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Conheça os 5 principais custos do gerenciamento inadequado de documentos

7 minutos para ler

É fato que o gerenciamento incorreto de documentos causa diversos problemas para a sua empresa, alguns mais simples de resolver, outros nem tanto. Para você ter uma ideia, a má gestão de documentos pode estar violando leis que resultam em multas enormes para os empresários, esse tem sido um dos grandes problemas das empresas hoje em dia. 

Nesse conteúdo você vai entender como identificar 5 custos que são comuns nas empresas e que você pode eliminar caso aconteça com seu negócio. Todo tipo empreendedor lida com documentos, basta dizer que para criar um negócio, contratos precisam ser feitos, a partir daí você já está lidando com a gestão de documentos.

Então aproveite o conteúdo e acompanhe a matéria completa, boa leitura.

Como as empresas lidam com a gestão de documentos

A maioria dos procedimentos que acontecem nas organizações se originam com algum tipo de documento sendo criado, modificado ou compartilhado. E-mails, planejamentos de negócios, contratos e notas de reuniões são alguns dos diversos documentos utilizados diariamente pelas empresas, e as informações de extremo valor são essenciais para a tomada de decisão das equipes.  

Portanto, é necessária que a gestão de documentos do seu negócio seja organizada e bem estruturada. Muitas empresas deixam a desejar exatamente no momento em que deviam dar mais atenção ao gerenciamento do seu negócio.

Atualmente o investimento tem que ser em sistemas de gerenciamento eletrônico, que se refere basicamente às ferramentas, métodos e estratégias para capturar, gerenciar, armazenar e fornecer o conteúdo e os documentos necessários para uma organização executar seus processos de negócios.

Existem várias maneiras pelas quais uma organização pode se bagunçar com essa falta de devido processo, mas em particular 5 delas se destacam por serem mais comuns em grades negócios.

Custos e alternativas para a gestão de documentos

1. O caos de documentos

A solidez de uma plataforma de gerenciamento eletrônico é um conjunto de requisitos que fazem a satisfação do cliente aumentar, isso é claramente definido em categorias de documentos e tags específicas. Essa categorização fornece um entendimento compartilhado de quais tipos de documentos a empresa usa e para quais finalidades. É também o ponto de partida para projetar e aplicar regras específicas para cada categoria de documento.

Sem uma ordem de referências, classificações por urgência, um documento tem pouco significado para quem não está diretamente envolvido com ele. O resultado é que os arquivos acabam sendo manipulados da maneira que os funcionários acham mais simples, e na pressa por terminar logo a tarefa isso faz com que a desorganização aconteça. 

Em um negócio de médio a grande porte, isso se traduz rapidamente em caos, que geralmente é gerenciado de forma isolada, por terceiros. Em vez de uma plataforma para toda a organização, existem vários pontos de informações desconectadas.

2. Desperdício de tempo e dinheiro

Cada minuto gasto na pesquisa de um documento é menos um minuto para realmente usá-lo. No entanto, os prazos e agendamentos não são definidos de acordo com o tempo necessário para pesquisar documentos, mas com o tempo necessário para usá-los.

Estudos mostraram que os funcionários podem gastar até 25% do seu tempo de trabalho na busca de documentos. Em outras palavras, o gerenciamento de conteúdo eletrônico inadequado ou ausente pode forçar, em média, até um em cada quatro funcionários a trabalhar procurando documentos em tempo integral.

 3. Má colaboração entre funções

A organização que não possui uma plataforma de gerenciamento eletrônico de documentos apropriada, corre o risco de cair na armadilha de executar maneiras erradas na gestão do seu negócio, utilizando diversas ferramentas que não tem um resultado efetivo. Isso inevitavelmente dificulta a colaboração, como consequência de sistemas separados, cada um com suas próprias restrições de acesso. 

Colaborar em equipe não é uma tarefa fácil nessas condições, e o gerenciamento para mudanças dentro de uma organização as vezes chega a ser um pesadelo. As empresas estão se afogando em informações que precisam ser bem geridas, não existe sucesso em negócios que não calculam o próximo passo da equipe. E os colaboradores precisam entender que todos são importantes em todas as etapas do processo, cada um com a sua individualidade.

4. Danos ao relacionamento com o cliente

Uma plataforma de gerenciamento eletrônico disfuncional ou inexistente pode aumentar o risco de falhas no relacionamento com o cliente em momentos críticos e atingir a empresa onde mais dói: a satisfação do cliente. Por outro lado, a empresa pode colher benefícios incríveis de uma gestão eletrônica bem definida que funciona perfeitamente em conjunto com o processo de CRM. 

Ser capaz de tomar decisões de melhor qualidade em menos tempo e colaborar sem problemas nas unidades de negócios é crucial para oferecer um excelente serviço ao cliente.

5. Falha ao cumprir com os regulamentos e atender aos padrões de qualidade

As regulamentações do setor e o sistema de qualidade obrigatório da empresa são duas estruturas que exigem, sem exceção, que as informações sejam gerenciadas de forma que exista um ciclo de vida do documento definido, que as versões dos documentos sejam rastreadas e que haja um fluxo de trabalho definido para manipulação de documentos.

Por exemplo, o padrão de qualidade ISO 9001: 2008 especifica que “os documentos exigidos pelo sistema de gerenciamento da qualidade devem ser controlados”. Isso significa que os documentos controlados são gerenciados de forma a serem acessíveis, utilizáveis ​​e seguros. Essa é uma tarefa difícil em qualquer empresa moderna sem um sistema eletrônico de gerenciamento de conteúdo adequado.

Além disso, a segurança das informações exige que o acesso ao conteúdo seja gerenciado com base em um conjunto gerenciado de permissões e que todo o conteúdo herda as configurações de permissão de sua classificação. Uma organização que não conseguir implementar processos de gerenciamento de conteúdo eletrônico suficientes acabará por não cumprir seus próprios padrões de qualidade, sem falar das melhores práticas em seu setor. 

Qual o próximo passo?

A empresa que implementou uma plataforma adequada de gerenciamento de eletrônico de documentos, deu um grande passo no sentido de tornar suas informações facilmente acessíveis, criando uma maneira compartilhada para colaboração, atendendo a excelentes padrões de atendimento ao cliente e aderindo a regras e regulamentos definidos. Em conjunto, isso cria um ambiente propício para a tomada de decisões de melhor qualidade, porque as informações são atualizadas, prontamente disponíveis para quem precisa.

Se você ainda não está convencido de que não gerenciar seus documentos colocará sua organização em risco ou se quiser saber mais sobre como você pode dar os primeiros passos para transformar a maneira como gerencia o conteúdo, clique aqui e fale com um de nossos especialistas, peça uma solicitação gratuita do nosso DOKIA (GED).

Conheça os 5 principais custos do gerenciamento inadequado de documentos
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