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7 motivos pelos quais empresas inovadoras usam soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

8 minutos para ler

Com a aceleração das inovações tecnológicas entrando no mercado, os negócios estão enfrentando o desafio de se adaptar rapidamente para sobreviver. Por isso, mais do que nunca eles precisam de ferramentas que possibilitem isso. Um recurso para começar essa transformação digital são as soluções de gerenciamento eletrônico de documentos, que eliminam as pilhas e pilhas de documentos das empresas.

Essas soluções são responsáveis por armazenar, rastrear, assegurar e gerenciar documentos digitalmente, dessa forma acaba por eliminar os papéis. Muitos dos softwares de gerenciamento eletrônico de documentos são capazes de atualizar suas versões e acompanhar as evoluções da tecnologia, proporcionando experiências cada vez melhores para os usuários.

Porém, frequentemente recebemos questionamentos a respeito dos aplicativos, por exemplo, o que é uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos? O que torna um aplicativo de GED importante em uma empresa? Como saber qual das soluções é a melhor para o meu gerenciamento eletrônico de documentos?

Se você deseja entender mais e melhor sobre essas soluções, acompanhe a leitura e descubra maneiras simples de resolver seus problemas.

1. Digitalização dos escritórios com extração e validação de dados

Todas as camadas da nossa sociedade estão sendo afetadas pela tecnologia, fato que está levando as empresas a adotarem novos métodos de trabalho para transformar seus processos com agilidade. As soluções de gerenciamento eletrônico de documentos respondem pela parte onde os documentos estão saindo do papel e indo para o digital.

Processo esse que se dá através do scanner de papéis, que precisa atuar sem falhas para executar o escaneamento com qualidade, sem que os caracteres ficam ilegíveis. A partir do momento que o documento aparece no computador ele é indexado ao aplicativo e com isso acontece a extração de manuscritos, digitados e tudo que for de informação contida no documento através do OCR, depois que tudo for extraído começa a validação dos dados.

Com o OCR, a empresa pode se livrar rapidamente da papelada. Além disso, essa funcionalidade pode ser complementada com procedimentos de controle de qualidade de entrada de dados para garantir que cada informação inserida no sistema esteja correta.

2. Compartilhamento e colaboração nas soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O compartilhamento e a colaboração dos arquivos são aspectos de importantes de uma empresa que podem ser facilitados por essas ferramentas em um sistema de gerenciamento de documentos. Esses recursos agilizam a entrega de informações para aqueles que precisam delas, especialmente para os tomadores de decisão que exigem acesso a dados em tempo real e pontuais o tempo todo. Isso é possível porque as melhores soluções de gerenciamento eletrônico de documentos centralizam arquivos e pastas, permitindo assim o acesso a uma única fonte de verdade sem problemas. Isso significa que, independentemente da localização de um usuário, eles podem recuperar as informações com as quais precisam trabalhar sem atrito. 

Além de facilitar a distribuição de arquivos, as empresas usam o software de gerenciamento eletrônico de documentos para fornecer uma singularidade na colaboração. Não é apenas um indivíduo que pode trabalhar em um documento de cada vez, ele ou ela pode editá-lo com um ou mais colegas simultaneamente. Isso é comum nas tendências de colaboração, pois elas podem reduzir o tempo necessário para revisar, revisar e concluir tarefas e projetos. 

Além disso, uma plataforma de gerenciamento de documentos pode ajudar a reduzir as ocorrências de funcionários fazendo anotações no trabalho, especialmente no papel. Esse é um problema sério de segurança, pois as notas em papel podem ser perdidas e extraviadas a qualquer momento e em qualquer lugar. Com um sistema digital no qual eles podem trocar comentários com seus colegas de trabalho, a necessidade de escrever anotações em papel é eliminada.

