Assinatura Digital e Eletrônica: Entenda as diferenças e como funcionam.

9 minutos para ler

O momento em que vivemos, necessita que sejam criados meios pelos quais os nossos serviços ou atividades se tornem mais práticos.

E se tratando de praticidade, por que não incluir essa característica nos trâmites necessários para que um contrato que precisa ser assinado por duas pessoas ou mais, seja agilizado?

Na verdade, isso já é uma realidade, pois, as empresas não precisam mais esperar semanas ou meses para colher as assinaturas em um contrato, basta que as pessoas envolvidas tenham os itens necessários para que isso seja feito.

Além disso, utilizando a assinatura digital, você fica livre de futuras fraudes que podem ocorrer enquanto o documento for em papel.

É por esses e outros motivos que a assinatura digital é crucial para a sobrevivência, segurança, desenvolvimento e agilidade da sua empresa.

Nesse artigo iremos explicar, detalhadamente, o que é assinatura digital bem como suas validações jurídicas, autenticidades, como ela é feita e quais são os benefícios para a sua empresa, caso passe a aderir esse método e muito mais.

Vamos lá?!

O que são assinaturas digitais?

A assinatura digital é um método utilizado para fazer a autenticação de informações digitais. Esse método possui os mais elevados níveis de confiabilidade ao cumprirem diversas exigências legais, preservando, dessa forma, a identidade de cada assinante e a autenticidade dos documentos.

O termo “assinatura” está relacionado, indiretamente, a assinatura manuscrita. Esses termos são associados justamente porque a assinatura manuscrita não pode sofrer nenhuma alteração, além de descartar a possibilidade de que o conteúdo do documento possa ser alterado ou manipulado de alguma forma.

Portanto, podemos concluir que a assinatura digital surgiu como um meio prático para a validação de um documento.

Assinatura eletrônica é a igual a digital??

A assinatura eletrônica é um termo amplo, que envolve todos os tipos de empresas que usam os meios eletrônicos como validação. Um exemplo dessa tecnologia é a assinatura mediante senha, a mesma que você usa em quando faz algum pagamento com cartão.

Ou seja, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. Seja com a digitação de um código de segurança ou ainda, por meio de um certificado digital a validação eletrônica garante mais proteção às operações, agilidade no fechamento de negócios e economia com papéis e impressões.

Nas atividades do cotidiano, as assinaturas eletrônicas podem ser aplicadas nos mais diversos tipos de documentos e por possuírem valor jurídico, entram no fechamento de qualquer contrato.

A vantagem é que esse formato agiliza a finalização de procedimentos e etapas, ao mesmo tem que garante a integridade e autenticidade de ambas as partes.

Existem leis que amparam as assinaturas?

No Brasil ela foi autorizada pela Medida Provisória nº 2.200 – 2/001 que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, ICP-Brasil, que em seu primeiro artigo estabeleceu a seguinte norma:

Art. 1º. Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Portanto, o que a medida provisória concede à ICP-Brasil é a fé pública, considerando que qualquer documento digital assinado com o certificado emitido pelo ICP-Brasil pode ser considerado assinado pela própria pessoa, ou seja, qualquer documento digital terá validade jurídica se for certificado pela ICP-Brasil.

Qual a diferença entre a assinatura digital e certificado digital?

A assinatura digital utiliza a criptografia para vincular um certificado digital a um documento eletrônico que está sendo assinado. Dessa forma, existem garantias de que a integridade e a autenticidade do documento não serão violadas.

Já o certificado digital é apenas uma chave que contém diversas informações de identificação, bem como: nome, e-mail, validade do certificado, e entre outros.

Quem pode emitir um certificado digital?

Somente uma autoridade certificadora pode emitir um certificado, contando com o apoio do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação através da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras.

Qual a validade jurídica da assinatura digital?

A assinatura digital possui três propriedades que conferem a ela validade jurídica. Sendo elas:

1. Autenticidade

A condição mais importante para os cartórios, é a autenticidade, pois, é ela quem garante que a assinatura é verídica e foi realizada pelo próprio assinante, ou seja, a autenticidade garante que o documento é verdadeiro e não se trata de uma fraude.

2. Integridade

A integridade está ligada à confiabilidade de um documento e a mesma deve ser avaliada em uma assinatura digital, a fim de garantir que nenhum documento foi alterado durante o repasse para outras pessoas.

3. Não-repúdio

O não-repúdio se trata da última característica que uma assinatura digital deve apresentar para ser considerada válida, pois, tem como principal objetivo deixar evidente, para uma autoridade legal, a origem da assinatura.

