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5 inovações que estão mudando a gestão e o processamento de documentos

6 minutos para ler

Quando precisamos escolher por uma solução para a gestão e processamento de documentos, é complicado saber exatamente qual vai ser a melhor para suas necessidades, pois é preciso saber quais recursos e funcionalidades são mais relevantes para o seu negócio. Embora as empresas tenham requisitos diferentes, é importante optar por uma solução que resolva seus problemas presentes, mas que tenha capacidade de adaptar-se as tecnologias futuras.

A gestão e o processamento de documentos são etapas de uma organização empresarial que estão em uma constante transformação, ainda mais com a introdução dos ativos digitais. Processos como, pesquisa, armazenamento, compartilhamento e segurança foram otimizados a ponto de obrigar as empresas a tornarem suas gestões físicas em digitais. A adaptação é sempre difícil, mas é após perceber a diferença nos gastos da sua empresa que você vai acreditar na transformação digital.

Quer descobrir como tornar sua gestão e seu processamento de documentos digitais? Acompanhe a leitura e aprenda tudo o que você precisa.

Escolha por sistemas com esses 5 avanços tecnológicos indispensáveis

1) A interface da solução precisa ser funcional e eficaz

No passado, implementar uma solução de gestão para o processamento de documentos geralmente exigia instalações de software complicadas, destinando um profissional para instalar as aplicações em estações de trabalho individuais e treinar os profissionais para executar a ferramenta, devido a sua complexidade de operação. Para garantir a máxima usabilidade, procure um sistema que ofereça funcionalidade completa em uma interface baseada em uma nova experiência para o cliente, mas com as funções de navegação tradicionais. 

Os usuários acham mais fácil adotar um sistema de gerenciamento de documentos quando ele possui uma interface de usuário simples e intuitiva, familiar aos aplicativos modernos da Internet.

2) Custo benefício das plataformas de gestão e processamento de documentos

Embora as soluções de gerenciamento forneçam aplicações em desktop, muitas organizações estão percebendo os benefícios de mudar para a nuvem. Ao combinar a inteligência artificial com uma interface baseada na experiência de um navegador, você obtém um software de gerenciamento eletrônico de documentos consistente, direcionado aos serviços e escalável, oferecendo um enorme custo benefício.

Alguns provedores oferecem sistemas em nuvem e ao mesmo tempo internos, o que pode ser útil para organizações que exigem uma solução híbrida devido a requisitos de conformidade legal e confidencialidade.

As novidades na gestão e no processamento de documentos devem ser aplicadas de maneira que o tempo de treinamento do funcionário seja rápido, mas cauteloso, muita informação ao mesmo tempo acaba atrapalhando ao invés de ajudar, por isso a adaptação é um dos processos mais importantes durante a transformação digital. Essas soluções foram criadas em resposta as mudanças impostas pelas pessoas que desejam implementar soluções de gerenciamento de documentos e automação dos fluxos de trabalho.

3) Soluções para a gestão e processamento de documentos com aplicativos móveis

Para que sua empresa permaneça produtiva, é importante que seus funcionários possam encontrar, acessar e executar uma variedade de tarefas do gerenciamento de documentos a partir de seus dispositivos móveis. Ao escolher um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, procure um que ofereça acesso móvel aos recursos mais importantes e suporte todas as principais plataformas móveis (Android, iOS, Windows Phone).

A Taugor por exemplo oferece um aplicativo móvel para todas suas soluções que facilita a digitalização de recibos e outros documentos com a câmera do seu smartphone. Depois de captar imagens dos seus documentos, esses arquivos podem ser enviados automaticamente para o Dropbox, Google Drive ou sua solução de gerenciamento de documentos, assim como os documentos digitalizados tradicionalmente.

4) Sem perceber ocorre a indexação automática, você precisa disso

Quando você captura documentos e os traz para sua solução de gerenciamento eletrônico de documentos, está reunindo uma variedade de informações e conteúdos diferentes – documentos em papel digitalizados, e-mails e arquivos eletrônicos – em um diretório central. Para garantir que eles sejam fáceis de acessar e recuperar, esses documentos precisam ser indexados, de preferência automaticamente após sua captura.

Em uma situação de indexação manual, o usuário deve digitar dados para diferentes campos ao capturar um documento, que consome tempo e tende a gerar erros. A indexação automática, por outro lado, facilita o armazenamento e o arquivamento de seus documentos conforme eles vão sendo capturados.

A Taugor dispõe do Indexia, um aplicativo com a tecnologia de indexação inteligente que usa o aprendizado de máquina para identificar as entradas de índice mais relevantes com base nas ações anteriores de um usuário. Um sistema que recomenda escolhas cada vez mais precisas com cada novo documento adicionado, melhorando constantemente o desempenho do sistema.

5) Comece de baixo, mas com qualidade em uma arquitetura escalável 

Para muitas organizações, faz sentido começar ao poucos com o gerenciamento eletrônico de documentos e apresentar uma solução para um departamento ou processo de cada vez. Mas se você decidir posteriormente expandir sua gestão, não precisará implementar uma nova ferramenta e treinar constantemente seus usuários.

Por isso que é importante escolher um software de qualidade para a gestão e o processamento de documentos, uma solução verdadeiramente escalável e com ótimo desempenho, independentemente de você estar começando com alguns usuários em um departamento ou cobrindo todos os departamentos com uma novidade mais abrangente. 

Os aplicativos da Taugor são escaláveis e crescem com as necessidades da sua organização, independentemente do número de usuários ou documentos arquivados.

Necessidades das empresas para uma gestão e um processamento de documentos ágil

No fim, todas as empresas terão necessidades diferentes, mas esses cinco requisitos ajudam a garantir que o sistema escolhido possa crescer com você e levar sua organização para o futuro.

Se você deseja obter grandes resultados para o seu negócio através da Tecnologia, utilize os produtos da Taugor, nós temos a solução perfeita para o gerenciamento dos seus documentos e para sua gestão empresarial. Clique aqui e fale com um de nossos especialistas.

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