3. Definir permissões de acesso e estrutura de pastas 

Os acessos aos arquivos e pastas do servidor precisam ser controlados, restritos e necessário, ou seja, você só vai liberar acessos a quem precisa utilizar tal documento, ninguém além das partes envolvidas vai acessar os documentos. Se houver uma chamada para a centralização de informações confidenciais, você poderá restringir o acesso usando o módulo de configuração de funções e permissões de usuário de uma das soluções de gerenciamento eletrônico de documentos. Assim, você pode garantir que as pessoas que sempre trabalham com dados confidenciais possam visualizá-los a qualquer momento. 

Além disso, as empresas que funcionam sem problemas teriam uma estrutura de pastas bem definida no sistema de gestão documental. Isso mantém as coisas organizadas e permite que os usuários encontrem determinados arquivos e pastas manualmente ou localizem pastas onde precisam armazenar documentos. 

4. Configurar fluxos de trabalho de aprovação

Caso certas pessoas precisem abrir arquivos ou pastas restritos, é necessário enviar uma solicitação aos supervisores ou a outro líder. Com soluções de gerenciamento eletrônico de documentos, uma empresa pode sistematizar o processo configurando um fluxo de trabalho de aprovação. Isso pode informar a parte aprovadora de uma solicitação para que eles possam agir imediatamente. Dessa forma, evita-se criar gargalos em uma determinada linha de processos de trabalho. 

Mas isso também pode ser automatizado. As regras podem ser definidas durante o procedimento de configuração para fornecer acesso condicional a determinados usuários. Assim, eles podem abrir e visualizar dados confidenciais sem aguardar a aprovação de um gerente. 

5. Protegendo dados e cumprindo regulamentos com soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

As empresas são obrigadas a estar em conformidade regulamentar com sua base de dados, ou seja, precisa garantir que as informações de funcionários e clientes estarão seguras e que protegidas. Elas podem garantir isso com diferentes soluções de gerenciamento eletrônico de documentos devido aos recursos de criptografia que elas oferecem.

Para proteger ainda mais as informações privilegiadas, uma automação pode aplicar a autenticação de dois fatores se a configuração estiver ativada. Também há outros recursos de segurança de dados disponíveis, isso inclui rastreamento e registro de atividades, logs de auditoria e gerenciamento do ciclo de vida dos documentos. 

6. Personalização Completa do Sistema 

Quando os funcionários adotam um novo sistema, esperam que tudo esteja configurado para que possam começar a trabalhar sem mais delongas. Isso torna importante a personalização de um aplicativo antes de ser implantado na organização. Uma área em que uma empresa inovadora prestaria atenção é a estrutura de pastas. Isso já foi mencionado acima, mas vale a pena abordá-lo novamente aqui para reiterar sua importância na experiência do usuário. Quando os usuários entendem de uma só vez como uma plataforma é organizada e como ela opera, eles podem gastar mais tempo trabalhando realmente em suas tarefas.

Nas áreas de trabalho do Windows ou Mac, as empresas já podem ter certas regras de nomeação de arquivos a serem seguidas. Isso pode ser transportado para uma plataforma de gerenciamento eletrônico de documentos para garantir consistência e uma recuperação fácil e rápida de informações. Além disso, as empresas devem dar tempo aos seus sistemas para treinamento, à medida que aprendem como operam.

7. Equipe de trabalho acessa arquivos à distância

Com uma solução de gerenciamento de documentos, as empresas permitem que seus funcionários em trânsito acessem arquivos e documentos que talvez precisem compartilhar com os clientes. Isso também agiliza a inscrição de clientes, pois eles podem afixar suas assinaturas eletrônicas em documentos digitais com facilidade. 

Documentos organizados refletem no crescimento dos negócios

Ao implementar as soluções de gerenciamento eletrônico de documentos, uma empresa vai eliminar falhas como arquivos extraviados e informações inacessíveis. Isso pode levar os funcionários a serem mais produtivos no trabalho, uma vez que esses pequenos problemas são eliminados, permitindo que as pessoas se concentrem totalmente no seu trabalho. Por isso, eles podem contribuir muito para o crescimento da empresa e dedicar recursos de negócios totalmente para esse fim.

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