Tudo o que você precisa saber sobre Prontuários Eletrônicos

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O Governo Federal dos EUA, criou um incentivo financeiro para que médicos e clínicas adotassem o prontuário eletrônico a fim de criar um cadastro da saúde da população americana.

Isso já era esperado, já que a enorme quantidade de informações dos pacientes, exames realizados e documentos emitidos diariamente pelas clínicas de saúde ocupacional, evidenciou a necessidade de ter novos meios de automatizar e facilitar a gestão em hospitais e clínicas.

Afinal, arquivar milhares de documentos de forma lógica e organizada exige que a equipe invista tempo para fazer esses trabalhos manualmente e, também espaço físico para guarda-los.

Dessa forma, podemos entender a importância do GED para organizar os prontuários eletrônicos e trazer grandes benefícios.

E não é só isso, diversos documentos precisam ser armazenados por um período mínimo de 20 anos, conforme legislação. E lembrando, são dados sigilosos que pedem segurança da informação.

Portanto, entenda aqui como o prontuário eletrônico e a gestão eletrônica de documentos vão ajudar você tornar a sua clínica ou hospital mais produtiva.

O que é prontuário eletrônico?

A palavra prontuário tem origem no latim promptuarium e tem como significado: “lugar onde são guardadas coisas de que se pode precisar a qualquer momento”. O termo “prontuário médico” mantém esse significado, já que concentra os registros da saúde de um paciente, com informações essenciais desde seu nascimento até sua morte.

O Prontuário Eletrônico do Paciente funciona exatamente do mesmo jeito que o prontuário tradicional, só que de forma totalmente digital. Ele é mais uma das evoluções médicas que depositam segurança e confiança na administração de sua clínica.

O PEP, assim como o prontuário no papel, nada mais é do que um documento que traz as informações sobre a saúde do paciente, incluindo o atendimento prestado (de caráter legal, sigiloso e científico), possibilitando assim, a comunicação entre os membros da sua equipe médica, para dar continuidade na assistência prestada ao paciente.

A maneira mais utilizada para se armazenar essas informações através dos anos é o registro em papel. Entretanto, essa forma de reunir os dados estão expostas a vários riscos, como: extravio, quebra de sigilo e danificação pelo tempo. Outro problema do papel, é a falta de mobilidade dos dados e a necessidade de ser refeito a cada novo médico com quem o paciente se consulta. Isso faz com que as informações sejam muitas vezes incompletas ou omitidas.

Por que os Prontuários médicos em papel foram substituídos?

O prontuário em papel foi e ainda é bastante usado em clínicas e hospitais, porém, vivemos em uma época em que o controle (gestão de estoque, fluxo de caixa, repasse médico) não podem mais ser feitos de forma manual, pois, o número de pacientes tem aumentado cada vez mais e com ele a necessidade de manter os registros fidedignos. Isso é importante para a recuperação de dados, uma vez que o prontuário eletrônico entra como uma solução eficiente e prática, tanto para médicos quanto para clínicas e hospitais.

Quando e onde foi desenvolvido o prontuário eletrônico?

Os primeiros sistemas de prontuário eletrônico começaram a surgir nos Estados Unidos a partir dos anos 60. Como os computadores não eram tão populares, a adesão inicial ficou por conta de grandes hospitais em parceria com universidades, como Harvard.

A partir dos anos 80, cresceram os esforços para a informatização da saúde, tanto que em 1991, o Institute of Medicine – IOM (órgão de estudos sobre a saúde norte-americana publicou um relatório pedindo a eliminação de registros de pacientes baseados em papel dentro de 10 anos, mas o progresso tem sido lento.

No Brasil, a regulamentação do Prontuário Eletrônico Digital foi implementada em 2002, quando o Conselho Federal de Medicina (CFM) definiu suas características gerais na resolução 1638.

A resolução 1638/2002 do CFM define prontuário do paciente como “um documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo”.