Dessa forma, o documento assinado tem, por garantia, quesitos de irretratabilidade, evitando que o assinante negue a autenticidade da assinatura.

O que faz com que a assinatura digital seja tão segura?

Uma assinatura digital é desenvolvida para evitar adulteração. Ela é criada, protegida e cercada pelos mais altos níveis de segurança, desde o momento em que o certificado digital é emitido até quando os documentos assinados são arquivados.

Abaixo listei alguns tópicos que deixarão claro os motivos pelos quais a assinatura digital é totalmente segura. São eles:

1. ID digital

IDs digitais são baseadas em certificados e em conformidade são fornecidas por provedores credenciados. Você precisa comprovar sua identidade para poder obter uma.

2. Tudo é criptografado

Sua assinatura digital e o documento assinado são criptografados juntos e vinculados com um selo inviolável.

3. É específica para você

Cada vez que você assina um documento, usa seu próprio PIN e certificado digital exclusivo para validar suas credenciais e comprovar que você é quem diz ser.

4. Mobilidade

Não importa o lugar que você esteja, é possível assinar um contrato sem precisar se locomover, basta ter em mãos o seu certificado digital, um leitor de cartões e acesso à internet.

Dúvidas comuns a respeito da Assinatura Digital

Todas as empresas em que implantamos o nosso Software GED com módulo de certificar DOC, principalmente o segmento jurídico, sempre fazem as mesmas perguntas:

  • Assinatura digital, dispensam o registro de firma e autenticação de documentos?
  • Assinatura digital tem validade jurídica?
  • Documentos digitalizados tem o mesmo valor jurídico?

Para sanar estes questionamentos, antes de tudo vamos analisar 2 pontos:

Primeiro: Conceito macro é assinatura eletrônica (várias formas), ou seja, existem vários tipos de assinatura eletrônica.

Segundo: Existem dois tipos de assinatura digital, uma é feita com o polegar e a outra é a assinatura. A que estamos nos referindo se trata de um certificado digital.

O que a assinatura digital pode proporcionar à sua empresa

1. Redução significativa de custos

Com a utilização da assinatura digital os custos com materiais e papéis são reduzidos drasticamente. Isso porque o uso dessa tecnologia serve a ação inicial para a digitalização de todos os arquivos da empresa, eliminando a necessidade de impressões, cópias e, inclusive, espaço físico para guarda.

Sem esses gastos com papéis, também é possível descartar a compra de cartuchos e toners, bem como caixas e pastas para guardar os documentos.

Além disso, a empresa economiza com energia elétrica, uma vez que para manter os documentos armazenados, é necessário possuir uma iluminação adequada e a grande quantidade de impressões realizadas todos os dias, acabam gerando mais despesas.

2. Compromisso com a sustentabilidade

Se por um lado a redução de papéis diminui custos para as empresas, por outro lado, se torna uma referência no mercado ao incentivar a preservação do meio ambiente.

Isso é muito importante, já que 85% dos consumidores brasileiros afirmam escolher empresas que se preocupam com os impactos causados e evitam ações prejudiciais.

3. Melhorias na gestão de dados

Se todas as suas tramitações são feitas em um sistema totalmente web, a partir da assinatura digital, todos os documentos são guardados em nuvem. Assim, você tem a possibilidade de criar categorias que vão facilitar a procura pelos mesmos, ainda que os mais antigos.

Essas categorizações ajudam na produtividade e dinamismo de uma empresa, uma vez que o tempo de procura é otimizado e isso permite que os colabores consigam focar em suas atividades estratégias de crescimento da empresa.

4. Aumento da produtividade

A produtividade é o que vai fazer a sua empresa crescer, uma vez que o foco seja direcionado para processos que poderiam ser automatizados, toda a energia e potencial dos colabores acaba sendo desperdiçado no momento em que ficam horas procurando documentos em papel ou ainda, colhendo assinaturas manuais.

Estamos vivendo em um período de constante inovação e para estar a um passo na frente dos concorrentes, é preciso estar atento às tecnologias desenvolvidas para automatizar ações e processos.

Caso você esteja pensando em aderir esse método de assinatura digital, pode ter certeza de que será um excelente investimento.

Se você gostou desse artigo, então peça agora uma demonstração do nosso software GED e conheça todas as funcionalidades que ele possui para alavancar seu negócio.

Assinatura Digital e Eletrônica: Entenda as diferenças e como funcionam.

Posts relacionados

Deixe um comentário