TOP 5 Motivos para Digitalizar Documentos na sua empresa

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Digitalizar documentos é converter todos os arquivos em papel em documentos digitais e guardá-los em um sistema online, como o software GED. A ação também cooperar para a preservação do meio ambiente, visto que a diminuição do uso de papel consiste na diminuição do desmatamento.

Quer você tenha uma startup ou uma empresa de sucesso, todo desenvolvimento de negócios é baseado no princípio fundamental de melhorar a eficiência dos processos internos/externos e reduzir custos.

Uma das maneiras de fazer isso acontecer, é investindo em digitalização de documentos, que não só ajuda a otimizar e aprimorar a produtividade das equipes, como também oferece outros benefícios que aumentam drasticamente a eficiência no local de trabalho.

Portanto, neste artigo você verá os 5 principais motivos para você digitalizar documentos e aplicar o processo de gestão eletrônica de dentro da sua empresa.

1. Economia de tempo e espaço

Lidar com documentos não é uma tarefa fácil, ainda mais se tiver que procurar apenas um, entre uma vasta pilha de papéis e arquivos antigos. Pode-se até pensar que isso é feito uma vez que outra, mas faz parte do cotidiano de muitas empresas, porém é um problema que pode ser solucionado com a digitalização de documentos.

Ao digitalizar documentos, você transfere todas as informações para um software de gerenciamento eletrônico e, consequentemente, liberando muito espaço no escritório que pode ser reutilizado com eficiência. Além disso, os arquivos digitais geralmente são sincronizados e indexados em classificações específicas, o que economiza tempo, visto que não precisa mais procurar em lugares aleatórios.

2. Segurança no armazenamento

Digitalizar documentos significa converter os arquivos em papel em informações eletrônicas, e armazená-las em ambientes seguros, como o software GED, onde só terão acesso às pessoas que forem autorizadas mediante login e senha. Dessa forma, os documentos ficam protegidos contra acesso não autorizado, contra adulteração, violação, vazamento de dados, uso indevido e manuseio indesejado.

3. Melhor colaboração

O compartilhamento de documentos físicos com vários clientes ou funcionários que estão em locais diferentes, só pode ser feito através de correspondência e de forma individual, o que leva muito tempo para ser entregue e coloca suas tarefas em espera.

Ou seja, digitalizar documentos é economizar esforços e reduzir tempo de espera, possibilitando o compartilhamento de arquivos digitalizados em uma conexão de rede comum com várias pessoas ao mesmo tempo, inclusive receber notificações, toda vez que os arquivos forem modificados e quem fez a ação.

4. Produtividade ininterrupta dos processos

Manter registros das atividades diárias é uma tarefa crucial para todos os negócios e organizações. Alguns requerem modificações e atualizações diárias que, se perdidas, podem levar a muitas complicações legais e outras desnecessárias. Por isso, digitalizar documentos é uma ação que permite que as tarefas diárias sejam controladas com mais facilidade, exatidão e precisão.

Além da modificação e atualização de dados, a digitalização também ajuda a compartilhar informações de maneira segura e seletiva com vários membros da equipe, o que reduz o desperdício de tempo e ajuda na produtividade e no crescimento dos negócios.

5. Preservação do meio ambiente

A digitalização de documentos não só contribui para que as informações da empresa sejam gerenciadas em um sistema online e de fácil acesso, como também permite que estejam seguros. Além disso, é uma medida favorável à natureza, pois, reduzindo uso de papel, menos árvores são cortadas, e dessa forma a sua empresa coopera para preservação do meio ambiente.

Atualmente, tudo o que agiliza e reduz custos precisa ser aderido pelas empresas. Seja qual for a tecnologia, a solução ou inovação, precisa fazer parte do seu negócio. Esse exemplo de ação como digitalizar documentos e gerenciá-los em um sistema eletrônico, são passos que precisam ser dados para se adaptar à nova realidade tecnológica que estamos vivendo.

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