise

Concentre-se no objetivo da matriz. Torne simples e fácil de entender. Sua equipe deve ser capaz de ler os pontos rapidamente e entender o que eles significam.

Não tenha medo de falar sobre fraquezas e ameaças, simplesmente seja sincero. O objetivo disso é criar estratégias. Utilize sua equipe!

Imprima a matriz e distribua. Tenha isso como referência, envie-o por e-mail, o que for necessário para lembrar sua equipe do objetivo do projeto.

Como categorizar dados de análise SWOT

Este é um conceito bastante direto. Todos os bons dados e pontos positivos devem estar sob pontos fortes e oportunidades, enquanto os pontos ruins ou negativos devem estar sob ameaças e fraquezas. Novamente, o objetivo de tudo isso é visualizar o quadro geral.

Trata-se de obter uma visão panorâmica e expor coisas que você pode não ter percebido antes. É um ótimo exercício para equipes em geral, mas principalmente quando se trabalha em um projeto específico.

Integrações da SWOT

A análise SWOT combinada com uma poderosa ferramenta de gerenciamento de processos, como o WorkFlux resulta em uma estratégia eficaz e comprovada para gerentes de projetos em todo o mundo, estejam eles em equipes remotas ou juntas em um escritório.

Com o Workflux é possível organizar, monitorar, analisar e fazer toda a gestão das atividades de cada funcionário, isso tudo pelo seu celular. O aplicativo ainda te envia notificações de prazos e conclusões de tarefas. Ou seja, alinhar essa ferramenta com sua SWOT pode transformar seu negócio.

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