Prontuário Eletrônico em Saúde Ocupacional

Pense em um cenário ideal para o seu médico clínico acessar um local onde ele possa centralizar as informações dos agendamentos de exames, os dados dos pacientes, a anamnese padronizada com todas as perguntas que devem ser feitas.

A fim de garantir que nenhuma será esquecida e ainda analisar os resultados dos exames e prescrições do atendimento clínico em um único local, ter um prontuário eletrônico, possibilita tornar real a descrição acima e aumenta os lucros da sua clínica.

O que colocar no prontuário do paciente

O prontuário médico deve, obrigatoriamente, conter as seguintes nformações:

Contudo, é importante evidenciar que o modelo e padrão de cada prontuário pode ser personalizado, pois, é possível inserir campos que atendem as necessidades da especialidade em questão.

Inclusive, o prontuário eletrônico também se enquadra nas seguintes questões, bem como: prescrição de medicamentos, anotações de consulta, doenças portadas pelo paciente e visualização de exames.

Entenda as vantagens e benefícios do Prontuário Eletrônico

1. Integração das informações

Um dos principais receios ao adotar o prontuário online é a perda de informações já existentes a respeito do paciente e a necessidade de ter que começar tudo do zero.

Sabemos que o medo que cerca os interessados em aderir o prontuário eletrônico, é a perda de informações dos pacientes, porém, não existem motivos para que isso seja um empecilho para essa migração, já que os dados atuais e prontuários antigos podem ser integrados em um mesmo sistema.

2. Anexar arquivos e exames

Uma das maiores dificuldades no mundo da saúde é a centralização de informações a respeito de seu paciente. Como ter os exames mais recentes em mãos? Como manter um histórico bem organizado e em dia a respeito do tratamento? E tudo isso em um só lugar…

Essa é mais uma característica dos prontuários online. Neles, você é capaz de anexar arquivos, fotos e cópias de exames às informações do paciente.

Conforme as informações são adicionadas, forma-se uma linha do tempo no prontuário do paciente, o que facilita, inclusive, a busca pelos exames e arquivos quando for preciso encontrá-los por data ou por filtro.

Assim, a evolução do tratamento do paciente se torna bastante clara e você não sofre com a perda de informações.

3. Acesso remoto do prontuário

É possível acessar o prontuário eletrônico pelo celular, tablet ou computador, se o sistema utilizado for em nuvem, caso tenha que verificar as informações de algum paciente, isso será feito de forma rápida e prática.

Outra vantagem, é que se o paciente consultar com outro médico ou especialista, ele também terá acesso ao prontuário. Isso porque existem permissões de acesso, inclusive, podem ser modificadas de acordo com o usuário do sistema.

4. Investimento

O principal obstáculo enfrentado pelos profissionais da saúde para adotar um prontuário é o investimento, uma vez que ele o custo não é somente financeiro, mas também o tempo exigido pela migração dos dados.

Contudo, a preocupação com o meio ambiente é dever de todas as empresas, pois, reduzir o uso do papel é preservar o meio ambiente e ainda diminuir custos com impressões e cópias.

Além disso, existem softwares, como o Taugor GED, que permitem que o usuário acesso os documentos de qualquer lugar e a qualquer momento. Além da flexibilidade, os backups das informações são feitos periodicamente, evitando a quebra de dados e garantindo o sigilo das informações.

5. Segurança dos prontuários eletrônicos

A implementação de um sistema de prontuário online está baseada em três características principais:

  • Privacidade;
  • Confidencialidade;
  • Segurança;
  • Integridade.

A privacidade e a confidencialidade estão relacionadas ao sigilo das informações do paciente, o acesso aos dados é permitido apenas por pessoas autorizadas e ainda assim, a visualização de determinadas informações é restrita para alguns usuários.

Já a segurança se refere ao acesso às informações por meio de login e senha a fim de evitar manipulação, destruição e roubo de informações. E a integridade se refere à confiança de que os dados não serão alterados, pelo contrário, vão se manter fiel ao que o paciente relatou.

Por que utilizar a Gestão Eletrônica de Documentos?

Essa gestão envolve não só o tratamento das informações em papel, como também a organização dos documentos já criados de forma eletrônica, que passam a ter padrões de formatos e controle de versões.

Dessa forma, todas as informações serão armazenadas e organizadas por meio da sua relevância, como o nome do cliente, data ou palavra específica, tornando a sua consulta mais ágil e assertiva. Além disso, por meio do histórico de acessos é possível por quem e quando o arquivo foi acessado ou modificado.

Para uma área que envolve tantas pessoas, informações e documentos que devem ser armazenados por bastante tempo, inclusive alguns por até 20 anos, como prontuários médicos e resultados de exames, é fundamental possuir o software GED.

Principais benefícios do GED para prontuários eletrônicos

1. Otimização do espaço físico

Conforme o atendimento ao público aumenta nas clínicas e hospitais, a quantidade de informações obtidas, também acompanha este crescimento. Por isso, é importante que todos os prontuários estejam centralizados em um único sistema, categorizados e segmentados de acordo com a ordem de importância, nome, numeração ou como o responsável desejar.

2. Extrema velocidade e precisão na localização de documentos

Encontre os prontuários do paciente com muito mais facilidade, sem a necessidade de fazer pesquisas em diversos ambientes ou confirmar informações, uma vez que a cada atualização no sistema GED, é possível visualizar em que momento foi feita a última alteração e então analisar a versão anterior.

3. Melhor qualidade no atendimento ao cliente.

Com a automação dos processos com tecnologias e sistemas responsivos, não é somente a dinâmica da instituição que aumenta a qualidade no atendimento ao paciente. Esse é o principal objetivo, uma vez que o foco são as pessoas, já que estamos tratando de vidas, logo, não podemos deixar de lado qualquer oportunidade que melhore as ações dos médicos, enfermeiros e demais colaboradores, no cotidiano.

Além disso, tendo os prontuários organizados em um sistema online, as decisões são tomadas com mais agilidade, ou seja, o médico ou responsável pelo paciente, consegue analisar o prontuário e em seguida, saber que ação tomar em relação ao tratamento do mesmo.

4. Evita extravio ou falsificação de documentos

Com o sistema online, as chances de perda de informações, extravios, danos ou falsificações de documentos, são mínimas, ou ainda, inexistentes. Os documentos do paciente são armazenados em um sistema segura, no qual o acesso é restrito para quem tem senha e login, ou ainda permissão para visualizar apenas o que é necessário.

5. Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

As atividades em equipe são facilitadas, já que todos possuem acesso ao mesmo sistema, cada um com a sua permissão e, cada setor consegue ter mais dinamismo e produtividade.

Ainda mais que nos hospitais e clínicas, os setores são diversos, contudo, precisam estar em sintonia e o responsável geral, precisa ficar por dentro de tudo o que está acontecendo e ter clareza sobre quais pontos podem melhorar ou que estão tendo bons resultados.

6. Organização de todos os setores

O tempo que a sua equipe investe em tarefas manuais de organização e pesquisa de documentos pode ser otimizado para tornar o processo de atendimento melhor e mais ágil ou até mesmo para conquistar novos clientes. Os ganhos são muitos em diversos campos:

Todos esses fatores impactam diretamente na redução de custos com papéis, cópias e impressões. Aderindo essa solução os resultados são de curto a médio prazo.

Além de permitir que os colaboradores foquem em atender os pacientes da melhor forma possível e ser breve ao consultar um documento ou entregar exames.

Por isso, aliar o prontuário eletrônico ao sistema de gerenciamento (GED) os resultados são certeiros, fazendo com que o bom atendimento, dinâmica e produtividade, sejam características reais de cada hospital ou clínica em que o paciente consulta.

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